Jak prawidłowo zgłosić i wyrejestrować z ZUS pracownika lub zleceniobiorcę będącego uczniem bądź studentem

Szczególne uregulowania w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego dotyczą uczniów oraz studentów przed ukończeniem 26 lat, którzy są zatrudnieni na podstawie umów zlecenia, a także uczniów – pracowników, którzy w świetle przepisów prawa pracy są uznawani za pracowników młodocianych.

Uczeń i student na zleceniu

Umowa zlecenia, co do zasady, stanowi tytuł do objęcia obowiązkiem ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu, a także obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu, w okresie od dnia oznaczonego w umowie zlecenia jako dzień jej rozpoczęcia do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy (art. 13 pkt 2 ustawy systemowej). Przepisy przewidują tu jednak wyjątek. Osoby młode, do ukończenia 26. roku życia, będące uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych i ponadpodstawowych oraz studentami z tytułu umowy zlecenia w ogóle nie powinny być zgłaszane do ZUS. Taka umowa nie skutkuje dla nich obowiązkiem ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (art. 6 ust. 4 ustawy systemowej). Przychód uzyskany ze zlecenia wykonywanego przez zleceniobiorcę będącego uczniem/studentem przed ukończeniem 26. roku życia będzie oskładkowany tylko w sytuacji, gdy umowa zlecenia będzie zawarta z własnym pracodawcą (lub wykonywana na jego rzecz).

Zagrożenia(–)

Jeśli umowę zlecenia uczeń/student do 26. roku życia zawarł z własnym pracodawcą, wówczas przychód z tytułu tej umowy podlega oskładkowaniu łącznie z przychodem ze stosunku pracy.

Studentem jest każda osoba kształcąca się na studiach pierwszego stopnia (np. licencjackich, inżynierskich) lub drugiego stopnia (uzupełniające studia magisterskie) albo na jednolitych studiach magisterskich, o których mowa w ustawie z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. z 2012 r. poz. 572 ze zm.), tj. na:

• studiach pierwszego stopnia – licencjackich lub inżynierskich umożliwiających uzyskanie wiedzy i umiejętności w określonym zakresie kształcenia oraz przygotowujących do pracy w określonym zawodzie, kończących się uzyskaniem tytułu licencjata albo inżyniera,
• studiach drugiego stopnia – magisterskich umożliwiających uzyskanie specjalistycznej wiedzy w określonym zakresie kształcenia i przygotowujących do twórczej pracy w określonym zawodzie, kończących się uzyskaniem tytułu magistra albo tytułu równorzędnego,
• jednolitych studiach magisterskich – na które są przyjmowani kandydaci posiadający świadectwo dojrzałości, umożliwiających uzyskanie specjalistycznej wiedzy w określonym zakresie kształcenia, jak również przygotowujących do twórczej pracy zawodowej, kończących się uzyskaniem tytułu magistra albo tytułu równorzędnego.

WAŻNE!

Za studenta nie uważa się uczestnika studiów doktoranckich ani słuchacza studiów podyplomowych.

Za studenta uznaje się osobę od dnia wpisania na listę studentów do dnia ukończenia przez nią studiów lub skreślenia z listy studentów. W praktyce, aby mieć pewność, że dana osoba została przyjęta w poczet studentów, a także od którego dnia to nastąpiło, najlepiej zażądać od zatrudnionego na zlecenie okazania zaświadczenia z uczelni, potwierdzającego oba fakty. Analogicznie, zleceniobiorca będący uczniem powinien przedłożyć zaświadczenie ze szkoły. W kolejnych miesiącach zatrudnienia należy sprawdzać legitymacje studenckie/szkolne, a także uzyskać od zleceniobiorcy zobowiązanie (najlepiej w formie pisemnej – może być to ujęte w ramach oświadczenia zleceniobiorcy) do poinformowania płatnika, jeżeli status studenta/ucznia zostanie przez daną osobę utracony.

Umowa o pracę z uczniem

Umowa o pracę zawsze skutkuje obowiązkiem zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń niezależnie od tego, ile ma lat i czy jest jednocześnie studentem bądź uczniem. Szczególne uregulowania w tym zakresie dotyczą osób, które nie ukończyły jeszcze 18. roku życia.

Pracownikiem młodocianym jest osoba, która ukończyła 16 lat, a nie osiągnęła jeszcze 18. roku życia. Osobę młodocianą, która nie posiada kwalifikacji zawodowych, można zatrudnić na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego. Dopuszczalne jest również zatrudnienie młodocianego tak, jak zwykłego pracownika, ale taka umowa ma charakter wyjątkowy, gdyż zatrudnienie może dotyczyć tylko prac lekkich (art. 200¹ § 1 Kodeksu pracy). Pracownik młodociany podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu na zasadach obowiązujących w odniesieniu do pracowników. Kod tytułu ubezpieczenia, z którym powinien zostać zgłoszony do ZUS, to 01 20 xx (pracownik młodociany).

Wyrejestrowanie zleceniobiorcy, zgłoszenie pracownika

Płatnik zleceniodawca, który dowiedział się od zatrudnionego zleceniobiorcy, że ten podejmuje naukę i potwierdził tę informację przez uzyskanie zaświadczenia z uczelni/szkoły, powinien w 7-dniowym terminie wyrejestrować zleceniobiorcę z ZUS za pomocą formularza ZUS ZWUA.

PRZYKŁAD

Firma Alpha Sp. z o.o. zatrudnia zleceniobiorcę, który został zgłoszony do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Zleceniobiorca w czerwcu poinformował płatnika, że został przyjęty na pierwszy rok studiów zaocznych. W październiku zleceniobiorca potwierdził wpisanie go na listę studentów od 1 października 2012 r. przedstawiając zleceniodawcy zaświadczenie wydane przez dziekanat wydziału, na którym podjął studia, oraz okazanie aktualnej legitymacji studenckiej. Osoba ta jest zwolniona z obowiązku ubezpieczeniowego z tytułu umowy zlecenia do ukończenia studiów (lub skreślenia z listy studentów), chyba że wcześniej ukończy 26. rok życia. Jeżeli tak się stanie, ponownego zgłoszenia z tytułu umowy zlecenia należy dokonać od dnia 26. urodzin zleceniobiorcy.

Z kolei pracodawca, który zdecydował się na zatrudnienie osoby młodocianej w celu przygotowania zawodowego, musi pamiętać o tym, że mimo iż taki ubezpieczony, co do zasady, podlega ubezpieczeniom jak inni pracownicy, to jednak z wynagrodzeniem, zgłoszeniem do ZUS oraz wyrejestrowywaniem z ubezpieczeń po zakończeniu nauki wiążą się pewne odrębności.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie wprowadza własnej, szczegółowej definicji pojęcia „pracownik młodociany”, dlatego w celu ustalenia obowiązku ubezpieczeniowego należy zastosować definicję wskazaną w Kodeksie pracy. Zdaniem niektórych ekspertów oznacza to, że do pracownika młodocianego należy ściśle stosować definicję zawartą w Kodeksie pracy, zgodnie z którą za pracownika młodocianego uważa się każdą osobę w wieku od 16. do 18. roku życia, zatrudnioną na podstawie umowy o pracę (art. 190 § 1 Kodeksu pracy). Oznaczałoby to, że obowiązek zgłoszenia takiego pracownika w ZUS z kodem tytułu ubezpieczenia 01 20 xx jest ograniczony przede wszystkim wiekiem ubezpieczonego – zgodnie z definicją kodeksową, w dniu ukończenia 18 lat taka osoba traci status pracownika młodocianego.

Wykładnia prezentowana w tym zakresie przez ZUS jest jednak odmienna. Zdaniem ZUS, jeżeli pracownik młodociany, zatrudniony w celu przygotowania zawodowego, w trakcie nauki zawodu ukończy 18 lat, nadal powinien być zgłoszony w ZUS z kodem właściwym pracownikom młodocianym, czyli 01 20 xx – aż do zakończenia nauki w tym trybie.

Wyjaśnienia ZUS z 10 lipca 2012 r. w sprawie zasad zgłaszania i wyrejestrowywania pracowników młodocianych

Mimo że w tej kwestii pojawiają się rozbieżności interpretacyjne, dla płatnika składek rozliczającego się z ZUS bezpieczniej jest stosować wykładnię prezentowaną przez ten organ. Dzięki temu uniknie on uczestniczenia w postępowaniach wyjaśniających i konieczności składania korekt w dokumentacji zgłoszeniowej oraz rozliczeniowej.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 pkt 1 i pkt 4, ust. 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• art. 66 ust. 1 pkt 1, lit. a, lit. e ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.),
• art. 190–206 Kodeksu pracy,
• art. 2 ust. 1 pkt 5, pkt 7, pkt 8, pkt 9, pkt 18k ustawy z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. z 2012 r. poz. 572 ze zm.),
• rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania (Dz.U. Nr 60, poz. 278 ze zm.).