Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników (art. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.). Na środki funduszu składają się ponadto tzw. zwiększenia oraz odpisy dodatkowe.
Ustawa o zfśs określa trzy rodzaje odpisów podstawowych:
• na pracowników zatrudnionych w warunkach normalnych,
• na pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych,
• na pracowników młodocianych.
Zwiększenie odpisów
Ustawa o zfśs umożliwia również dokonywanie odpisów zwiększonych (zwanych dodatkowymi). Wysokość odpisu może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa wyżej, na każdą zatrudnioną osobę w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności.
Pracodawcy, którzy sprawują opiekę nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększać fundusz o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. Zwiększenia odpisu nalicza się na podstawie imiennego wykazu emerytów i rencistów.
Dokonanie odpisów
Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w danym roku wyznacza się na podstawie publikowanych przez Główny Urząd Statystyczny wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w drugim półroczu poprzedniego roku.
Jako podstawę do obliczeń odpisów należy wziąć pod uwagę to wynagrodzenie, które okaże się wyższe.
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w 2007 r. wyniosło 2275,37 zł, zaś w drugim półroczu 2417,63 zł i tę wysokość wynagrodzenia należy przyjąć jako podstawę obliczeń (obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 19 lutego 2008 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2007 r. i w drugim półroczu 2007 r.)
Znając wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w drugim półroczu 2007 r., można obliczyć wartość odpisu na fundusz.
W tym celu należy pomnożyć wysokość wynagrodzenia w drugim półroczu 2007 r. przez określoną w ustawie o funduszu wysokość odpisu właściwą dla poszczególnych grup pracowników.
A zatem odpis w 2008 r. będzie wynosił:
• na pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach - 906,61 zł (2417,63 zł x 37,5%);
• na pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach 1208,82 zł (2417,63 zł x 50%);
• na pracownika młodocianego:
- w I roku nauki 120,88 zł (2417,63 zł x 5%),
- w II roku nauki 145,06 zł (2417,63 zł x 6%),
- w III roku nauki 169,23 zł (2417,63 zł x 7%);
• na niepełnosprawnego w stopniu znacznym lub umiarkowanym:
- 906,61 zł (2417,63 zł x 37,5%) - odpis obowiązkowy oraz
- 151,10 zł (2417,63 zł x 6,25%) - odpis dobrowolny;
• na każdego emeryta i rencistę - byłego pracownika zakładu odpis można zwiększyć o 151,10 zł (2417,63 zł x 6,25%) - odpis dobrowolny.
Następnie trzeba ustalić przeciętną liczbę pracowników:
• określić przewidywaną przeciętną liczbę pracowników w 2008 r. (przeciętna przewidywana liczba zatrudnionych obliczana jest na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych - DzU z 1994 r. nr 43, poz. 168 ze zm.):
- obliczyć przewidywane liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach (niepełne etaty przeliczając na pełne, czyli np. 2 x 1/2 etatu = 1 etat),
- zsumować przewidywane zatrudnienie w poszczególnych miesiącach i podzielić przez 12;
• obliczyć wysokość odpisów na poszczególnych pracowników, mnożąc liczbę pracowników z danej grupy przez wysokość odpowiedniego dla niej odpisu.
Najpóźniej do 31 maja 2008 r. należy odprowadzić na rachunek bankowy funduszu minimum 75% wartości naliczonych w ten sposób odpisów. Pozostałą część odpisów należy wpłacić na rachunek funduszu do 30 września 2008 r.
Przykład
Pracodawca zaplanował, że w całym 2008 r. średniomiesięcznie będzie zatrudniać:
• 12 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy w normalnych warunkach pracy,
• 3 pracowników na 1/2 etatu, z czego 2 z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności,
• 10 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy, ale zatrudnionych w uciążliwych warunkach pracy,
• 4 pracowników młodocianych w drugim roku nauki.
Oprócz tego, pracodawca dokonał zwiększenia odpisu na fundusz za 4 emerytów, będących jego byłymi pracownikami.
W związku z tym pracodawca obliczył odpis w sposób następujący:
wzatrudnieni w normalnych warunkach: 12,5 etatu x 906,61 zł = 11332,63 zł,
• zatrudnieni w warunkach szczególnie uciążliwych: 10 etatów x 1208,82 zł = 12 088,20 zł,
wosoby o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności: 1 etat x 906,61 zł + 2 pracowników x 151,10 zł = 906,61 zł + 302,20 zł = 1208,81 zł (pracodawca skorzystał z możliwości zwiększenia odpisu na każdą osobę niepełnosprawną o 6,25%),
• młodociani: (4 pracowników x 145,06 zł) = 580,24 zł,
• byli pracownicy będący emerytami: 4 osoby x 151,10 zł = 604,40 zł.
Kwota wstępnego naliczenia odpisu na fundusz za 2008 r. zatem wyniesie 25 814,28 zł.
Co najmniej równowartość 75% (19 360,71zł) tej kwoty pracodawca powinien przekazać na konto zfśs do 31 maja 2008 r., a pozostałe 25% (6453,57 zł) - do 30 września 2008 r.
Na koniec 2008 r. pracodawca powinien jeszcze dokonać korekty odpisu (porównać przewidywane przeciętne zatrudnienie z zatrudnieniem rzeczywistym i dokonać przeliczenia odpisu). Gdyby okazało się, że przeciętna liczba pracowników była wyższa od zakładanej - trzeba będzie odpowiednio zwiększyć odpis i przekazać różnicę na rachunek bankowy funduszu. Jeśli jednak rzeczywiste zatrudnienie okaże się mniejsze - pracodawca będzie mógł wycofać nadpłacone kwoty albo zaliczyć je na poczet odpisu za 2009 r.
Pracodawcy, mający zgodnie z ustawą obowiązek tworzenia funduszu (z wyłączeniem należących do tzw. sfery budżetowej), mogą dowolnie ustalać (podwyższać, obniżać) wysokość odpisu na fundusz - w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania, jeżeli zakład układem nie jest objęty.
Anna Martuszewicz