Jak prawidłowo złożyć formularz ZUS IWA za 2012 r.

Informacja ZUS IWA to formularz, w którym są podawane dane, na podstawie których ZUS wylicza wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe za dany rok kalendarzowy.

Zobowiązani do złożenia ZUS IWA

Formularza ZUS IWA za 2012 r. nie muszą przekazywać wszyscy płatnicy składek. Zobowiązani są do tego tylko ci płatnicy, którzy łącznie spełnią następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2013 r. (art. 31 ust. 7 ustawy wypadkowej),
• w 2012 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio na miesiąc co najmniej 10 ubezpieczonych (art. 28 ust. 2 ustawy wypadkowej),
• podlegają wpisowi do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON (art. 29 ust. 1 w związku z art. 28 ust. 2 ustawy wypadkowej).

Kto był „nieprzerwanie” płatnikiem w 2012 r.

Należy uznać, że firma była zgłoszona jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie przez cały 2012 r. i co najmniej jeden dzień w styczniu 2013 r., jeśli w każdym miesiącu 2012 r. zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej jedną osobę. Płatnik, który chociaż w jednym z miesięcy 2012 r. lub w styczniu 2013 r. nikogo nie zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego, nie spełnia warunku nieprzerwanego zgłoszenia, dlatego nie ma obowiązku złożenia formularza ZUS IWA za 2013 r.

Ze względu na złą sytuację ekonomiczną spółki należącej do holdingu, spółka ta zawarła porozumienie z inną spółką należącą do holdingu. Na mocy porozumienia delegowała do tej spółki wszystkich swoich pracowników na lipiec 2012 r. W tym czasie pracownicy przebywali u macierzystego pracodawcy na urlopach bezpłatnych. W lipcu 2012 r. spółka, która „wypożyczyła” pracowników innej spółce, nie zgłaszała zatem nikogo do ubezpieczenia wypadkowego. W związku z tym nie powinna składać formularza ZUS IWA za 2012 r., ponieważ nie była płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie przez cały 2012 r.

Firma remontowo-budowlana, która działa od 6 kwietnia 2012 r., zgłaszała w 2012 r. do ubezpieczenia wypadkowego przeciętnie 14 pracowników i 3 zleceniobiorców. Mimo że przeciętna liczba osób zgłaszanych przez tę firmę do ubezpieczenia wypadkowego jest wyższa niż 9 osób, to firma ta nie powinna składać formularza ZUS IWA za 2012 r., ponieważ stała się płatnikiem na ubezpieczenie wypadkowe dopiero w kwietniu 2012 r., a tym samym również nie spełniła warunku nieprzerwanego zgłoszenia jako płatnik składek przez cały 2012 r.

Jak ustalić, czy było co najmniej 10 ubezpieczonych

Aby ustalić liczbę osób, które płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego w 2012 r., należy kolejno:

• zsumować osoby podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach 2012 r., pamiętając, że:

– należy uwzględniać każdą osobę, która podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu przynajmniej przez 1 dzień miesiąca,

– każdą osobę należy wliczać jako 1 ubezpieczonego, tj. tylko jeden raz, nawet jeśli w tym samym miesiącu podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu z więcej niż jednego tytułu lub była zgłaszana do tego ubezpieczenia kilka razy,

• uzyskany wynik podzielić przez 12 miesięcy – ponieważ ZUS IWA muszą składać tylko ci płatnicy, którzy zgłaszali osoby do ubezpieczenia wypadkowego w każdym z 12 miesięcy 2012 r.

• ustaloną w ten sposób liczbę osób ubezpieczonych zaokrąglić do pełnych jedności:

– w górę – jeżeli końcówka jest większa lub równa 0,5,

– w dół – jeżeli końcówka jest mniejsza od 0,5.

Przedsiębiorstwo budowlane zgłaszało do ubezpieczenia wypadkowego w poszczególnych miesiącach 2012 r. następujące osoby:

Liczba ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach 2012 r.

* w tym jeden pracownik, z którym spółka dodatkowo zawarła umowę zlecenia na okres 3 miesięcy.

Ustalając liczbę ubezpieczonych spółka uwzględniła pracownika, z którym została dodatkowo zawarta umowa zlecenia na okres 3 miesięcy, jako jednego ubezpieczonego.

Łączna liczba osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach 2010 r.

W 2012 r. spółka zgłaszała do ubezpieczenia wypadkowego przeciętnie 12 ubezpieczonych:

139 ubezpieczonych : 12 miesięcy = 11,58, po zaokrągleniu 12 osób.

Ustalając liczbę ubezpieczonych należy pamiętać, by nie uwzględniać w niej osób, które:

• podlegały ubezpieczeniom społecznym, ale nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu (np. chałupników),
• przebywały przez cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego albo zostały powołane do odbywania zasadniczej służby wojskowej (w tych okresach takie osoby nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu),
• były wykazywane w dokumentach rozliczeniowych przekazywanych za okres po ustaniu tytułu podlegania ubezpieczeniom społecznym (gdy np. po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca wypłacił zaległe wynagrodzenie wynikające ze stosunku pracy i naliczył od niego należne składki na ubezpieczenia społeczne, w tym na ubezpieczenie wypadkowe).

Konieczny jest wpis w ewidencji rejestru REGON

Trzeci i ostatni warunek, od którego zależy obowiązek złożenia ZUS IWA za 2012 r., to wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON.

Wymóg ten wynika z faktu, że wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe dla konkretnego płatnika jest ustalana na podstawie jego rodzaju przeważającej działalności, który jest zakodowany według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Dla płatników należących do poszczególnych grup działalności przypisana jest konkretna wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Grupy działalności i przypisane im stopy procentowe określa załącznik nr 2 do rozporządzenia z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków.

Rodzaj przeważającej działalności płatnika ustala się według PKD ujętego w rejestrze REGON na 31 grudnia roku poprzedzającego dany rok składkowy (art. 29 ust. 1 ustawy wypadkowej). Oznacza to, że płatnicy, którzy 31 grudnia 2012 r. nie podlegali wpisowi do rejestru REGON, nie mają obowiązku składania informacji ZUS IWA za 2012 r.

Jak wypełnić formularz ZUS IWA za 2012 r.

Składając formularz ZUS IWA za 2012 r. należy wypełnić go w następujący sposób:

• w bloku I „Dane organizacyjne”:

– w polu 01 identyfikator dokumentu, który obejmuje numer informacji (dwie cyfry) oraz rok, za który jest ona składana (identyfikator informacji ZUS IWA składanej za 2012 r. po raz pierwszy to 01 2012),

– w polu 02 kod terytorialny jednostki terenowej ZUS według siedziby płatnika składek (wykaz tych kodów znajduje się w słowniku zawartym w programie Płatnik i w poradniku opublikowanym na stronie internetowej ZUS www.zus.pl);

• w bloku II „Dane identyfikacyjne płatnika składek” należy podać właściwy zestaw danych identyfikacyjnych płatnika – numery NIP, REGON, PESEL, nazwę skróconą, nazwisko i imię.

---

Nadal najistotniejsze są bloki:

• III „Dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego” oraz

● IV „Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki”.

W blokach tych należy wykazać dane, na podstawie których ZUS wylicza wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe obowiązującej płatnika.

W bloku III w polu 01 należy wpisać liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, ustaloną według zasad opisanych powyżej.

Natomiast w bloku IV płatnik składek powinien wpisać:

• w polu 01 – kod rodzaju przeważającej działalności według PKD, z jakim płatnik był ujęty w rejestrze REGON na 31 grudnia 2012 r.
• w polu 02 – liczbę ubezpieczonych poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem, które miały miejsce w 2012 r.
• w polu 03 – liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, które miały miejsce w 2012 r.

Ustalając liczbę poszkodowanych w wypadkach należy uwzględniać:

• pracowników, którzy zostali ujęci w rejestrze wypadków między 1 stycznia a 31 grudnia 2012 r. jako poszkodowani w wypadku przy pracy,
• innych ubezpieczonych (niebędących pracownikami), którzy ulegli wypadkowi w okresie podlegania ubezpieczeniu wypadkowemu i została za nich sporządzona karta wypadku w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r.

WAŻNE!

Jedna i ta sama osoba, która uległa więcej niż jednemu wypadkowi przy pracy w trakcie danego roku kalendarzowego, powinna być uwzględniona w liczbie poszkodowanych odpowiednio tyle razy, ilu uległa wypadkom.

Kwalifikacja prawna wypadku powinna odpowiadać kwalifikacji dokonanej w protokole powypadkowym lub w karcie wypadku.

Jeżeli w 2012 r. żaden z ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu nie uległ wypadkowi przy pracy, odpowiednio w polach 02.IV lub 03.IV należy wpisać liczbę „0”.

• w polu 04 – liczbę odpowiadającą wszystkim zatrudnionym w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy, według stanu na 31 grudnia 2012 r. W liczbie tej należy uwzględnić jedynie pracowników, tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 Kodeksu pracy).

W jakiej formie przekazać ZUS IWA

Płatnik ma obowiązek przekazać do ZUS formularz ZUS IWA w takiej samej formie, jaka obowiązuje go przy przekazywaniu innych dokumentów ubezpieczeniowych. Zatem płatnik, który rozlicza składki za więcej niż 5 osób i w związku z tym przekazuje dokumenty ubezpieczeniowe przez teletransmisję danych w formie dokumentów elektronicznych, również ZUS IWA musi przekazać w formie elektronicznej. W takim przypadku przekazywanie dokumentów ubezpieczeniowych w formie papierowej jest możliwe jedynie za zgodą ZUS.

Natomiast płatnik, który może przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej, ponieważ rozlicza składki za nie więcej niż 5 osób, również informację ZUS IWA może przekazać w takiej formie.

Brak ZUS IWA/błędy w ZUS IWA

Jeśli płatnik, który ma obowiązek złożyć formularz ZUS IWA za 2012 r., składał go również za dwa poprzednie lata (2010 r. i 2011 r.), to na podstawie danych o wypadkowości z tych trzech lat stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe, obowiązującą go przez cały kolejny rok składkowy (od 1 kwietnia 2013 r. do 31 marca 2014 r.), ustali mu ZUS. Zawiadomienie z ZUS w tej sprawie płatnik powinien otrzymać nie później niż do 20 kwietnia 2013 r. (art. 32 ust. 1 ustawy wypadkowej).

Płatnik, który nie przekaże formularza ZUS IWA albo przekaże go, ale wykaże w nim nieprawdziwe dane, w wyniku czego ZUS ustali obowiązującą go stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe w zaniżonej wysokości, poniesie konsekwencje tych nieprawidłowości. ZUS w takim przypadku wyznaczy w drodze decyzji obowiązującą płatnika przez cały nowy rok składkowy stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe w wysokości 150% stopy, jaka zostałaby ustalona na podstawie prawidłowych danych (art. 34 ust. 1 ustawy wypadkowej). Ponadto płatnik musi opłacić zaległe składki (wyrównanie zaniżonych składek) wraz z odsetkami za zwłokę. Przekazanie w informacji ZUS IWA nieprawdziwych danych oznacza również konieczność jej skorygowania (art. 31 ust. 10 ustawy wypadkowej).

Słowniczek:

Śmiertelny wypadek przy pracy – wypadek, w wyniku którego nastąpiła śmierć w okresie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia wypadku (art. 3 ust. 4 ustawy wypadkowej).

Ciężki wypadek przy pracy – wypadek, w wyniku którego nastąpiło ciężkie uszkodzenie ciała, takie jak: utrata wzroku, słuchu, mowy, zdolności rozrodczej lub inne uszkodzenie ciała albo rozstrój zdrowia, naruszające podstawowe funkcje organizmu, a także choroba nieuleczalna lub zagrażająca życiu, trwała choroba psychiczna, całkowita lub częściowa niezdolność do pracy w zawodzie albo trwałe, istotne zeszpecenie lub zniekształcenie ciała (art. 3 ust. 5 ustawy wypadkowej).

Rok składkowy – okres obowiązywania stopy procentowej składek na ubezpieczenie wypadkowe należnych za okres od 1 kwietnia danego roku do 31 marca następnego roku (art. 2 pkt 8 ustawy wypadkowej).

• art. 2 pkt 8, art. 27–34 ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 167, poz. 1322 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 listopada 2002 r. w sprawie różnicowania stopy procentowej składki na ubezpieczenie społeczne z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w zależności od zagrożeń zawodowych i ich skutków (Dz.U. Nr 200, poz. 1692 ze zm.).