Ze środków funduszu socjalnego wypłaciliśmy pracownikowi nagrodę
pieniężną z okazji ukończenia studiów wyższych. Zapis pozwalający na
takie wypłaty znajduje się w zakładowym regulaminie zakładowego
funduszu świadczeń socjalnych. Od nagrody tej nie opłaciliśmy składek.
Obecnie mamy w firmie kontrolę z ZUS, która fakt ten zakwestionowała.
Czy słusznie?
RADA
Nagroda przyznana pracownikowi z okazji ukończenia studiów wyższych nie może być finansowana ze środków funduszu socjalnego, a tym samym nie jest zwolniona z obowiązku odprowadzenia od niej składek.
UZASADNIENIE
Z podstawy wymiaru składek są zwolnione m.in. świadczenia sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zfśs). Środki funduszu socjalnego mogą być wydatkowane tylko na cele związane z działalnością socjalną, o której mówi ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zalicza się do niej m.in. różne formy krajowego wypoczynku, działalność kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną czy udzielanie pomocy materialnej lub finansowej.
Szczegółowe zasady gospodarowania środkami zfśs powinny być określone w regulaminie zakładowym, ale akt ten nie może być sprzeczny z ustawą o zfśs. Nagroda przyznana pracownikowi z tytułu ukończenia studiów wyższych nie mieści się w żadnej z kategorii działalności socjalnej.
Zapis znajdujący się w regulaminie obowiązującym w Państwa firmie, który pozwala na wypłacanie tego rodzaju nagród ze środków zfśs, jest zatem niezgodny z prawem i tym samym nie pozwala na zwolnienie tego rodzaju nagrody z podstawy wymiaru składek. Przepisy wewnątrzzakładowe regulujące prawo do nagród z tytułu ukończenia studiów wyższych powinny przewidywać jako źródło ich finansowania środki własne firmy.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany z tytułu pozostawania w stosunku pracy. Są to m.in. różnego rodzaju dodatki do wynagrodzeń i nagrody, bez względu na źródło ich finansowania.
Nagroda, którą wypłacili Państwo swojemu pracownikowi, jest więc jego przychodem ze stosunku pracy i powinna zostać uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia pracownika.
Wypłacona pracownikowi nagroda niesłusznie nie została uwzględniona w podstawie wymiaru składek na jego ubezpieczenia. W związku z tym jak najszybciej należy skorygować dokumenty rozliczeniowe złożone za miesiąc, w którym pracownik otrzymał nagrodę oraz dopłacić składki z ewentualnymi odsetkami za zwłokę, jeśli wysokość odsetek przekroczy 6,60 zł. Gdy odsetki będą niższe niż 6,61 zł, należy wpłacić tylko zaległe składki.
Podstawa prawna: • art. 2, art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
• art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),
• art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1, art. 20 ust. 1, art. 23 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 19–22 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Orzecznictwo uzupełniające:
O zakwalifikowaniu świadczenia jako przychodu ze stosunku pracy, w rozumieniu art. 12 ust. 1 updof, decyduje to, czy określone świadczenie może otrzymać wyłącznie pracownik w rozumieniu ust. 4 tego przepisu, czy również inna osoba niezwiązana tego rodzaju stosunkiem prawnym. Istotne jest więc to, czy istnieje związek prawny lub faktyczny danego świadczenia z istniejącym stosunkiem pracy. (Wyrok wojewódzkiego sądu administracyjnego z 10 lutego 2005 r., I SA/Wr 1038/03)