Najczęściej środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są niewystarczające, aby zaspokoić potrzeby wszystkich osób uprawnionych. Zdarzają się jednak pracodawcy posiadający bardzo dobrze rozbudowaną bazę socjalną, która nie jest w pełni wykorzystywana.
Rozwiązaniem dla jednych i drugich pracodawców może być prowadzenie wspólnej działalności socjalnej. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przewiduje taką możliwość w art. 9 ust. 1, stanowiącym, że pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie.
W praktyce wspólna działalność socjalna jest stosowana przede wszystkim przez firmy skupione w jednej branży lub powiązane organizacyjnie bądź kapitałowo albo też prowadzące działalność na tym samym obszarze, powiązane funkcjonalnie (np. w szpitalu, w którym prace są wykonywane przez pracowników szpitala, firmy sprzątającej, firmy cateringowej, zajmującej się wyżywieniem pacjentów).
Zakres wspólnej działalności socjalnej
Przepisy nie ograniczają w żaden sposób zakresu wspólnej działalności. Wymagane jest jedynie, aby mieścił się on w definicji działalności socjalnej, przez którą rozumie się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Wspólna działalność może dotyczyć wszystkich lub tylko wybranych aspektów działalności socjalnej pracodawców – co powinno zostać określone umową.
Umowa o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej może postanawiać, że będzie ona prowadzona całością środków zgromadzonych na kontach funduszy obu (lub więcej) pracodawców. Może także postanawiać, że wspólna działalność będzie dotyczyć jedynie części środków i części świadczeń.
W przypadku gdy umowa przewiduje wspólne prowadzenie jedynie wycinka działalności socjalnej, to w pozostałym zakresie działalność jest prowadzona samodzielnie przez każdego pracodawcę.
Przykład
Trzech pracodawców zawarło umowę przewidującą prowadzenie wspólnej działalności socjalnej w zakresie zwrotnej i bezzwrotnej pomocy mieszkaniowej. W tym celu każdy z nich zobowiązał się przekazywać kwotę 30% z naliczanego rokrocznie odpisu na fundusz. Pozostała cześć odpisu została przeznaczona na finansowanie innych form działalności socjalnej (zapomogi, dofinansowanie do wypoczynku itp.) u każdego z pracodawców z osobna.
Tryb zawarcia umowy i jej treść
Tryb zawierania umowy jest analogiczny do trybu ustalania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z tą różnicą, że więcej jest podmiotów dokonujących uzgodnień. Każdy z pracodawców zamierzających zawrzeć umowę o wspólnej działalności socjalnej musi na jej zawarcie oraz treść uzyskać zgodę zakładowych organizacji związkowych lub przedstawiciela pracowników, jeżeli nie działa u niego żadna organizacja związkowa. W związku z tym, jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, nie może on zawrzeć umowy przy jej sprzeciwie. Jeżeli zaś organizacja taka nie działa, prawo weta będzie przysługiwać przedstawicielowi pracowników.
Umowa o wspólnej działalności socjalnej powinna określać w szczególności:
- przedmiot wspólnej działalności (np. utrzymanie domu wczasowego),
- zasady jej prowadzenia,
- sposób dokonywania rozliczeń,
- tryb jej wypowiedzenia oraz rozwiązania.
Może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność z tytułu realizacji przewidzianych w niej zobowiązań.
Ze względów praktycznych umowa powinna regulować prowadzoną działalność jak najbardziej szczegółowo.
Prowadzenie wspólnej działalności socjalnej
Zawarcie przez pracodawców umowy o wspólnej działalności socjalnej nie powoduje powstania wspólnego funduszu socjalnego. Każdy z pracodawców nadal tworzy własny fundusz, przekazując jedynie na wspólną działalność socjalną określone kwoty.
WAŻNE!
Pomimo prowadzenia wspólnej działalności socjalnej, nawet przewidującej powołanie wspólnego rachunku bankowego dla gromadzonych środków, nie należy likwidować odrębnych rachunków bankowych funduszu u każdego z pracodawców. Przekazywanie środków na odrębne konto jest jednym z warunków uznania ich za koszt uzyskania przychodu.
Wspólna działalność socjalna realizowana jest zazwyczaj przez pracodawców o różnym potencjale finansowym w zakresie funduszu, ze względu na różną liczbę zatrudnianych pracowników i, co za tym idzie, różną wysokość naliczanych odpisów. Choć pracodawcy często stosują taką interpretację, przepisy nie wymagają, aby wkład finansowy poszczególnych pracodawców we wspólną działalność był identyczny. Sytuacja, gdy wnoszone środki mają różną wysokość, jest jak najbardziej dopuszczalna i uzależniona wyłącznie od decyzji stron umowy.
Do wykorzystania wspólnie zgromadzonych środków należy opracować wspólny regulamin funduszu, ustalający jednakowe warunki korzystania ze świadczeń dla wszystkich uprawnionych, „przypisanych” do wszystkich pracodawców będących stronami umowy o wspólnej działalności socjalnej.
Oczywiście, jeżeli na wspólną działalność nie są przekazywane wszystkie środki przeznaczone na działalność socjalną, każdy z pracodawców zachowuje (lub tworzy) także swój regulamin, według którego będzie realizować świadczenia nieobjęte umową o wspólnej działalności socjalnej.
Podstawa prawna:
- art. 9 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2012 r. poz. 592 ze zm.).