Wśród przedsiębiorców pozytywnie postrzegane jest podanie w czasie spotkania biznesowego drobnego poczęstunku bądź zaproszenie klienta na obiad lub lunch biznesowy. Wydatki z tym związane stanowią koszty reprezentacji, niestanowiące kosztów uzyskania przychodu. Jednak nie zawsze to było jednoznaczne.
Koszty reprezentacji
Zarówno art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.), zwanej dalej PDOF, jak i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 851 z późn. zm.), zwanej dalej PDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „reprezentacja”. W związku z tym powstały wątpliwości, czy poniesione przez pracodawcę koszty poczęstunków i posiłków podczas spotkań biznesowych stanowią koszty uzyskania przychodu.
Zobacz: ZUS
Stanowisko Ministra Finansów
W kwestii możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatników wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów wypowiedział się Minister Finansów w Interpretacji Ogólnej z dnia 25 listopada 2013 r., Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521.
Analizując przedmiotową kwestię Minister Finansów odniósł się do wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Minister Finansów zauważył, iż na podstawie przedmiotowego orzeczenia można ustalić ogólne zasady wykładni art. 23 ust. 1 pkt 23 PDOF i art. 16 ust. 1 pkt 28 PDOP. Z rzeczonego wyroku wynika, iż:
- Wymienienie w przepisach podatkowych jako przykładowych kosztów reprezentacji wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki tego rodzaju zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Każdy przypadek powinien być oceniany odrębnie, przy uwzględnieniu warunków i okoliczności uzasadniających poniesienie wydatków.
- Dla zakwalifikowania wydatków jako wydatków na reprezentację wykluczonych z kosztów uzyskania przychodów nie ma znaczenia miejsce podania poczęstunku, świadczenie usług gastronomicznych, a także ich wystawność, wytworność, okazałość. Nie jest bowiem możliwe skonstruowanie jednakowego dla wszystkich podmiotów gospodarczych miernika poziomu wystawności, wytworności, okazałości czy przepychu.
- Z wyłączenia na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 PDOP i art. 16 ust. 1 pkt 28 PDOF korzystają wydatki, których wyłącznym celem jest wykreowanie określonego wizerunku podatnika, dobrego obrazu jego firmy, działalności oraz stworzenie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań.
Zobacz serwis: Księgowość firm
Każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny pod kątem okoliczności, w jakich doszło do poniesienia wydatków. Wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych powinny spełniać wymogi przepisów art. 22 ust. 1 PDOF lub art. 15 ust. 1 PDOP. Ich celem powinno być zatem osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenia źródła przychodów. Do tej kategorii nie należą wydatki ponoszone np. na „obiady dla rodziny”, „fundowane przyjęcia dla znajomych”, „na usługi rozrywkowe”.