W drodze korespondencji z Wydziałem Zasiłków ZUS mogą Państwo uzyskać zgodę na uznanie wypłaconego zasiłku, jeśli uprawnienia i wysokość tych świadczeń zostały prawidłowo ustalone. Zakład pracy nie zostanie ukarany za wypłacenie świadczeń i odliczenie ich od składek.
UZASADNIENIE
Pracodawca jest uprawniony do wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego (zasiłków i świadczenia rehabilitacyjnego), jeżeli zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego (art. 61 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy zasiłkowej).
Jeśli zakład zgłaszał w 2009 r. do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 osób, należne tym osobom zasiłki za czas niezdolności do pracy w 2010 r. powinien wypłacać ZUS. Dotyczy to również sytuacji, gdy prawo do zasiłku powstało w 2009 r. i trwało nieprzerwanie w 2010 r.
PRZYKŁAD
Pracodawca był uprawniony do wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w 2009 r., ale ze względu na zmniejszenie zatrudnienia nie jest już uprawniony do wypłaty tych świadczeń w 2010 r. Pracownik, który w 2009 r. wykorzystał 33 dni wynagrodzenia za czas choroby, dostarczył zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA na okres od 15 grudnia 2009 r. do 13 stycznia 2010 r. Zasiłek chorobowy za okres od 15 do 31 grudnia 2009 r. ubezpieczony otrzymał z zakładu pracy, natomiast od 1 stycznia 2010 r. płatność świadczenia przejął ZUS.
W sytuacji odwrotnej, gdy to ZUS rozpoczął wypłatę zasiłku przed 1 stycznia, kontynuuje tę wypłatę w 2010 r., nawet jeśli od nowego roku pracodawca nabył uprawnienia do wypłaty zasiłków swoim ubezpieczonym. W tym przypadku pracodawca wypłaca zasiłki pracownikom, których niezdolność do pracy rozpoczęła się po 1 stycznia 2010 r.
PRZYKŁAD
Pracownik przebywał na zasiłku chorobowym od 11 października 2009 r. do 13 lutego 2010 r. Pracodawca nie był uprawniony do wypłaty świadczeń chorobowych z ubezpieczenia społecznego w 2009 r., ale w związku z tym, że 30 listopada 2009 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego 27 ubezpieczonych, stał się płatnikiem zasiłków należnych za 2010 r. Mimo to pracownik za cały okres niezdolności do pracy otrzymał zasiłek chorobowy z ZUS. Pracownik dostarczył kolejne zwolnienie lekarskie od 15 lutego 2010 r. Mimo że przerwa między zwolnieniami lekarskimi przypadła na niedzielę, od tego dnia pracodawca wypłaca wynagrodzenie za czas choroby za 33 dni w roku kalendarzowym, a w przypadku dłuższej niezdolności do pracy podejmuje wypłatę zasiłku chorobowego.
Może się zdarzyć, że na pisemną prośbę wraz z uzasadnieniem płatnik składek uprawniony do wypłaty zasiłków zwróci się do ZUS z prośbą o przejęcie wypłaty zasiłków przez Wydział Zasiłków. Nie ma natomiast możliwości, aby nieuprawniony płatnik zwrócił się z prośbą do ZUS, aby mógł wypłacać świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego. Powołana wyżej ustawa zasiłkowa nie przewiduje takiej możliwości.
Jednak zdarza się, że przez pomyłkę nieuprawniony zakład pracy wypłaci swojemu pracownikowi zasiłek chorobowy, a kwotę tego zasiłku potrąci ze składek. Należy wtedy zwrócić się do ZUS z prośbą o uznanie takiej wypłaty. W tym celu wraz z pismem kierowanym do Wydziału Zasiłków z opisem zdarzenia należy przesłać dokumenty potwierdzające prawo do wypłaty zasiłków, podstawę naliczenia zasiłku oraz potwierdzenie wypłaty tego zasiłku. Oznacza to, że zakład pracy musi przekazać do ZUS następujące dokumenty:
- oryginał zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA,
- podstawę do naliczenia zasiłku (może to być wypełnione zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3, zestawienie podstaw do naliczenia zasiłku chorobowego, listy płac z kwotą wypłaconego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy poprzedzających niezdolność do pracy lub inne dokumenty, jakich zażąda Wydział Zasiłków w celu obliczenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego),
- regulamin wynagradzania – jeżeli taki jest,
- zastępczą asygnatę zasiłkową ZUS Z-7 – jeżeli taka była sporządzona,
- wniosek do uzyskania zasiłku opiekuńczego ZUS Z-15 – jeżeli wypłata dotyczyła zasiłku opiekuńczego,
- wniosek o świadczenie rehabilitacyjne złożony na druku ZUS Np-7 – jeżeli wypłata dotyczyła wypłaty zasiłku rehabilitacyjnego,
- kartę zasiłkową,
- dokumenty potwierdzające wypłatę zasiłku (listy płac, przelewy bankowe),
- inne dokumenty, jakich zażąda Wydział Zasiłków w celu sprawdzenia poprawności ustalenia prawa i wysokości zasiłku.
Jeżeli ZUS uzna, że prawo i wysokość zasiłku zostały poprawnie ustalone, może uznać potrącone składki o kwotę tego zasiłku. W przypadku niepoprawnego obliczenia i wypłacenia zasiłku przez zakład pracy, ZUS może na podstawie przedstawionych dokumentów obliczyć i podać płatnikowi składek poprawne wartości do wypłaty zasiłków i uznać wypłatę zasiłku i kwotę potrąconych składek po dokonanych korektach dokumentów rozliczeniowych.
ZUS może jednak zdecydować o przejęciu wypłaty tego zasiłku i nakazać płatnikowi składek skorygowanie dokumentów rozliczeniowych i uregulowanie składek, które odliczono na poczet wypłaconych zasiłków. Jest to zgodne z art. 46. ust. 2 ustawy systemowej, który stanowi, że zasiłki wypłacone przez płatnika bezpodstawnie nie podlegają rozliczeniu w deklaracji rozliczeniowej.
Podstawa prawna
- art. 53. ust. 1 i ust. 2, art. 61 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2, ust. 3, ust. 4, art. 63 ust. 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512),
- § 1 ust. 1 pkt 1, § 12, § 18, § 22, § 23 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. Nr 65, poz. 742 ze zm.),
- art. 46 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.).