Czy można zmniejszyć II ratę odpisu na ZFŚS, jeżeli stan zatrudnienia uległ obniżeniu

Ponieważ przed 30 września br. nastąpiły w Państwa firmie znaczne zmiany zatrudnienia w stosunku do planowanego na początku roku, mogą Państwo odpowiednio obniżyć kwotę odpisu na ZFŚS. Wysokość odpisów na działalność socjalną mogą Państwo zmniejszyć przy wpłacie II raty na rachunek ZFŚS (do 30 września br.) lub przy ostatecznym ustalaniu wysokości odpisów na ZFŚS za 2012 r. (do końca 2012 r.). Szczegóły – w uzasadnieniu.

Aby mogli Państwo dokonać korekty i zmniejszenia wysokości odpisów we wrześniu, należy ustalić na nowo przeciętny poziom zatrudnienia w tym roku, z uwzględnieniem zmian w zatrudnieniu od czerwca br. W związku z tym należy:

• ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach z zastosowaniem jednej z 3 metod statystycznych:
• metody średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu – polega ona na zsumowaniu stanów zatrudnienia z każdego dnia (w przeliczeniu na pełne etaty), a następnie podzieleniu otrzymanej wartości przez liczbę dni miesiąca,
• metody uproszczonej – polegającej na zsumowaniu stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu ich przez 2,
• metody średniej chronologicznej – polegającej na zsumowaniu połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca oraz podzieleniu otrzymanej wartości przez 2,
• dodać stany zatrudnienia ze wszystkich 12 miesięcy,
• podzielić otrzymaną sumę przez 12 (wynik należy zaokrąglić do 2 miejsc po przecinku).

Otrzymany wynik należy pomnożyć przez wysokość odpisu przypadającego na jednego pracownika w br. W 2012 r. podstawą obliczeń odpisu na ZFŚS jest kwota 2917,14 zł, w związku z tym podstawowy odpis wynosi:

• na jednego pracownika: 1093,93 zł (2917,14 zł x 37,5%),
• na jednego pracownika młodocianego w I roku nauki (2917,14 zł x 5%).

Poniżej przedstawiamy szczegółowy przykład wyliczenia odpisu po zmianie stanu zatrudnienia.

W styczniu 2012 r. pracodawca ustalił, że planowane przeciętne miesięczne zatrudnienie w 2012 r. wyniesie 32 pracowników pracujących w normalnych warunkach w pełnym wymiarze czasu pracy. Kwota odpisu na ZFŚS została ustalona na poziomie 35 005,76 zł (1093,93 zł x 32 pełne etaty). W maju pracodawca odprowadził na rachunek ZFŚS 75% tej kwoty, tzn. 26 254,32 zł. Stan zatrudnienia w firmie uległ jednak zmianom – w czerwcu pracodawca zwolnił dyscyplinarnie 3 pracowników, a w sierpniu 4 osobom zakończyły się terminowe umowy o pracę i wbrew wcześniejszym założeniom nie została przedłużona z nimi współpraca oraz rozwiązano umowę z 2 innymi pracownikami. W lipcu pracodawca zatrudnił 1 pracownika młodocianego (I rok nauki), a w sierpniu 1 pracownika na 3/5 etatu. Na potrzeby obliczeń przyjmujemy, że rozwiązania umów miały miejsce w ostatnim dniu danego miesiąca, a zatrudnienie nowych pracowników nastąpiło od 1 dnia danego miesiąca.

Przyjmując, że stan zatrudnienia nie zmieni się do końca 2012 r., przeciętne zatrudnienie ustalone metodą średniej arytmetycznej w 2012 r. wyniesie na koniec grudnia br. 29,25 pracownika:

Przeciętna średnia miesięczna liczba zatrudnionych pracowników (w etatach) wyniosła 28,75, a pracowników młodocianych 0,5.

Łączny odpis na 2012 r. wyniesie:

31 523,42 zł, tj. (1093,93 zł x 28,75 etatu) + (145,86 zł x 0,5 etatu)

Rzeczywista przeciętna liczba zatrudnionych okazała się niższa od zaplanowanej, w związku z tym nie ma powodu, aby pracodawca odprowadził II ratę odpisu na ZFŚS jako uzupełnienie do kwoty 35 005,76 zł (wynikającej z planowanego stanu zatrudnienia na poziomie 32 pracowników). Pracodawca powinien do końca września odprowadzić w tym przypadku kwotę 5269,10 zł, co wynika z następującego obliczenia:

31 523,42 zł (wysokość odpisu na 2012 r. przy rzeczywistym stanie zatrudnienia) – 26 254,32 zł (odprowadzona do końca maja I rata odpisu na ZFŚS przy stanie zatrudnienia zakładanym na początku roku) = 5269,10 zł.

Drugą ratę odpisu mają Państwo obowiązek przekazać na rachunek ZFŚS do 30 września br.

WAŻNE!

Za nieterminową wpłatę odpisu na rachunek ZFŚS pracodawcy grozi kara grzywny do 2000 zł.

Powinni Państwo jednak pamiętać, że jeżeli stan zatrudnienia w Państwa firmie po dokonaniu wrześniowej korekty ponownie ulegnie zmianie, to na koniec 2012 r. będą Państwo musieli dokonać korekty całorocznego odpisu na podstawie rzeczywistej przeciętnej liczby zatrudnionych. W tym celu należy porównać faktyczne średnie zatrudnienie w całym roku z zaplanowanym poziomem. Jeżeli średnia rzeczywista liczba zatrudnionych okaże się wyższa od zaplanowanej, w terminie do 31 grudnia br. będą Państwo musieli przekazać na konto ZFŚS dodatkowe środki. Jeżeli natomiast będzie miała miejsce sytuacja odwrotna, to można wycofać kwotę nadwyżki z rachunku ZFŚS i przekazać na bieżący rachunek firmowy, albo – jeżeli zamierzają Państwo tworzyć ZFŚS w następnym roku – przekazać nadwyżkę na prowadzenie przyszłej działalności socjalnej.

Podstawa prawna:

• art. 5 ust. 1–5, art. 6 ust. 2, art. 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – Dz.U. z 2012 r., poz. 592
• § 1 i 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – Dz.U. Nr 43, poz. 349
• obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 18 lutego 2011 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2010 r. i w drugim półroczu 2010 r. – M.P. Nr 15, poz. 156
• art. 96 § 1a ustawy z 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia – Dz.U. z 2008 r. Nr 133, poz. 848; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 244, poz. 1454