Trzynastka za 2020 r. a podstawa wymiaru zasiłków

Trzynastka zwiększa podstawę wymiaru zasiłków

Dodatkowe wynagrodzenie roczne przysługujące pracownikom sfery budżetowej, tzw. trzynastka, zawsze jest wliczane do podstawy wymiaru zasiłków (chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego) oraz świadczenia rehabilitacyjnego. Wysokość dodatkowego wynagrodzenia rocznego stanowi określony procent wynagrodzenia pracownika, przysługującego za czas faktycznie przepracowany. Oznacza to, że zatrudniony nie zachowuje prawa do trzynastki lub jest ona zmniejszana m.in. za okresy niezdolności do pracy.

Trzynasta pensja zwiększa kwotę wynagrodzenia chorobowego i zasiłków przysługujących pracownikowi w razie niezdolności do pracy z powodu: choroby, macierzyństwa albo sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny.

Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest składnikiem wynagrodzenia, od którego należy obliczyć składkę na ubezpieczenie chorobowe. Trzynastka podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa, jeżeli pracownik, zgodnie z przepisami płacowymi:

• nie zachowuje do niej prawa za okresy pobierania tych świadczeń albo
• otrzymuje ją w wysokości pomniejszonej za okresy pobierania tych świadczeń.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń – prenumerata.

Zasady

W związku z tym, że trzynasta pensja jest składnikiem wypłacanym za okres roczny, w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków uwzględnia się ją w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Pracownik zatrudniony od 1 marca 2010 r., otrzymujący stałe miesięczne wynagrodzenie, był niezdolny do pracy z powodu choroby w okresie od 1 do 12 stycznia 2021 r. Oprócz pensji w kwocie 4200 zł brutto miesięcznie (po pomniejszeniu o składki w wysokości 13,71% - 3624,18 zł) nabył prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego (trzynastki) za 2020 r., które otrzymał 31 grudnia 2020 r. w kwocie 4200 zł brutto (po pomniejszeniu o składki 13,71% - 3624,18 zł). Podstawę wymiaru przysługującego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego w styczniu 2021 r. stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za okres od stycznia do grudnia 2020 r. wynoszące 3624,18 zł. Do tak ustalonej podstawy wymiaru zasiłku należało dodać 1/12 kwoty wypłaconej trzynastej pensji za rok poprzedzający miesiąc, w którym pracownik choruje, czyli za 2020 r., tj. 302,02 zł (3624,18 zł x 1/12). Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego wynosi 3926,20 zł (3624,18 zł + 302,02 zł).

Brak wypłaty trzynastki za rok poprzedni

W przypadku gdy w chwili ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku pracodawca nie dokonał wypłaty trzynastej pensji za rok poprzedzający, do podstawy wymiaru przyjmuje się ten składnik, ale wypłacony za poprzedni okres. Przykładowo pracownik zachoruje w lutym 2021 r. i w chwili obliczania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku nie otrzyma jeszcze trzynastki za 2020 r. Wówczas do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego należy przyjąć 1/12 trzynastki wypłaconej za 2019 r. Należy podkreślić, że po wypłacie trzynastki za 2020 r. nie trzeba weryfikować tak ustalonej podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku, bez względu na to, czy kwota trzynastki jest wyższa czy niższa od przyjętej kwoty za 2019 r.

Załóżmy, że pracownica zatrudniona w 2012 r. stała się niezdolna do pracy z powodu choroby w lutym 2021 r. Otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 3600 zł (po pomniejszeniu o składki 13,71% - 3106,44 zł). Pracownica nabyła prawo do trzynastki za 2020 r., którą pracodawca wypłaci pod koniec lutego 2021 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownicy za okres od lutego 2020 r. do stycznia 2021 r. w kwocie 3106,44 zł, pracodawca powinien doliczyć 1/12 trzynastej pensji wypłaconej pracownicy za 2019 r. w lutym 2020 r. w kwocie 258,87 zł (3106,44 zł : 12). Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku za luty 2021 r. pozostanie bez zmian mimo wypłaty przez pracodawcę trzynastki za 2020 r. pod koniec lutego 2021 r.

Pracownica zatrudniona w 2018 r. choruje w styczniu 2021 r. Otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 3600 zł (po pomniejszeniu o składki 13,71% - 3106,44 zł). Pracownica nabyła prawo do trzynastki za 2020 r., którą pracodawca wypłaci w styczniu 2021 r. W chwili ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego pracownicy w styczniu 2021 r. pracodawca nie wypłacił jeszcze trzynastki. Natomiast trzynastka za 2019 r. została wypłacona w grudniu 2019 r. Mimo że ta trzynastka została wypłacona poza okresem, z którego jest ustalana podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego, do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego pracownicy za okres od stycznia do grudnia 2020 r., stanowiącego podstawę wynagrodzenia chorobowego w kwocie 3106,44 zł, pracodawca powinien doliczyć 1/12 trzynastej pensji wypłaconej pracownicy w grudniu 2019 r. za 2019 r. w kwocie 258,87 zł (3106,44 zł : 12). Podstawa ta pozostanie bez zmian po wypłacie przez pracodawcę trzynastki za 2020 r.

Jeżeli w chwili ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego nie została wypłacona trzynastka za rok poprzedni (w omawianym przypadku za 2020 r.) ani trzynastka za okres wcześniejszy (za 2019 r.), podstawę wymiaru ustala się bez tego składnika wynagrodzenia, a po jego wypłacie (chodzi o trzynastkę za 2020 r.) podstawę należy przeliczyć, uwzględniając ten składnik, i wyrównać pracownikowi świadczenie chorobowe.

Pracownik zatrudniony w 2016 r. był niezdolny do pracy z powodu choroby od 7 do 12 stycznia 2021 r. Oprócz miesięcznego wynagrodzenia w kwocie 4600 zł brutto (po pomniejszeniu o składki 13,71% - 3969,34 zł) uzyskał prawo do trzynastki, która została wypłacona pod koniec lutego 2020 r. Podstawę wymiaru przysługującego pracownikowi wynagrodzenia chorobowego w styczniu 2021 r. stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone mu za okres od stycznia do grudnia 2020 r. W chwili ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego przysługującego pracownikowi za ww. okres pracodawca nie wypłacił jeszcze trzynastki za rok poprzedzający, tj. za 2020 r. Natomiast trzynastka za 2019 r. nie została pracownikowi wypłacona, ponieważ nie nabył on do niej prawa. Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego powinna być ustalona bez trzynastki. Po wypłacie trzynastej pensji za 2020 r. trzeba przeliczyć ustaloną podstawę wymiaru świadczenia chorobowego z uwzględnieniem 1/12 trzynastki za 2020 r. i wypłacić pracownikowi wyrównanie.

Przerwa między okresami pobierania zasiłków

Należy pamiętać o zasadzie, zgodnie z którą podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania świadczeń - zarówno tego samego, jak i innego rodzaju - nie było przerwy albo była ona krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe. Zatem może się zdarzyć, że w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku, do którego pracownik nabędzie prawo w 2021 r., nie zostanie uwzględniona trzynasta pensja za 2020 r. Stanie się tak nawet wtedy, gdy trzynastka zostanie już wypłacona. Podstawa wymiaru świadczenia chorobowego nie będzie bowiem ustalana dla tej niezdolności na nowo, jeśli ubezpieczony chorował wcześniej, a przerwa między poprzednią a obecną niezdolnością nie przekroczyła 3 miesięcy kalendarzowych.

Pracownik chorował od 12 do 20 października 2020 r. Do podstawy wymiaru przysługującego mu zasiłku chorobowego zostało przyjęte przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od października 2019 r. do września 2020 r. oraz 1/12 trzynastej pensji za rok poprzedzający, tj. za 2019 r. Pod koniec grudnia 2020 r. pracownikowi wypłacono trzynastkę za 2020 r. Ponownie był on niezdolny do pracy z powodu choroby od 4 do 8 stycznia 2021 r. i za ten okres przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe. Ponieważ między niezdolnością do pracy z powodu choroby w październiku 2020 r., a następnie w styczniu 2021 r., przerwa nie przekracza 3 miesięcy kalendarzowych (przypadała na listopad i grudzień 2020 r.), podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby przysługującego pracownikowi w styczniu 2021 r. nie ustala się na nowo. Stanowi ją ta sama podstawa wymiaru, która została ustalona dla niezdolności w październiku 2020 r., tj. przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres od października 2019 r. do września 2020 r. oraz 1/12 trzynastej pensji za 2019 r. W tym przypadku wypłata trzynastej pensji za 2020 r. nie ma wpływu na podstawę wymiaru świadczenia chorobowego przysługującego w styczniu 2021 r.

Kiedy uzupełnia się wysokość trzynastki?

Wynagrodzenie roczne podlega uzupełnieniu. Stanie się tak w sytuacji, gdy w roku kalendarzowym, z którego składnik roczny podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych (np. choroba, urlop macierzyński) i w związku z tym wysokość tego składnika została proporcjonalnie zmniejszona. Uzupełnienie wysokości rocznego składnika polega na ustaleniu, w jakiej wysokości pracownik otrzymałby ten składnik, gdyby przepracował cały rok.

Tabela 1. Sposób uzupełniania składników rocznych w zależności od ich rodzaju w podstawie wymiaru zasiłku

Pracownik zatrudniony od 2015 r. poza wynagrodzeniem zasadniczym otrzymał w styczniu 2021 r. trzynastkę za 2020 r. Jest ona proporcjonalnie pomniejszona za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy. W 2020 r., czyli w roku kalendarzowym poprzedzającym miesiąc zachorowania, pracownik był zobowiązany przepracować 253 dni. W tym okresie przez 30 dni roboczych był niezdolny do pracy i otrzymał za ten okres wynagrodzenie chorobowe, zatem przepracował 223 dni. Dodatkowe wynagrodzenie roczne zostało proporcjonalnie pomniejszone za okres nieobecności w pracy z powodu choroby i wypłacone w styczniu 2021 r. w wysokości 4053,15 zł (kwota po pomniejszeniu o składki 13,71%). Trzynastkę należy uzupełnić do kwoty, jaka przysługiwałaby pracownikowi, gdyby przepracował cały rok, co wynika z wyliczenia:

• 4053,15 zł : 223 dni x 253 dni = 4598,42 zł.

W podstawie wymiaru zasiłku należy uwzględnić 1/12 nagrody rocznej, tj. kwotę 383,20 zł (4598,42 zł x 1/12).

Trzynastka za niepełny rok zatrudnienia

Może się zdarzyć, że pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy wypłacającego trzynastki przez cały rok, ale nabył prawo do tego składnika wynagrodzenia. W takim przypadku trzynastkę należy uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia pracownika w roku, za który składnik ten przysługiwał.

Pracownik zatrudniony od 1 lutego 2020 r. otrzymał trzynastkę za 2020 r. w grudniu 2020 r. Składnik ten nie przysługuje za okresy pobierania świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa. Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w styczniu 2021 r. i nabył prawo do zasiłku chorobowego. Przy obliczaniu podstawy wymiaru przysługującego mu zasiłku należy przyjąć wynagrodzenie wypłacone za okres od lutego do grudnia 2020 r., w tym 1/11 kwoty nagrody wypłaconej za 2020 r., czyli proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia.

Zmiana wymiaru czasu pracy

Zmiana wymiaru czasu pracy zarówno po zakończeniu roku, za jaki przysługuje trzynastka, jak i w trakcie tego roku, ma konsekwencje przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa. W takiej sytuacji składnik roczny należy przeliczyć. Przeliczenia dokonuje się w stosunku do nowego wymiaru etatu.

Tabela 2. Wpływ czasu wprowadzenia zmiany etatu na zasady wliczania do podstawy zasiłkowej składnika rocznego

Pracownik zatrudniony w 2017 r. do 31 stycznia 2021 r. pracował w wymiarze 3/4 etatu. Od 1 lutego 2021 r. jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracownik ma prawo do wynagrodzenia zasadniczego w wysokości 4745,95 zł (po pomniejszeniu o składki 13,71%). W styczniu 2021 r. otrzymał trzynastkę za poprzedni rok w wysokości 3451,60 zł (po pomniejszeniu o składki 13,71%). Załóżmy, że pracownik zachorował w kwietniu 2021 r. i nabył prawo do wynagrodzenia chorobowego. W podstawie wymiaru tego wynagrodzenia należy uwzględnić:

• średnie wynagrodzenie zasadnicze po zmianie etatu, ustalone z okresu od lutego do marca 2021 r. - 4745,95 zł oraz

• 1/12 kwoty trzynastki za 2020 r. po pomnożeniu jej przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do poprzedniego wymiaru czasu pracy, tj. przez 1,33 (1 : 3/4):

• 3451,60 zł x 1,33 = 4590,63 zł,

• 4590,63 zł : 12 = 382,55 zł.

Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego wyniesie 5128,50 zł (4745,95 zł + 382,55 zł = 5128,50 zł).

Pracownik zatrudniony w 2017 r.:

• do 31 marca 2020 r. pracował w wymiarze 3/4 etatu (0,75),

• od 1 kwietnia do 31 sierpnia 2020 r. pracował w wymiarze 3/5 etatu (0,6),

• od 1 września 2020 r. pracuje w wymiarze 1/2 etatu (0,5).

Zmiana wymiaru czasu pracy nie została wprowadzona na podstawie ustawy covidowej. Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie zasadnicze i trzynastka, która została wypłacona w grudniu 2020 r. Pracownik zachorował w styczniu 2021 r. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego należy ustalić z okresu po zmianie etatu, tj. od września do grudnia 2020 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy doliczyć 1/12 trzynastki po pomnożeniu jej przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do średniego wymiaru czasu pracy w 2020 r. w następujący sposób:

Krok 1. Ustalenie średniego wymiaru czasu pracy w 2020 r.:

(3/4 x 91 dni + 3/5 x 153 dni + 1/2 x 122 dni) : 366 dni = 0,6.

Krok 2. Ustalenie wysokości współczynnika proporcji:

0,5 : 0,6 = 0,83.

Podstawa prawna:

• art. 36 ust. 1, art. 41 ust. 1, art. 42 ust. 3 i ust. 5, art. 43 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - j.t. Dz.U. z 2020 r. poz. 870; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2112

• art. 1-5 ustawy z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej - j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1872