RADA
Powinien Pan uzupełnić wypłacone wcześniej świadczenie urlopowe. Druga rata świadczenia jest zwolniona ze składek pod warunkiem, że suma rat wypłaconego świadczenia nie przekroczy odpisu podstawowego odpowiedniego do warunków zatrudnienia danego pracownika.
UZASADNIENIE
Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nakłada na pracodawców wypłacających świadczenia urlopowe obowiązek ich wypłaty bez wniosku pracownika, najpóźniej w dniu poprzedzającym pierwszy minimum 14-dniowy wypoczynek pracownika w danym roku kalendarzowym. Większość małych przedsiębiorstw wypłacających świadczenia urlopowe wypłaca je w maksymalnej możliwej wysokości, która jest zwolniona z oskładkowania, tj. w wysokości odpisu podstawowego na fundusz socjalny obowiązującego w danym roku.
Prezes GUS ma obowiązek ogłoszenia przeciętnego wynagrodzenia będącego podstawą naliczenia odpisu na dany rok do 20 lutego danego roku (w tym roku nastąpiło to np. 19 lutego). W związku z tym, że odpisy podstawowe na dany rok są znane najwcześniej w połowie lutego danego roku, pracodawcy spotykają się z koniecznością wypłaty świadczeń urlopowych nie znając jeszcze ich wysokości. Dotyczy to świadczeń urlopowych dla pracowników, którzy wykorzystują minimum dwutygodniowy urlop na początku roku, przed ogłoszeniem podstawy naliczenia odpisu podstawowego przez GUS. W takich przypadkach należy przyjąć, że pracownikowi trzeba wypłacić świadczenie urlopowe w maksymalnej wysokości przysługującej za rok ubiegły.
WAŻNE!
Wstrzymywanie wypłaty świadczenia urlopowego do ogłoszenia przez Prezesa GUS kwoty będącej podstawą do naliczenia odpisu podstawowego na dany rok jest nieprawidłowe.
Jeżeli w wyniku wypłaty świadczenia urlopowego na początku roku nastąpiłoby zawyżenie świadczenia (odpis okazałby się niższy niż w ubiegłym roku), aby odzyskać nadpłacone pieniądze, pracodawca powinien uzyskać od pracownika zgodę na dokonanie potrącenia lub dochodzić jego zwrotu przed sądem na podstawie przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu.
Na ogół mamy jednak do czynienia z odwrotną sytuacją. Odpis podstawowy w danym roku jest wyższy niż w ubiegłym (np. na pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach w 2008 r. wynosi 906,61 zł, podczas gdy w zeszłym roku wynosił 804,60 zł). W takim przypadku pracodawca powinien niezwłocznie po uzyskaniu informacji na temat prawidłowej wysokości świadczenia urlopowego w danym roku uzupełnić pracownikowi wypłaconą wcześniej kwotę.
Świadczenie urlopowe jest zwolnione z oskładkowania do wysokości odpisu podstawowego. Przepisy nie uzależniają prawidłowości zwolnienia składkowego od tego, czy świadczenie będzie wypłacone od razu w całości, czy w ratach.
PRZYKŁAD
Pracownik rozpoczyna miesięczny urlop od 31 marca br. Pracodawca wypłacił mu 25 marca 1/3 należnej kwoty świadczenia urlopowego, ponieważ chwilowo nie mógł więcej. Dzięki temu pracownik mógł wcześniej wykupić ubezpieczenie na wyjazd. Resztę pieniędzy szef przekazał podwładnemu 28 marca 2008 r. Takie postępowanie jest prawidłowe, gdyż przed rozpoczęciem wykorzystywania urlopu zatrudniony mógł już dysponować pełną kwotą świadczenia. Całość świadczenia podlega zwolnieniu ze składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Cała kwota świadczenia urlopowego wypłacanego w ratach powinna zostać przekazana pracownikowi najpóźniej w przeddzień wykorzystywania urlopu wypoczynkowego. Oczywiście nie dotyczy to Pana przypadku, gdyż w przeddzień urlopu pracownika nie znał Pan prawidłowej wysokości świadczenia.
Świadczenie urlopowe zawsze podlega opodatkowaniu.
Podstawa prawna:
• art. 3 ust. 4-6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.),
• obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 19 lutego 2008 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2007 r. i w drugim półroczu 2007 r. (MP nr 16, poz. 181).
Arkadiusz Mika
specjalista w zakresie prawa pracy