Obowiązki płatnika w przypadku przejęcia pracodawcy

Gdy jeden podmiot przejmuje inny podmiot – wraz ze zobowiązaniami wynikającymi z zawartych z pracownikami umów o pracę (w trybie art. 23¹ k.p.) zarówno po stronie przejmowanego, jak i przejmującego zakładu pracy powstają określone obowiązki w zakresie zgłaszania do ubezpieczeń oraz rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne.

Przejmowany podmiot jako płatnik składek powinien sporządzić i przekazać do ZUS:

• wyrejestrowanie z ubezpieczeń – na formularzu ZUS ZWUA – pracowników:

– którzy są przejmowani przez nowego płatnika – z kodem przyczyny wyrejestrowania: „600” – inna przyczyna wyrejestrowania (od dnia przejęcia przez inny podmiot);

– dla których wygasa stosunek pracy lub z którymi dany podmiot rozwiązuje umowę o pracę – na zasadach ogólnych, z kodem przyczyny wyrejestrowania: „100” – ustanie tytułu do ubezpieczeń;

• zgłoszenie wyrejestrowania płatnika (od dnia przejęcia przez inny podmiot) na formularzu ZUS ZWPA;
• zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek na formularzu ZUS ZIPA, wykazując w bloku II swoje dane, tj. dane dotychczasowego (przejmowanego) płatnika, zaś w bloku III dane nowego (przejmującego) płatnika składek.

Podmiot przejmujący powinien sporządzić i przekazać do ZUS zgłoszenia wszystkich osób podlegających ubezpieczeniom (na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA), w tym pracowników przejętego podmiotu – od daty przejęcia.

Dodatkowo pracodawca przejmujący, w zależności od potrzeb, powinien sporządzić i przekazać do ZUS:

• zgłoszenie płatnika składek – na formularzu ZUS ZPA w trybie zmiany – w przypadku gdy w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu płatnika składek nastąpiły zmiany w danych ewidencyjnych płatnika (np. nazwa);
• aktualną informację o adresach prowadzenia działalności gospodarczej przez płatnika składek – na formularzu ZUS ZAA;
• aktualną informację o numerach rachunków bankowych płatnika składek – na formularzu ZUS ZBA.

W przypadku gdy poprzedni (przejęty) płatnik uległ likwidacji i nie sporządził oraz nie przekazał do ZUS ww. dokumentów, dokumenty te (w jego imieniu) jest zobowiązany sporządzić i przekazać do ZUS nowy płatnik, tj. podmiot, który wszedł w prawa i obowiązki zlikwidowanego przedsiębiorstwa.

Przejęcie części pracowników

W przypadku gdy jest przejmowana tylko część pracowników danego zakładu pracy, przejmowani pracownicy powinni zostać wyrejestrowani z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego od dnia przejęcia na formularzu ZUS ZWUA, na którym to formularzu przejmowany pracodawca powinien wpisać kod przyczyny wyrejestrowania – „600”. Następnie podmiot przejmujący powinien zgłosić tych pracowników na druku ZUS ZUA. W przypadku przejmowania tylko części pracowników nie należy składać formularza ZUS ZIPA (tj. zmiana danych identyfikacyjnych płatnika).

Ważne!

Zarówno gdy następuje przejęcie tylko części pracowników przez nowy podmiot, a pozostali pracownicy w dalszym ciągu pracują, jak i w przypadku przejęcia wszystkich pracowników zmiana rozliczeń musi się dokonać poprzez wyrejestrowanie przejmowanych pracowników z ubezpieczeń oraz ponowne ich zgłoszenie przez nowy podmiot.

Likwidacja jednego płatnika

Jeżeli nastąpiła likwidacja jednego płatnika, a drugi płatnik został zobowiązany do wypłaty osobie, której nie zgłaszał do ubezpieczeń, należności przysługujących od zlikwidowanego płatnika, np. wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, przed przekazaniem do ZUS za tę osobę dokumentów rozliczeniowych, drugi płatnik (nowy płatnik) jest zobowiązany zgłosić tę osobę do ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA (gdy osoba ta podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu).

W zgłoszeniu należy wypełnić:

• Blok II, tj. dane identyfikacyjne płatnika składek – dane płatnika, który wypłaca należności;
• Blok III, tj. dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń – dane identyfikacyjne ubezpieczonego aktualne na dzień sporządzania druku;
• Blok V pole 01, kod tytułu ubezpieczenia – 50 00 xx;
• aktualne dane adresowe,
• Blok XV (ZUS ZUA) lub XIV (ZUS ZZA).

Osoby takiej nie należy wyrejestrowywać z ubezpieczeń. Należne składki powinny być wykazane w imiennym raporcie miesięcznym z kodem tytułu do ubezpieczeń 50 00 xx składanym za miesiąc, w którym nastąpiła wypłata należności. W przypadku przejęcia zakładu pracy w trybie art. 23¹ k.p. nowy pracodawca z mocy prawa staje się (stroną stosunków pracy), czyli pracodawcą dla przejmowanych pracowników.

Pomimo zmiany pracodawcy umowy o pracę nie zostają rozwiązane i są kontynuowane. Natomiast w przypadku osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, tj. umowy-zlecenia lub umowy o dzieło, przejmujący zakład staje się stroną zawartych umów, jeżeli nastąpiło zbycie (wniesienie aportem) przedsiębiorstwa.

Warto tutaj wspomnieć o tym, że przedsiębiorstwo jako zespół składników materialnych i niematerialnych przeznaczonych do prowadzenia działalności gospodarczej obejmuje wszystko, co wchodzi w skład przedsiębiorstwa (art. 55¹ k.c.). Także czynność prawna mająca za przedmiot przedsiębiorstwo obejmuje wszystko, co wchodzi w skład przedsiębiorstwa, chyba że co innego wynika z treści czynności prawnej albo z przepisów szczególnych (art. 55² k.c.).

Zatem nowy podmiot przejmujący przedsiębiorstwo powinien stać się również stroną dotychczasowych umów cywilnoprawnych. Przejęcie przedsiębiorstwa nie powoduje więc rozwiązania umów cywilnoprawnych.

Oczywiście, jak w przypadku pracowników, również zleceniobiorcy powinni zostać wyrejestrowani z ubezpieczeń (przez przejmowany podmiot) na formularzu ZUS ZWUA – kod przyczyny wyrejestrowania „600” oraz zgłoszeni do ubezpieczeń przez podmiot przejmujący na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA (gdy z umowy-zlecenia podlegają wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu).

Korekta dokumentów

W sytuacji gdy zakład pracy przejął zobowiązania drugiego pracodawcy i zachodzi konieczność skorygowania danych w dokumentach rozliczeniowych za okres, kiedy składał je poprzedni właściciel, korekty powinien dokonać nowy płatnik. W dokumentach rozliczeniowych w bloku „Dane identyfikacyjne płatnika” należy jednak wykazać dane poprzedniego płatnika. Natomiast w przypadku, gdyby nowy podmiot przejmował tylko część pracowników, a obydwie firmy kontynuowałyby działalność, wówczas korekty dokumentów za okres, kiedy osoby były pracownikami poprzedniego zakładu, dokonuje poprzedni zakład.

Podstawa prawna:

• art. 23¹ Kodeksu pracy;
• art. 55¹–55² Kodeksu cywilnego;
• rozporządzenie MPiPS z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (DzU nr 186, poz. 1444 ze zm.).