Imienny raport miesięczny ZUS RSA złożony za ubezpieczonego, który nie miał w ciągu miesiąca innych nieobecności w pracy, należy wycofać, wysyłając jeszcze raz tzw. raport zerowy w komplecie z deklaracją rozliczeniową korygującą. Oba dokumenty muszą być opatrzone tym samym numerem identyfikatora.
Urlop bezpłatny jest okresem stanowiącym przerwę w podleganiu ubezpieczeniom, w którym pracownik nie świadczy pracy, a pracodawca za czas jego trwania nie wypłaca wynagrodzenia. Nieobecność ta powinna zostać wykazana w raporcie ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx oraz kodem świadczenia/przerwy 111 („urlop bezpłatny”). Okres urlopu wykazany w polu 03 części B raportu ZUS RSA („okres od – do”) nie może wykraczać poza miesiąc kalendarzowy, za który raport jest sporządzany.
PRZYKŁAD
Pracownik w okresie od 1 stycznia do 15 marca 2013 r. będzie przebywał na urlopie bezpłatnym. W związku z tym pracodawca będzie zobowiązany składać za niego raporty ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 111 („urlop bezpłatny”):
- za styczeń: z okresem od 1 do 31 stycznia,
- za luty: z okresem od 1 do 28 lutego,
- za marzec: z okresem od 1 do 15 marca.
Gdyby z jakiejś przyczyny pracodawca przekazując dokumenty rozliczeniowe np. za styczeń, nie wykazał urlopu bezpłatnego w RSA, wówczas musiałby złożyć korektę tego raportu. Nie mógłby styczniowego urlopu wykazać w raporcie składanym za luty.
W przedstawionej przez Państwa sytuacji nastąpi konieczność skorygowania dokumentu świadczeniowego ZUS RSA. Sposób, w jaki należy dokonać korekty, zależy od tego, czy w raporcie złożonym za ubezpieczonego widniały także inne okresy „świadczeniowe” niż anulowany urlop bezpłatny.
Jeśli – tak jak w analizowanym przypadku – w raporcie RSA jedyną absencją była wynikająca z urlopu bezpłatnego (którego pracownik ostatecznie nie wykorzystał), to raport ZUS RSA trzeba wycofać. W tym celu konieczne jest sporządzenie nowego raportu ZUS RSA i wpisanie w nim:
- kodu tytułu ubezpieczenia takiego, jak w pierwszorazowym raporcie ZUS RSA złożonym za tego ubezpieczonego, czyli 01 10 00,
- kodu świadczenia/przerwy „111” (takiego samego jak w pierwszym raporcie za ten miesiąc),
- okresu od 28.12.2012 r. do 28.12.2012 r. (takiego samego, jak w wycofywanym raporcie),
- liczby dni zasiłkowych/liczby wypłat: „0”,
- „0,00” w polu „kwota” (pole to można pozostawić także puste).
Inaczej będzie w przypadku, gdy pracownik, który złożył wniosek o urlop bezpłatny, został wykazany w tym miesiącu w kilku raportach świadczeniowych. Trzeba wówczas sporządzić komplet dokumentacji korygującej, w którym znajdą się poprawne raporty ZUS RSA oraz deklaracja rozliczeniowa korygująca, natomiast nie zostanie w nim uwzględniony błędny raport za okres niewykorzystanego urlopu bezpłatnego.
PRZYKŁAD
W komplecie dokumentów rozliczeniowych za grudzień 2012 r. płatnik złożył za pracownicę następujące raporty świadczeniowe ZUS RSA (z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00):
- z kodem świadczenia/przerwy 312 (zasiłek opiekuńczy) – okres od 3.12.2012 r. do 7.12.2012 r., kwota: 450 zł, liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat: 5,
- z kodem świadczenia/przerwy 313 (zasiłek chorobowy) – okres od 19.12.2012 r. do 21.12.2012 r., kwota: 320 zł, liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat: 3
- z kodem świadczenia/przerwy 111 (urlop bezpłatny) – okres: 28.12.2012 – 28.12.2012, liczba dni zasiłkowych/liczba wypłat: 1.
Płatnik chce wycofać raport z kodem świadczenia/przerwy 111, ponieważ ostatecznie pracownica nie wykorzystała przyznanego jej urlopu bezpłatnego. Pozostałe raporty (z kodami 312 i 313) są poprawne. W komplecie dokumentów rozliczeniowych korygujących, oznaczonym tym samym, kolejnym numerem identyfikatora, płatnik powinien przekazać deklarację rozliczeniową, dołączając do niej ponownie dwa poprawne raporty ZUS RSA – z kodem świadczenia/przerwy 312 oraz z kodem świadczenia/przerwy 313. W komplecie nie należy umieszczać raportu z kodem 111.
Imienne raporty miesięczne dzielą się na dwa typy – raporty składkowe (ZUS RCA i ZUS RZA, w których są przekazywane informacje o należnych składkach) oraz raporty świadczeniowe (ZUS RSA, które służą do przekazywania informacji o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek). Korekty dokonuje się w ramach jednego typu raportów. Jeżeli za ubezpieczonego został złożony zarówno raport składkowy, jak i świadczeniowy z tym samym kodem tytułu ubezpieczenia, a błąd jest tylko w jednym raporcie, to należy skorygować tylko ten jeden raport.
WAŻNE!
Jeżeli błąd dotyczy tylko raportu ZUS RSA, nie należy w komplecie dokumentów korygujących przesyłać poprawnego raportu ZUS RCA.
Imienne raporty korygujące każdorazowo trzeba przesyłać do ZUS wraz z deklaracją rozliczeniową korygującą. Płatnik przesyła do ZUS korekty raportów imiennych razem z deklaracją także w sytuacji, gdy w wyniku skorygowania raportów dane zawarte w poprzednio złożonej deklaracji DRA nie uległy żadnej zmianie. Komplet dokumentów korygujących trzeba oznaczyć tym samym numerem identyfikatora.
Przypomnijmy, że korektę imiennych raportów przekazuje się do ZUS w terminie 7 dni od daty stwierdzenia błędów przez płatnika w jego własnym zakresie lub od dnia otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.
Jeżeli konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem:
- decyzji ZUS – na złożenie korekty płatnik ma 7 dni od uprawomocnienia się decyzji;
- kontroli – korekta powinna zostać przesłana do ZUS nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli (art. 41 ust. 7b ustawy systemowej).
Oprócz tego płatnicy mają obowiązek kompleksowego sprawdzenia dokumentacji przesłanej do ZUS w danym roku kalendarzowym i przesłania korekt najpóźniej do 30 kwietnia danego roku za rok poprzedni.
Podstawa prawna:
- art. 41 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- załączniki nr 14 i nr 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444).