W uzasadnionych przypadkach ZUS może wyrazić zgodę na przesyłanie przez płatników rozliczających składki za więcej niż 5 osób dokumentów rozliczeniowych w innej formie niż przekaz elektroniczny. Płatnik, który nie ma technicznych możliwości wykonania obowiązku ustawowego przekazywania dokumentów przez Internet, może się zwrócić do oddziału ZUS z wnioskiem o zgodę na przekazywanie dokumentacji w innej postaci (na nośniku bądź w formie wydruku). Aby uzyskać taką zgodę, trzeba zwrócić się do oddziału ZUS, któremu podlega firma, z wnioskiem o wydanie pozwolenia na przekazywanie dokumentów w innej formie niż przekaz elektroniczny.
ZUS rozpatrzy wniosek w terminie 14 dni i udzieli pisemnej odpowiedzi z informacją o przyjęciu bądź odrzuceniu wniosku. Jeżeli uzyska Pan zgodę ZUS na dalsze przekazywanie dokumentacji w formie papierowych wydruków z programu Płatnik, uniknie Pan konieczności zakupu certyfikatu kwalifikowanego. Nie będzie Pan również musiał zlecać rozliczeń osobie, która taki certyfikat posiada, co także najprawdopodobniej stanowiłoby dodatkowe obciążenie dla finansów firmy.
Dokumenty elektroniczne wysyłane do ZUS drogą teletransmisji muszą zostać opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego osoby, która jest odpowiedzialna za przekazanie tych dokumentów. Certyfikat kwalifikowany jest wystawiany jego właścicielowi z zastosowaniem odpowiednich procedur weryfikacji tożsamości. Klucz prywatny zapisany na karcie kryptograficznej, służący właścicielowi certyfikatu do składania podpisu, jest zabezpieczony kodem PIN. Taki certyfikat jest przyporządkowany do konkretnej osoby, która jako jedyna ma prawo się nim posługiwać. Nie jest on przyporządkowany np. do firmy lub do grupy pracowników przedsiębiorstwa (np. działu kadr).
Obecnie koszt zakupu takiego certyfikatu wraz z urządzeniem do jego obsługi to ok. 350 zł, a koszt jego odnowienia (średnio co 2 lata) to ok. 100 zł. Warto rozważyć jego zakup, ponieważ posługiwanie się przekazem elektronicznym może okazać się bardziej opłacalne.
Ponadto, posiadając certyfikat kwalifikowany, można przesyłać dokumenty nie tylko do ZUS, ale również deklaracje do urzędu skarbowego, bez konieczności sporządzania dodatkowych papierowych egzemplarzy.