Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) daje pracodawcom możliwość wspólnego prowadzenia działalności socjalnej. Na takie rozwiązanie decydują się najczęściej firmy powiązane kapitałowo bądź własnościowo, przedsiębiorstwa wielozakładowe, z których każdy zakład posiada status pracodawcy.
Zakres wspólnej działalności socjalnej
Zakres wspólnej działalności musi mieścić się w ramach określonego ustawowo przeznaczenia środków funduszu. Jest to jedyne, narzucone przez przepisy ograniczenie.
Obowiązuje tu więc taka sama zasada jak przy samodzielnym tworzeniu funduszu - zgromadzone środki można przeznaczyć wyłącznie na:
• usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową,
• dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych.
Wspólna działalność może dotyczyć wszystkich lub tylko wybranych aspektów działalności socjalnej pracodawców - co powinno zostać określone umową.
Liczba pracodawców prowadzących wspólnie działalność socjalną nie jest w żaden sposób ograniczona.
Umowa o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej może postanawiać, że będzie ona prowadzona przy wykorzystaniu całości lub części środków zgromadzonych na kontach funduszy obu (lub więcej) pracodawców.
Przykład
Umowę o wspólnej działalności socjalnej zawiera dwóch pracodawców, z których jeden (w którym znacząco zmniejszono zatrudnienie na skutek restrukturyzacji) posiada kilka ośrodków wypoczynkowych, ale nie ma środków na samodzielne ich utrzymanie. Drugi zaś nie posiada własnej bazy socjalnej, natomiast duży poziom zatrudnienia i co za tym idzie odpowiednio duży odpis na fundusz i sporą kwotę niewykorzystanych środków z lat ubiegłych. Umowa przewiduje, że osoby uprawnione do korzystania z funduszu u drugiego pracodawcy będą mogły korzystać z bazy socjalnej pierwszego, w zamian za pokrycie 2/3 kosztów funkcjonowania ośrodków. Dodatkowo obaj pracodawcy będą prowadzić wspólną działalność w zakresie pomocy mieszkaniowej.
W przypadku gdy umowa przewiduje wspólne prowadzenie jedynie wycinka działalności socjalnej - w pozostałym zakresie działalność jest prowadzona samodzielnie przez każdego pracodawcę.
Przykład
Czterech pracodawców (szpital oraz 3 firmy świadczące na jego terenie usługi w zakresie sprzątania oraz przygotowywania posiłków) zawarło umowę przewidującą prowadzenie wspólnej działalności socjalnej w zakresie pomocy materialnej rzeczowej i finansowej oraz zwrotnej i bezzwrotnej pomocy mieszkaniowej. W tym celu każdy z nich zobowiązał się przekazywać kwotę 25% z naliczanego corocznie odpisu na fundusz. Pozostała część odpisu została przeznaczona na finansowanie innych form działalności socjalnej (zapomogi, dofinansowania do wypoczynku itp.) u każdego z pracodawców z osobna.
WaŻne!
Przepisy nie wymagają, aby wkład finansowy poszczególnych pracodawców we wspólną działalność był identyczny.
Sytuacja gdy wnoszone środki mają różną wysokość, jest jak najbardziej dopuszczalna i uzależniona wyłącznie od decyzji stron umowy.
Treść umowy
Umowa o wspólnej działalności socjalnej powinna określać w szczególności:
• przedmiot wspólnej działalności (czyli, czy wspólnie prowadzona będzie całość działalności socjalnej czy jedynie jej część),
• zasady jej prowadzenia (w jakim zakresie każdy z pracodawców będzie uczestniczył w prowadzeniu działalności, jakie kwoty będą przekazane, jakie warunki muszą zostać spełnione przez każdego z pracodawców, zasady dokonywania wypłat na rzecz osób uprawnionych, zasady przyznawania świadczeń),
• sposób dokonywania rozliczeń (np. terminy dokonywania wpłat na wspólne konto, jeżeli zostanie ono utworzone) oraz
• tryb jej wypowiedzenia oraz rozwiązania.
W umowie można wskazać także warunki uprawniające do odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność z tytułu realizacji przewidzianych w niej zobowiązań. Ze względów praktycznych umowa powinna regulować prowadzoną działalność jak najbardziej szczegółowo.
W przypadku gdy pracodawcy zdecydują się na całościowe prowadzenie wspólnej działalności, należy pamiętać, aby w umowie uregulować nie tylko przekazywanie całości naliczanych w przyszłości odpisów, ale także określić, co dzieje się ze środkami dotychczas zgromadzonymi na koncie funduszu oraz z jego przyszłymi dochodami pochodzącymi z dotychczasowej, samodzielnej działalności. Nieuregulowanie tej kwestii skutkuje obowiązkiem samodzielnego prowadzenia działalności socjalnej w zakresie środków już zgromadzonych na koncie funduszu.
Tryb zawarcia umowy
Tryb zawierania umowy jest taki sam jak tryb ustalania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jedyna różnica polega na tym, że w uzgodnieniach uczestniczy więcej podmiotów, w związku z czym trudniejsze może być niekiedy osiągnięcie porozumienia.
Każdy z pracodawców zamierzających zawrzeć umowę musi uzyskać zgodę działających u niego zakładowych organizacji związkowych lub przedstawiciela pracowników, jeżeli nie działa u niego żadna organizacja związkowa. Brak zgody zakładowej organizacji związkowej (przedstawiciela pracowników) uniemożliwi zawarcie umowy.
Zasady prowadzenia wspólnej działalności socjalnej
Zawarcie przez pracodawców umowy o wspólnej działalności socjalnej w żadnym wypadku nie powoduje powstania wspólnego funduszu socjalnego. Każdy z pracodawców nadal tworzy własny fundusz, przekazując jedynie na wspólną działalność socjalną określone kwoty stanowiące część lub całość naliczonych odpisów.
Pomimo prowadzenia wspólnej działalności socjalnej, nawet przewidującej utworzenie wspólnego rachunku bankowego dla gromadzonych środków, nie należy likwidować odrębnych rachunków bankowych u każdego z pracodawców. Przekazywanie środków na odrębne konto jest jednym z warunków uznania ich za koszt uzyskania przychodu.
W celu wykorzystania wspólnie zgromadzonych środków należy opracować regulamin funduszu (także uzgodniony ze związkami zawodowymi bądź przedstawicielami pracowników), ustalający jednakowe warunki korzystania ze świadczeń dla wszystkich uprawnionych objętych opieką socjalną każdego z pracodawców - stron umowy.
Anna Martuszewicz