Firmy z okazji świąt bardzo często przekazują pracownikom drobne prezenty i paczki świąteczne. Z punktu widzenia przedsiębiorców istotne jest to, czy wydatki na zakup paczek mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Konsekwencje podatkowe świadczeń okolicznościowych przyznawanych pracownikom mogą kształtować się różnie w zależności od źródła finansowania tego typu wydatków. Inaczej będzie w przypadku ufundowania świątecznych prezentów dla pracowników z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a inaczej w sytuacji, gdy wydatki na ich zakup zostały pokryte ze środków obrotowych firmy.
Paczki dla najbardziej potrzebujących
Przypomnijmy, że fundusz świadczeń socjalnych to specjalny fundusz tworzony przez pracodawców na finansowanie działalności socjalnej na rzecz uprawnionych do korzystania z funduszu. Działalność socjalna obejmuje m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzie- lanie pomocy materialno-rzeczowej lub finansowej. W przypadku finansowania świadczeń dla pracowników z tego funduszu, pracodawca musi pamiętać o szczególnych zasadach ich przyznawania. Firma przy udzielaniu pomocy musi się kierować sytuacją materialną i rodzinną pracownika. Oznacza to, że nie może dokonać zakupów ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jeżeli chce obdarować wszystkich pracowników prezentami świątecznymi o jednakowej wartości. Firma może jednak z zakładowego funduszu sfinansować np. paczki świąteczne z artykułami spożywczymi dla pracowników w trudnej sytuacji materialnej (gdy dochód na jednego członka rodziny nie przekracza określonej kwoty). W takim przypadku wydatków sfinansowanych z funduszu nie można zaliczyć do kosztów firmy. Do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy zaliczają bowiem odpisy i zwiększenia na fundusz, po odprowadzeniu tych kwot na wyodrębniony rachunek bankowy.
BONY TOWAROWE
W przypadku gdy pracodawca ufunduje pracownikom na święta bony towarowe, wartość takiego prezentu powinien doliczyć do wynagrodzenia za pracę i pobrać od niego zaliczkę na podatek. Nie ma przy tym znaczenia, na jaką kwotę opiewają przyznane pracownikom bony ani jakie było źródło ich finansowania.
Prezenty ze środków obrotowych
Nie każda firma musi tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obowiązku takiego nie ma, jeżeli ilość zatrudnionych pracowników w przeliczeniu na pełne etaty jest mniejsza niż 20 osób. Jak już wiadomo, paczek świątecznych z funduszu nie sfinansują także pracodawcy, którzy chcą obdarować wszystkich pracowników prezentami równej wartości bez względu na ich sytuację rodzinną i materialną. W tych sytuacjach wydatki na upominki dla pracowników powinny zostać pokryte z bieżących środków firmy. Zaliczenie takich wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów może nastąpić, jeżeli spełnione są ustawowe przesłanki. Po pierwsze, wydatki muszą mieć bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie powinno mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Po drugie, poniesione wydatki nie mogą być zawarte w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. W katalogu tym znajdziemy m.in. wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W przypadku jednak gdy firma dokonuje zakupów świątecznych prezentów dla wszystkich pracowników, bez oceny ich sytuacji życiowej, rodzinne i materialnej, wyłączenie to nie może znaleźć zastosowania. Zasadniczo przyjmuje się, że wydatki ponoszone przez pracodawcę na rzecz pracowników, które wynikają z łączącego ich stosunku prawnego, wykazują związek z prowadzoną przez pracodawcę działalnością i osiąganymi z tego tytułu przychodami. W konsekwencji mogą one być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów (por. pismo Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 30 maja 2006 r., sygn. 1472/ROP1/423-95-165/06/AJ).
PRZYKŁAD
OPODATKOWANIE PACZEK
Kierownictwo firmy postawiło z okazji Świąt Bożego Narodzenia przekazać wybranym pracownikom, znajdującym się w trudnej sytuacji materialnej paczkę z artykułami spożywczymi. Wartość każdej paczki wynosi 150 zł. Zakup paczek został sfinansowany z pieniędzy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W takiej sytuacji pracodawca nie będzie miał możliwości zaliczenia wydatków na paczki do kosztów uzyskania przychodów. Takie prezenty nie będą również stanowiły po stronie pracowników przychodu do opodatkowania. W opisanej sytuacji spełnione są wszystkie warunki umożliwiające zwolnienie z podatku dochodowego. Świadczenie dla pracowników ma charakter rzeczowy, paczki zostały w całości sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, a ich wartość nie przekracza 380 zł.
Konieczna zaliczka na podatek
Wydatki na świąteczne paczki dla pracowników należą do kategorii świadczeń rzeczowych. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych takie świadczenia są wolne od podatku dochodowego, jeżeli ich zakup został sfinansowany w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. W przepisie ustawodawca zastrzegł jednocześnie, że zwolnieniem nie są objęte świadczenia rzeczowe w postaci bonów, talonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi. Wartość takich podarunków należy zatem doliczyć do wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym zostały wydane pracownikowi, i pobrać od tego zaliczkę na podatek dochodowy. Wyjątek dotyczy bonów, talonów, kuponów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych wręczanych przez pracodawcę, który mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów bhp nie ma możliwości wydania pracownikowi posiłków, artykułów spożywczych lub napojów (art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT). W przypadku gdy firma pokryła koszty upominków świątecznych dla pracowników ze środków bieżących, musi potrącić od nich zaliczkę na podatek dochodowy. Wartość takich prezentów stanowi bowiem przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu na ogólnych zasadach.
Firma może również obdarować byłych pracowników - emerytów i rencistów. W takim wypadku upominki zwolnione są z podatku dochodowego niezależnie od źródła ich finansowania. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych świadczenia rzeczowe lub ekwiwalenty pieniężne w zamian tych świadczeń otrzymywane przez emerytów i rencistów w związku z łączącym ich poprzednio z zakładami pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy oraz od związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł.
MAGDALENA MAJKOWSKA
Podstawa prawna
- Art. 2, art. 6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).
- Art. 21 ust. 1 pkt 11b, pkt 67 i pkt 38, art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).