Podstawa wymiaru zasiłku a premie z przesuniętym terminem płatności

PROBLEM

Jesteśmy płatnikiem zasiłków. Wszyscy nasi pracownicy otrzymują oprócz wynagrodzenia zasadniczego również premię regulaminową. Wynagrodzenia są płatne do 30. dnia każdego miesiąca, a premia za dany miesiąc z następnym wynagrodzeniem. Do tej pory przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku premię za dany miesiąc uwzględnialiśmy w podstawie wymiaru zasiłku zgodnie z datą wypłaty, tj. premia za luty była wypłacana w marcu, zatem uwzględnialiśmy ją w podstawie wymiaru zasiłku w marcu. Czy nasze postępowanie jest prawidłowe? Jeśli nie, to co powinniśmy zrobić?

RADA

Nie. Państwa postępowanie nie jest prawidłowe, w związku z tym konieczna będzie korekta ustalonych podstaw wymiaru zasiłków.

UZASADNIENIE

Podstawę wymiaru zasiłków stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Za wynagrodzenie pracownika uważa się jego przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po pomniejszeniu o kwotę składek finansowanych przez ubezpieczonego na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe (13,71%).

Produkt polecany przez redakcję: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Ustalając okres, z którego wynagrodzenie powinno zostać uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłków, należy do podstawy wymiaru zasiłku doliczyć wszystkie inne przychody pracownika wypłacone za okres, z którego ustalana jest podstawa wymiaru, bez względu na datę wypłaty.

Wynagrodzenie należy doliczyć do podstawy wymiaru według miesiąca, którego dotyczy.

Przez pojęcie „wypłacone za” należy rozumieć wypłacenie wynagrodzenia i innych jego składników za konkretne, ustalone miesiące, bez względu na datę ich wypłaty. Oznacza to, że gdy wynagrodzenie za kwiecień 2014 r., uwzględniane w podstawie wymiaru wynagrodzenia za czas choroby lub zasiłku przysługującego w kwietniu 2014 r., jest wypłacane zgodnie z zasadami przyjętymi przez pracodawcę w kwietniu 2014 r., wówczas to wynagrodzenie należy przyjąć do podstawy wymiaru w tym miesiącu. Wynagrodzenie za kwiecień 2014 r., które zostało wypłacone np. 10 maja 2014 r., również należy przyjąć do podstawy wymiaru jako wynagrodzenie za kwiecień. Tak trzeba postępować także z wynagrodzeniem wypłaconym za kolejne miesiące. Przykładowo wynagrodzeniem wypłaconym za ostatni miesiąc uwzględniany w podstawie wymiaru, tj. za marzec 2015 r., będzie wynagrodzenie wypłacone 10 kwietnia 2015 r.

Taka sama zasada obowiązuje, gdy wynagrodzenie jest wypłacane pracownikowi w miesiącu, za który przysługuje, a inne składniki wynagrodzenia – z przesunięciem miesięcznym.

Zadaj pytanie: FORUM

Pracownik jest niezdolny do pracy od 1 do 31 marca 2015 r. W podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy uwzględnić przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od marca 2014 r. do lutego 2015 r. Pracownik ma prawo do wynagrodzenia zasadniczego oraz od stycznia 2015 r. do premii regulaminowej, która jest wypłacana do 10. dnia następnego miesiąca. W podstawie wymiaru zasiłku oprócz wynagrodzenia zasadniczego należy uwzględnić:

W przypadku gdy pracodawca przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby i zasiłków postępował odmiennie od podanej wyżej zasady, tj. gdy przyjmował wynagrodzenie za dany miesiąc wypłacone w tym miesiącu, a premię za dany miesiąc wypłaconą za ten miesiąc w miesiącu następnym, konieczne jest zweryfikowanie tak ustalonych podstaw wymiaru i w zależności od ustalonych różnic wyrównanie świadczeń pracownikom albo dopłata składek na ubezpieczenia społeczne.

Zasadą jest, że gdy niewypłacenie zasiłku w całości lub w części jest następstwem błędu płatnika składek uprawnionego do wypłaty zasiłków, roszczenie o wypłatę zasiłku przedawnia się po upływie 3 lat. Korekta podstaw wymiaru świadczeń w rozpatrywanym przypadku powinna zatem dotyczyć okresu 3 lat wstecz i jeśli po tej weryfikacji zostanie ustalone, że pracownikom należą się wyrównania, trzeba te wyrównania wypłacić i rozliczyć w deklaracji rozliczeniowej w miesiącu ich wypłaty.

Ustalenie podstawy wymiaru zasiłku - 4 najczęstsze błędy w praktyce

Jeżeli natomiast powstałe różnice wskazują na zawyżenie podstawy wymiaru zasiłku, płatnik składek powinien dopłacić składki na ubezpieczenia społeczne na kwotę ustalonych różnic, ponieważ bezpodstawnie dokonał potrącenia tych kwot ze składek na ubezpieczenia społeczne w poprzednich okresach na skutek błędnie ustalonej podstawy wymiaru. Ze składek należnych na ubezpieczenia społeczne płatnik składek ma prawo do potrącenia wypłaconych w danym miesiącu zasiłków, jednak z wyjątkiem zasiłków bezpodstawnie wypłaconych. Za bezpodstawnie wypłacone świadczenia uważa się m.in. świadczenia zawyżone przez płatnika składek.

Podstawa prawna:

• art. 3 pkt 3, art. 36 ust. 1 i art. 67 ust. 4 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 159
• art. 41 ust. 6 pkt 1 i art. 46 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121