Decyzja w sprawie rezygnacji z tworzenia zfśs podjęta przez Państwa jednostronnie bez zgody przedstawiciela pracowników byłaby nieważna. Brak takiej zgody oznacza brak możliwości rezygnacji z tworzenia zfśs. W 2011 r. należy zatem naliczać odpisy podstawowe i odprowadzać je na wyodrębniony rachunek zfśs.
UZASADNIENIE
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzą, co do zasady, pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku. Jedynie pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych mają obowiązek tworzenia funduszu bez względu na liczbę zatrudnionych.
Przepisy przewidują możliwość rezygnacji z tworzenia funduszu u pracodawców prywatnych. Nie dotyczy to pracodawców sfery budżetowej.
Pracodawcy spoza sfery budżetowej nie muszą tworzyć zfśs. Jednak nie oznacza to, że mogą o tym jednostronnie decydować. Kluczową rolę odgrywają w tym przypadku związki zawodowe lub przedstawiciele pracowników, bez których zgody rezygnacja z zfśs nie jest w wielu przypadkach możliwa.
Jeżeli pracodawca uzyska zgodę na nietworzenie zfśs funkcjonujących u niego organizacji związkowych, takie postanowienie powinno znaleźć się w układzie zbiorowym pracy. Gdy w zakładzie pracy nie działa żadna organizacja związkowa, postanowienia dotyczące rezygnacji z tworzenia zfśs pracodawca ma obowiązek uzgodnić z pracownikiem wybranym przez załogę zakładu pracy do reprezentowania jej interesów i taki zapis umieścić w regulaminie wynagradzania (art. 4 ust. 3 ustawy o zfśs).
Przedstawiciel pracowników powinien być upoważniony przez pracowników do podejmowania decyzji także w kwestii działalności socjalnej pracodawcy. Na wybór reprezentanta załogi powinni mieć wpływ, albo przynajmniej taką możliwość, wszyscy pracownicy. Nie ma jednak wymogu, by zasięgać w tej sprawie opinii osób, które w danym dniu przebywają na zwolnieniach lekarskich, urlopach wypoczynkowych czy są nieobecne w pracy z innych powodów.
Obowiązku uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów nie można sprowadzić jedynie do zasięgnięcia jego opinii czy skonsultowania z nim tej decyzji. Rezygnacja z tworzenia funduszu jest możliwa wyłącznie po wyrażeniu na to zgody przedstawiciela pracowników. Zapis o nietworzeniu zfśs w regulaminie wynagradzania bez jego zgody jest nieważny z mocy prawa, a pracodawca nadal ma obowiązek prowadzenia działalności socjalnej – tj. naliczania i odprowadzania odpisów podstawowych na zasadach wynikających z ustawy o zfśs oraz z regulaminu gospodarowania środkami funduszu obowiązującego w zakładzie pracy.
Nie ma również żadnych podstaw prawnych, by pracodawca mógł samodzielnie, bez porozumienia z pracownikami, zrezygnować z tworzenia zfśs w razie trudności finansowych. Fundusz istnieje nawet w przypadku ogłoszenia upadłości przez pracodawcę, a orzecznictwo wskazuje wręcz na obowiązek odprowadzania odpisów do dnia całkowitego zaprzestania działalności firmy. Potwierdził to w wyroku z 4 kwietnia 2008 r. (I PK 243/07, OSNP 2009/17-18/222) Sąd Najwyższy.
WAŻNE!
Pracodawca, który nie uzyska zgody organizacji związkowej lub przedstawiciela pracowników na nieutworzenie zfśs, musi tworzyć fundusz nawet wówczas, gdy ma trudności finansowe i przeprowadza zwolnienia grupowe.
Przejściowe kłopoty finansowe oraz konieczność przeprowadzenia zwolnień grupowych mogą być natomiast podstawą do zmian w tworzeniu zfśs po porozumieniu ze związkami zawodowymi bądź przedstawicielem pracowników.
Rezygnacja z tworzenia funduszu może nastąpić w każdej chwili, nie tylko z początkiem następnego roku kalendarzowego. Należy jednak pamiętać, że niewykorzystane środki zfśs, zarówno zgromadzone na rachunku funduszu, jak i należności z tytułu udzielonych pożyczek z zfśs, powinny zostać wykorzystane do ich zupełnego wyczerpania i jedynie na finansowanie działalności socjalnej. Nie można wypłacić tych środków proporcjonalnie każdemu pracownikowi czy sfinansować innych wydatków niż te, które przewiduje regulamin zfśs.
Podstawa prawna
- art. 3, art. 4 ust. 3, art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.).