Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (zfśs) jest tworzony z odpisów, które pracodawca ma obowiązek przekazywać na ten cel w zależności od liczby zatrudnianych osób. W 2012 r. podstawa odpisu pozostała na niezmienionym poziomie w stosunku do roku ubiegłego i wynosi 2917,14 zł (wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z II półrocza 2010 r.).
Wysokość odpisu podstawowego w 2012 r. na:
- pracownika zatrudnionego w warunkach normalnych wynosi 37,5% (2917,14 zł x 37,5% = 1093,93 zł),
- pracownika zatrudnionego w warunkach szczególnie uciążliwych wynosi 50% (2917,14 zł x 50% = 1458,57 zł),
- pracownika młodocianego w I roku nauki wynosi 5% (2917,14 zł x 5% = 145,86 zł),
- pracownika młodocianego w II roku nauki wynosi 6% (2917,14 zł x 6% = 175,03 zł),
- pracownika młodocianego w III roku nauki wynosi 7% (2917,14 zł x 7% = 204,20 zł).
Aby obliczyć wysokość odpisu podstawowego na zfśs, pracodawca powinien:
- ustalić planowaną przeciętną liczbę pracowników w poszczególnych miesiącach 2012 r.,
- zsumować wszystkie etaty,
- wynik podzielić przez 12.
Otrzymaną w powyższy sposób przeciętną przewidywaną liczbę pracowników należy pomnożyć przez wysokość odpisu odpowiednią dla każdej z zatrudnionych u pracodawcy grup pracowników.
Ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych
Ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych, pracodawca powinien zsumować liczbę wszystkich osób pozostających z nim w stosunku pracy, tj. zatrudnionych na czas określony lub nieokreślony na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę, osób przebywających na urlopach macierzyńskich i wychowawczych, odbywających zasadniczą służbę wojskową, przebywających na świadczeniu rehabilitacyjnym itp. Niepełne etaty pracodawca musi przeliczyć na pełne etaty.
Przy ustalaniu stanu zatrudnienia pracodawca pomija m.in. zleceniobiorców, chałupników oraz osoby wykonujące umowy agencyjne, bez względu na długość trwania tych umów.
Metody obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych
Przeciętną liczbę pracowników w danym miesiącu należy ustalić za pomocą metody dostosowanej do sytuacji kadrowej panującej u pracodawcy.
W praktyce wyróżniamy 3 metody:
- uproszczoną – polega na zsumowaniu stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu ich przez 2 (metoda stosowana najczęściej w warunkach stabilnej sytuacji kadrowej),
- średniej chronologicznej – polega na zsumowaniu połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca oraz podzieleniu otrzymanej wartości przez 2 (metoda stosowana najczęściej w warunkach niewielkiej rotacji pracowników),
- średniej arytmetycznej – polega na zsumowaniu stanów zatrudnienia z każdego dnia (w przeliczeniu na pełne etaty), a następnie podzieleniu otrzymanej wartości przez liczbę dni miesiąca (metoda stosowana przy wysokim wskaźniku rotacji pracowników).
Odpis podstawowy jest naliczany raz na cały rok. Kwotę odpisu pracodawca przekazuje na wyodrębniony rachunek bankowy zfśs w dwóch ratach, tj. 75% do 31 maja oraz 25% do 30 września.
Opóźnienie w przekazywaniu przez pracodawcę odpisu podstawowego naraża go na karę grzywny w wysokości do 5000 zł.
Przykład
Pracodawca po analizie sytuacji kadrowej zaplanował, że miesięczne przeciętne zatrudnienie w jego firmie w 2012 r. wyniesie 56 osób, w tym:
- 32 pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy,
- 2 pracowników na 1/2 etatu,
- 4 pracowników na 3/4 etatu,
- 5 osób na 3/5 etatu (wszyscy pracownicy wykonują pracę w normalnych warunkach),
- 7 pracowników pełnoetatowych pracujących w szczególnych warunkach,
- 3 pracowników młodocianych w I roku nauki,
- 2 pracowników młodocianych w II roku nauki,
- 1 pracownik młodociany w III roku nauki.
Aby ustalić wysokość należnego odpisu za 2012 r., pracodawca powinien kolejno:
Krok 1. Przeliczyć niepełne etaty na pełne etaty.
- 2 pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu:
20 (liczba godzin pracy z tygodnia) : 40 (norma tygodniowa) = 0,5 x 2 osoby = 1 pełny etat,
- 4 pracowników zatrudnionych na 3/4 etatu:
30 (liczba godzin pracy z tygodnia) : 40 (norma tygodniowa) = 0,75 x 4 osoby = 3 pełne etaty,
- 5 pracowników zatrudnionych na 3/5 etatu:
24 (liczba godzin pracy z tygodnia) : 40 (norma tygodniowa) = 0,6 x 5 osób = 3 pełne etaty
Krok 2. Naliczyć odpis na podstawie planowanego poziomu zatrudnienia.
- pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach:
1093,93 zł x 39 pełnych etatów (32 pełnoetatowców + 7 etatów wynikających z przeliczenia niepełnoetatowców) = 42 663,27 zł,
- zatrudnieni w szczególnych warunkach: 7 x 1458,57 zł = 10 209,99 zł,
- młodociani w I roku nauki: 3 x 145,86 zł = 437,58 zł,
- młodociani w II roku nauki: 2 x 175,03 = 350,06 zł,
- młodociany w III roku nauki: 1 x 204,20 zł = 204,20 zł.
Krok 3. Zsumować całoroczny odpis.
42 663,27 zł + 10 209,99 zł + 437,58 zł + 350,06 zł + 204,20 zł = 53 865,10 zł.
W przedstawionej sytuacji pracodawca zobowiązany jest do zapłaty w 2012 r. łącznego odpisu podstawowego w wysokości 53 865,10 zł – 75% tej kwoty, tj. 40 398,83 zł, w terminie do końca maja 2012 r., a pozostałą część kwoty, tj. 13 466,27 zł, w terminie do końca września 2012 r.
Odpisy fakultatywne
Pracodawca może podjąć decyzję o dokonaniu odpisu dodatkowego w wysokości:
- 6,25% jego podstawy, tj. w 2012 r. – 182,32 zł na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności,
- 6,25% jego podstawy, tj. w 2012 r. – 182,32 zł na każdego emeryta i rencistę, nad którym pracodawca sprawuje opiekę – dotyczy to również emerytów i rencistów ze zlikwidowanych zakładów pracy,
- 7,5% jego podstawy na każdą zatrudnioną osobę, jeżeli utworzy zakładowy żłobek lub klub dziecięcy – warunkiem, jaki muszą spełnić pracodawcy, aby móc dokonać takiego zwiększonego odpisu, jest przekazanie tego zwiększenia w całości na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.
Podstawa prawna:
- art. 5, 5a, 6, 7, 12, 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
- rozporządzenie MPiPS z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349),
- art. 1 ustawy z 22 grudnia 2011 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z realizacją ustawy budżetowej (DzU nr 291, poz. 1707),
- obwieszczenie Prezesa GUS z 18 lutego 2011 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2010 r. i w drugim półroczu 2010 r. (MP nr 15, poz. 156).