Należy skorygować dokumenty rozliczeniowe i dokonać ewentualnej dopłaty składek z odsetkami podatkowymi za czas, kiedy wypłacili Państwo zawyżony zasiłek chorobowy. Nie ma podstaw do żądania zwrotu zasiłku od pracownicy.
UZASADNIENIE
Kwotami nienależnie pobranych świadczeń są m.in. kwoty wypłacone na podstawie świadomego wprowadzenia w błąd organu wypłacającego świadczenie przez osobę pobierającą to świadczenie (art. 84 ust. 2 pkt 2 ustawy systemowej). Nienależnie pobranych świadczeń można dochodzić za okres nie dłuższy niż 3 lata. Zwrot nienależnie pobranych świadczeń następuje na podstawie decyzji wydanej przez oddział ZUS.
W Państwa sytuacji świadczenie wypłacone pracownicy w zawyżonej wysokości wynika z winy pracodawcy – błędnie ustalili Państwo podstawę wymiaru zasiłku dla pracownicy. Dlatego wypłaconego przez firmę zasiłku w wyższej kwocie, niż była faktycznie należna, nie można uznać za świadczenie nienależne i nie można żądać jego zwrotu od byłej pracownicy. Pracownica nie ponosi winy za to, że ustalili Państwo zbyt wysoką podstawę wymiaru zasiłku.
Błędnie ustaloną podstawę wymiaru zasiłku powinni Państwo skorygować i ustalić nadpłatę zasiłku. Jednak kwotę nadwyżki muszą Państwo wliczyć w swoje koszty. Bezpodstawnie wypłaconego zasiłku nie można bowiem rozliczyć w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Płatnik zasiłku może rozliczyć w ciężar składek (tj. zmniejszyć kwotę składek do wpłaty do ZUS) tylko zasiłek wypłacony w prawidłowo ustalonej wysokości.
WAŻNE!
Zakład pracy nie może rozliczyć w dokumentach rozliczeniowych składanych do ZUS bezpodstawnie wypłaconych pracownikowi kwot zasiłków.
Kolejnym krokiem jest skorygowanie dokumentów rozliczeniowych ZUS RSA, a także ZUS DRA oraz dokonanie dopłaty zaniżonych składek wraz z należnymi odsetkami.
Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek wątpliwości co do ustalenia prawidłowej podstawy wymiaru zasiłku, istnieje możliwość wystąpienia do jednostki ZUS, właściwej ze względu na siedzibę płatnika, z wnioskiem o ustalenie podstawy wymiaru zasiłku. Wraz z pismem w tej sprawie należy przedłożyć niezbędnie dane dotyczące wynagrodzeń pracownika za okres 12 miesięcy przed powstaniem niezdolności do pracy (tj. w praktyce złożyć wypełnione zaświadczenie płatnika składek na druku ZUS Z-3).
Podstawa prawna
- art. 36–43 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512),
- art. 41, art. 46 ust. 2, art. 84 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.).