Przeznaczenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych reguluje art. 1 ust. 1 ustawy 4 marca 1994 r. o funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.). Ma on służyć wyłącznie finansowaniu działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu oraz dofinansowaniu obiektów socjalnych będących w posiadaniu pracodawców.
Działalnością socjalną - zgodnie z definicją zawartą w ustawie o funduszu socjalnym - są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową stron.
Wprawdzie do działalności socjalnej ustawa zalicza udzielanie pracownikom ze środków socjalnych pożyczek, to jednak nie nakłada obowiązku wydzielenia środków na cele mieszkaniowe. O przeznaczeniu tych środków na potrzeby mieszkaniowe decyduje obowiązujący u pracodawcy regulamin. W regulaminie mogą więc się znaleźć zapisy dotyczące udzielanej pomocy na cele mieszkaniowe. Pomoc ta może mieć charakter zwrotny bądź bezzwrotny.
W regulaminie funduszu powinno być dokładnie określone, w jakich sytuacjach pracownik może ubiegać się o pomoc zwrotną, a w jakich o pomoc bezzwrotną. Pomoc bezzwrotna może być przyznana przykładowo na pokrycie wydatków związanych z eksploatacją mieszkania, takich jak: czynsz najmu, opłaty eksploatacyjne, energia elektryczna, gazowa, zakup opału itp.
Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie określają celów i potrzeb mieszkaniowych, jak również nie limitują wysokości środków, jakie mogą być przeznaczone na finansowanie tych potrzeb dla osób uprawnionych.
Zakłady pracy same więc decydują o formach pomocy na cele mieszkaniowe, a także o jej wysokości, co oznacza, że ze środków funduszu może być udzielana pomoc m.in. na:
• budowę lokalu mieszkalnego w domu wielorodzinnym bądź budowę domu jednorodzinnego,
• remont, adaptację bądź modernizację posiadanego mieszkania,
• uzupełnienie wkładu mieszkaniowego w spółdzielni mieszkaniowej,
• wykup zajmowanego lokalu mieszkalnego,
• modernizację i przebudowę pomieszczeń niemieszkalnych na lokal mieszkalny,
• przystosowanie mieszkania lub domu do potrzeb osób niepełnosprawnych lub osób o ograniczonej sprawności fizycznej, które nie są jednak uznane za osoby niepełnosprawne,
• pomoc finansową na zmniejszenie bieżących wydatków mieszkaniowych.
Jeżeli w regulaminie przewidziano udzielanie pożyczek zwrotnych, powinny też znaleźć się tam ustalenia, co do warunków spłaty.
Pracownik, który uzyskał pożyczkę zwrotną, wyraża na piśmie zgodę na jej potrącenie z wynagrodzenia za pracę, nagród, premii lub zasiłku chorobowego.
Zwrotna pomoc ze środków funduszu przeznaczona może zostać tylko na cele mieszkaniowe. Nie można zatem w regulaminie gospodarowania środkami socjalnymi przewidywać możliwości udzielania pożyczek na inne cele, co oznacza, że nie mogą to być np. pożyczki udzielane na zakup pralki czy lodówki, jak też pożyczki udzielane w przypadku zaistnienia indywidualnych zdarzeń losowych. Wydatki te wykraczałyby poza definicję działalności socjalnej, a tym samym dokonywane by były w sposób niezgodny z przepisami o zfśs.
Przykład
Pracownik urzędu wojewódzkiego zwrócił się do pracodawcy o przyznanie ze środków funduszu socjalnego pożyczki z tytułu zaistnienia zdarzenia losowego, jakim była kradzież sprzętu komputerowego. Pracodawca jako administrator funduszu odmówił takiej pożyczki. Postąpił zgodnie z obowiązującymi przepisami z uwagi na to, że środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnego, w tym przypadku, mogą być przeznaczone tylko na cele mieszkaniowe.
Zdarzają się sytuacje, że pracownicy po jakimś czasie od udzielenia pożyczki na pomoc mieszkaniową występują o jej umorzenie. Należy jednak pamiętać, że umorzenie pożyczki, jako forma pomocy socjalnej bezzwrotnej, może dotyczyć wyłącznie pracownika znajdującego się w złej sytuacji materialnej, rodzinnej czy życiowej.
Umorzona kwota, jako przychód pracownika, obciążona jest podatkiem dochodowym, natomiast nie odprowadza się od niej składek na ubezpieczenia społeczne.
Przykład
Zmarł mój mąż, który był pracownikiem zakładu komunalnego, i pozostało do spłacenia 2200 zł pożyczki udzielonej mężowi z funduszu socjalnego. Aktualnie trwa postępowanie spadkowe. Pracodawca męża żąda natychmiastowego zwrotu pożyczki od poręczycieli, mimo że obowiązujący w tym zakładzie regulamin przewiduje w razie śmierci pracownika umorzenie pozostałej niespłaconej części pożyczki. Działania pracodawcy w tym przypadku są niezgodne z zapisami regulaminu i poręczyciele mogą odmówić spłaty pozostałej części pożyczki.
Jeśli umorzenie pożyczki nastąpi w czasie, kiedy podatnik nie jest już pracownikiem pracodawcy, uzyskane świadczenie pieniężne z tytułu umorzenia pożyczki jest przychodem z innych źródeł, określonych w art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dlatego były pracodawca nie ma obowiązku poboru podatku z tytułu umorzonej pożyczki, ma natomiast obowiązek sporządzenia informacji PIT-8C, w której wykaże wartość umorzonej kwoty.
Pracodawca, będący administratorem środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien zabezpieczyć spłatę pożyczek udzielonych z funduszu socjalnego przez poręczenie innego pracownika.
Pracodawcy, u których działa zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, spotykają się czasem z sytuacją, kiedy odchodzi z pracy pracownik, któremu udzielono pożyczki na cele mieszkaniowe. Powstaje wtedy pytanie, czy pracownik powinien do dnia rozwiązania stosunku pracy spłacić zadłużenie wobec funduszu, czy też dalej obowiązują miesięczne terminy spłaty rat - ustalone w umowie pożyczki.
Dla rozstrzygnięcia tego problemu kluczowe będą zapisy regulaminu zfśs i samej umowy pożyczki. Jeżeli w tych dokumentach nie przewidziano możliwości natychmiastowej wymagalności pożyczki w sytuacji rozwiązania umowy o pracę, to będzie obowiązywać dalej spłata w miesięcznych ratach zgodnie z ustalonym harmonogramem.
Ustanowienie w regulaminie zfśs natychmiastowej wymagalności pożyczki niezależnie od sposobu rozwiązania umowy (za wypowiedzeniem przez pracodawcę, bez wypowiedzenia itp.) nie jest prawidłowe. Wątpliwe w kontekście zasad współżycia społecznego jest bowiem żądanie od pracownika natychmiastowej spłaty pożyczki w przypadku zwolnienia go bez jego winy (np. z przyczyn ekonomicznych). Także sprzeczne z prawem rozwiązanie umowy o pracę nie uzasadnia natychmiastowej wymagalności pożyczki udzielonej z zfśs (wyrok SN z 18 kwietnia 2001 r., I PKN 359/00, OSNP 2003/3/60).
Ewentualne trwałe zaprzestanie przez byłego pracownika spłacania pożyczki mieszkaniowej upoważnia pracodawcę do rozpoczęcia jej egzekwowania od żyranta.
Ewa Preis
radca prawny