Pracodawcy, zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mający obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (z wyjątkiem należących do sfery budżetowej), mogą zrezygnować z tworzenia funduszu bądź dowolnie ustalić wysokość odpisów na fundusz, przez dokonanie odpowiednich zapisów w układzie zbiorowym pracy (jeżeli pracodawca takim układem jest objęty) albo w regulaminie wynagradzania (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem).
WAŻNE!
Jeżeli pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy, nie może zrezygnować z tworzenia funduszu w regulaminie wynagradzania.
Zmiany układu wchodzą w życie nie wcześniej niż z dniem zarejestrowania, zaś zmiany regulaminu wynagradzania po 14 dniach od podania ich do wiadomości pracownika, zatem, jeżeli pracodawcy zależy, by weszły w życie w określonym czasie, do rokowań ze związkami zawodowymi trzeba przystąpić odpowiednio wcześniej.
U tej grupy pracodawców postanowienia w sprawie nietworzenia funduszu nie mogą zostać wyrażone w innym trybie, np. w porozumieniu ze związkami zawodowymi bądź przedstawicielem załogi.
Przyjmuje się, że regulacje wewnątrzzakładowe mogą postanawiać o:
• całkowitej rezygnacji z tworzenia funduszu,
• czasowym odstąpieniu od tworzenia funduszu,
• ustaleniu innych niż określone w ustawie wysokości odpisów na fundusz.
Rezygnacja z tworzenia funduszu może nastąpić na czas nieokreślony lub określony (np. na czas przejściowych trudności finansowych pracodawcy), w tym ostatnim przypadku niezbędne jest precyzyjne określenie okresu, w jakim fundusz nie będzie tworzony.
Ani układy, ani regulaminy wynagradzania nie mogą wprowadzać innych (poza wyżej wskazanymi) odstępstw od przepisów ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).
W szczególności nie mogą:
• ograniczać kręgu osób uprawnionych do korzystania z funduszu,
• ustanawiać kryteriów przyznawania pomocy innych niż sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej,
• zrezygnować z obowiązku opracowania regulaminu funduszu (o ile regulamin nie jest częścią składową układu).
Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników
Także pracodawcy, którym pozostawiono wybór pomiędzy tworzeniem funduszu a wypłatą świadczenia urlopowego, mogą uwolnić się od obowiązków w tym zakresie. Tryb, w jakim tego mogą dokonać, jest jednak odmienny, w zależności od tego, czy pracodawca ma obowiązek tworzenia regulaminu wynagradzania czy też nie (czyli praktycznie od liczby zatrudnionych pracowników, bez przeliczania ich na pełny wymiar czasu pracy).
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników (ale mniej niż 20 w przeliczeniu na pełne etaty), w przypadku gdy zakład objęty jest układem zbiorowym pracy, stosowne postanowienia w tej sprawie powinni zawrzeć w układzie. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem - w regulaminie wynagradzania uzgodnionym z zakładową organizacją związkową lub przedstawicielem załogi, jeżeli związki nie działają w zakładzie. Decyzja w sprawie nietworzenia funduszu lub/i niewypłacania świadczenia urlopowego może zostać podjęta na czas określony bądź nieokreślony.
Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników decyzję w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego mogą podjąć i ogłosić pracownikom w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. pocztą elektroniczną, przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, przekazanie informacji na piśmie, za potwierdzeniem otrzymania, ogłoszenie na zebraniu) jedynie do 31 stycznia danego roku.
Z brzmienia przepisu wynika, że decyzja taka jest wiążąca na dany rok kalendarzowy, co w przypadku chęci jej podtrzymania powoduje konieczność corocznego jej ogłaszania.
Zdarza się jednak, że pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, ale dobrowolnie ustanowił regulamin wynagradzania. Powstaje wówczas wątpliwość, czy będzie mu przysługiwać prawo rezygnacji w każdym czasie, czy też jedynie do 31 stycznia - ustawa o funduszu nie reguluje tej kwestii.
Literalne brzmienie przepisu wskazywałoby na tę ostatnią ewentualność - przewiduje on, że sposób rezygnacji z tworzenia funduszu lub wypłaty świadczenia urlopowego uzależniony jest nie od posiadania układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania ale od zatrudnienia określonej liczby osób.
W przypadku niezawarcia w przepisach wewnątrzzakładowych (bądź niepoinformowania pracowników do 31 stycznia) postanowień dotyczących nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego pracodawcy, o których mowa, muszą dokonać wyboru formy działalności socjalnej, czyli tworzenia funduszu lub wypłaty świadczenia urlopowego.
Powstaje pytanie, czy rezygnacja jedynie z tworzenia funduszu bez wzmianki o świadczeniu urlopowym powoduje konieczność jego wypłaty. Moim zdaniem analiza przepisów art. 3 prowadzi do odpowiedzi twierdzącej.
Konsekwencje rezygnacji z tworzenia funduszu
Podstawowym efektem rezygnacji z tworzenia funduszu jest możliwość nienaliczania odpisu i nieodprowadzania środków na fundusz, jak również nieprzekazywania na konto funduszu omówionych wyżej zwiększeń. Rezygnacja ta jednak wywiera skutki wyłącznie na przyszłość i w żadnym wypadku nie wpływa na status środków już zgromadzonych na rachunku funduszu.
Co więcej, w przypadku gdy pracodawca zalega z dokonaniem całości lub części wpłat za lata ubiegłe, pomimo nietworzenia funduszu, wpłaty te powinny zostać dokonane.
Należy pamiętać, że rezygnacja z tworzenia funduszu może nastąpić w dowolnym momencie, niekoniecznie od początku roku kalendarzowego. Przepisy ustawy nie regulują, co w takiej sytuacji staje się z odpisem za dany rok, jednak właściwe wydaje się wówczas naliczenie odpisu za okres poprzedzający, wprowadzenie do przepisów wewnątrzzakładowych postanowienia o nietworzeniu funduszu.
Przy naliczaniu odpisów należałoby zastosować w drodze analogii § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dotyczący zakładów, które nie działają cały rok kalendarzowy. W takim wypadku należy ustalić przeciętną planowaną liczbę osób zatrudnionych, w przeliczeniu na pełne etaty, w okresie od pierwszego dnia roku do dnia rezygnacji z tworzenia funduszu, a następnie podzielić przez 12. W końcu roku należy dokonać korekty odpisu.
Środki zgromadzone przed rezygnacją na koncie funduszu podlegają wykorzystaniu zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie funduszu.
Anna Martuszewicz