Czy od kwoty ekwiwalentu za użytkowanie własnego sprzętu przez telepracownika należy opłacić składki i podatek

Prawidłowo ustalony ekwiwalent za użytkowanie na rzecz pracodawcy własnego komputera będzie zwolniony zarówno z oskładkowania, jak i z opodatkowania. Zwrot kosztów za opłacenie stałego łącza internetowego najczęściej jest uznawany przez organy podatkowe jako przychód wyłączony z opodatkowania, chociaż wykładnia nie jest tu jednolita. Natomiast wyłączenie składkowe nie dotyczy zwrotu opłat za Internet – taki przychód, zdaniem ZUS, należy oskładkować. Szczegóły w uzasadnieniu.

Telepraca jest elastyczną formą zatrudnienia. Umożliwia swobodne zarządzanie czasem i organizacją pracy przez telepracownika. Zakłada ona brak bezpośredniej kontroli pracownika oraz brak osobistej styczności w kontaktach z innymi pracownikami lub w relacjach przełożony – podwładny, a nacisk kładzie na konkretne wyniki pracy przesyłane w formie elektronicznej, najczęściej z użyciem Internetu. Jeżeli pracodawca ustali z pracownikiem, że ma on pracować w formie telepracy, to jest zobowiązany:

• dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy w formie telepracy,
• ubezpieczyć sprzęt,
• pokryć koszty związane z jego instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją,
• zapewnić telepracownikowi pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie jego obsługi (art. 67¹¹ § 1 Kodeksu pracy).

Pracownik i pracodawca mogą jednak umówić się, w odrębnej umowie, że pracownik dostarczy sprzęt i inne niezbędne do wykonywania pracy urządzenia (np. specjalistyczne narzędzia, oprogramowanie itp.), pokryje we własnym zakresie koszty jego ubezpieczenia, pomocy technicznej, serwisu czy bieżącej konserwacji sprzętu, a także będzie opłacać koszty Internetu. Strony mogą także, choć nie muszą, umówić się co do zasad rekompensaty finansowej dla pracownika z tego tytułu. Pracodawca ma bezwzględny obowiązek wypłaty ekwiwalentu tylko w przypadku, gdy pracownik używa do pracy własnego sprzętu lub pokrywa koszty jego ubezpieczenia (art. 67¹¹ § 2 pkt 1 Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Pracodawca ma bezwzględny obowiązek wypłaty ekwiwalentu w sytuacji, gdy pracownik użytkuje własny sprzęt lub ubezpiecza go na własny koszt.

Ustalając wysokość ekwiwalentu pracodawca powinien wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe (art. 67¹¹ § 3 Kodeksu pracy). Zasady udzielania i wysokość ekwiwalentu za używanie własnego sprzętu mogą także wynikać z regulaminu telepracy lub porozumienia o stosowaniu telepracy w zakładzie pracy.

Wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność (art. 21 ust. 1 pkt 13 updof). Ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent.

Aby taki przychód mógł zostać zwolniony z podatku, muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki:

• ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika (nie może on ich np. leasingować),
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą być niezbędne do wykonywania przez niego pracy, muszą mieć z nią związek i muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy,
• kwota ekwiwalentu jest adekwatna (ekwiwalentna) do wartości używanych narzędzi, materiałów lub sprzętu oraz stopnia (częstotliwości) ich zużycia,
• pracownik powinien posiadać dokumenty potwierdzające zakup narzędzi, materiałów lub sprzętu, a także koszty jego naprawy czy konserwacji (np. faktura, paragon, umowa sprzedaży).

Taką wykładnię potwierdzają organy skarbowe, m.in. Małopolski Urząd Skarbowy w interpretacji z 18 czerwca 2004 r. (informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego, sygn. PD-II/423/51/04/PO).

Zwolnienie podatkowe dotyczące ekwiwalentu za używanie do pracy własnego sprzętu przez pracownika nie budzi wątpliwości. Stanowisko organów podatkowych w zakresie opodatkowania zwrotu kosztów montażu sprzętu komputerowego i opłat za Internet nie jest natomiast jednolite.

Zagrożenia (–)

Stanowisko organów podatkowych w zakresie zwolnienia z opodatkowania ekwiwalentu za opłacone przez pracownika usługi, takie jak montaż sprzętu czy dostęp do łącza internetowego, jest niejednolite.

Można spotkać pogląd, że refundacja pracownikowi części kosztów zapewnienia łącza internetowego stanowi przychód ze stosunku pracy pracownika, który jest zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (m.in. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 lutego 2009 r., sygn. IPPB2/415–1553/08–2/MK). Z interpretacji tej wynika, że z podatku są zwolnione koszty związane z korzystaniem przez pracownika z własnego Internetu, ponieważ jest on nierozerwalnie połączony z wykonywaniem pracy w formie telepracy. Warunkiem jest jednak to, aby koszty te były wypłacone jako ekwiwalent pieniężny, którego wysokość będzie odzwierciedlała wydatki poniesione na ten cel przez pracownika, oraz aby stroną umowy na usługi internetowe był pracownik. Podstawą wypłaty ekwiwalentu powinny być dokumenty potwierdzające takie wydatki. Podobne stanowisko w tej kwestii zajął Minister Finansów w interpretacji z 29 października 2010 r. (sygn. DD3/033/166/IMD/09/PK-1320). Najnowsze interpretacje podatkowe wydawane przez organy skarbowe wskazują, że ta korzystna dla podatników wykładnia przepisów jest obecnie najbardziej rozpowszechniona.

Jednak Ministerstwo Finansów przedstawiało również odmienne stanowisko w tej kwestii. Zgodnie z nim, korzystanie przez pracownika z Internetu jest usługą, a nie materiałem, urządzeniem czy narzędziem w rozumieniu art. 21 ust. 1 pkt 13 updof. Dlatego zwrot kosztów jego instalacji czy miesięcznego abonamentu, nawet wypłacony jako ekwiwalent pieniężny, nie korzysta ze zwolnienia podatkowego (stanowisko Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu z 6 lutego 2007 r., sygn. ZD/4060–96/06).

Odmiennie kształtuje się wykładnia przepisów, na podstawie których ekwiwalent za używany do telepracy sprzęt komputerowy pracownika może zostać wyłączony z oskładkowania. W bieżącej wykładni, udzielanej przedsiębiorcom np. w trybie pisemnych interpretacji, ZUS stoi na stanowisku, że prawidłowo ustalony i wypłacony ekwiwalent za użytkowanie prywatnego sprzętu komputerowego nie podlega oskładkowaniu na podstawie § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego. Będzie tak wówczas, gdy ekwiwalent za użytkowanie własnego sprzętu pracownika spełnia warunki ustalone dla zwolnienia podatkowego. Inaczej natomiast rozstrzygnięta jest sprawa opłat np. za stały dostęp do Internetu. Zdaniem ZUS, ekwiwalent wypłacony z tytułu zwrotu kosztów za opłacone przez pracownika łącze internetowe podlega oskładkowaniu. Jako przemawiające za taką wykładnią ZUS wskazuje dwa argumenty.

Po pierwsze, udostępnienie stałego (lub bezprzewodowego) łącza internetowego nie jest „narzędziem”, „materiałem” ani „sprzętem”, lecz usługą. Natomiast zwolnione ze składek są wyłącznie ekwiwalenty za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika (§ 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia składkowego).

WAŻNE!

Od ekwiwalentu za opłacenie przez pracownika łącza internetowego należy odprowadzić składki ZUS.

Po drugie, abonament jest opłatą o stałej wysokości, bez względu na rzeczywiste korzystanie z sieci i wynika z umowy zawartej między korzystającym a dostawcą. Korzystający jest zobowiązany do opłacania abonamentu niezależnie od tego, czy używa łącza internetowego w celach prywatnych czy służbowych. Tymczasem aby korzystać ze zwolnienia składkowego, kwota wypłaconego ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom. Ponieważ nie jest możliwe ustalenie, jaka część opłaconej usługi faktycznie została wykorzystana na rzecz pracodawcy, ekwiwalent za opłacenie abonamentu należy uznać za przychód ze stosunku pracy podlegający oskładkowaniu.

PRZYKŁAD

Pracownicy wydawnictwa branżowego wykonują część pracy w domu. Wyniki swojej pracy, w postaci zredagowanych artykułów i przygotowanych materiałów graficznych, przesyłają do pracodawcy drogą elektroniczną. W związku z tym pracodawca zwraca każdemu z telepracowników wydatki poniesione na Internet (kwoty te są dokumentowane imiennymi fakturami wystawionymi przez operatora). Zwrot za przedstawione faktury jest przychodem z tytułu stosunku pracy i musi zostać doliczony do podstawy wymiaru składek.

W razie wątpliwości dotyczących ustalenia podstawy wymiaru składek za ekwiwalent wypłacany za opłacenie przez pracownika stałego łącza internetowego lub innych usług związanych z obsługą komputera użytkowanego do telepracy, można wystąpić do ZUS z wnioskiem o wydanie pisemnej interpretacji, w trybie art. 10 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.

Podstawa prawna:

• art. 67⁵–67¹⁴ Kodeksu pracy,
• § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.),
• art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r.poz. 361 ze zm.),
• art. 10, art. 10a ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447 ze zm.).