Tak, w uzasadnionych przypadkach ZUS może wyrazić zgodę na przekazywanie dokumentacji rozliczeniowej w formie dokumentów papierowych, mimo że płatnik rozlicza składki za więcej niż 5 osób. Warto jednak, aby rozważył Pan zakup certyfikatu kwalifikowanego, ponieważ w dłuższej perspektywie ten wydatek może przynieść spore oszczędności. Szczegóły w uzasadnieniu.
Płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą przekazywać do ZUS dokumenty w formie papierowej według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z programu Płatnik. Ta grupa płatników ma również prawo przekazywać dokumentację na informatycznych nośnikach danych, takich jak np. CD, albo w formie elektronicznej (art. 47a ust. 1 ustawy systemowej). Dla wszystkich pozostałych płatników, którzy rozliczają składki za ubezpieczonych, jedynym i obowiązującym sposobem przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS jest transmisja danych w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym. Dokumenty przekazywane w sposób niezgodny z wymaganiami określonymi w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych nie są przyjmowane przez ZUS, co jest równoznaczne z nieprzekazaniem dokumentów. Może to narazić płatnika na sankcje za niezłożenie (lub nieterminowe złożenie) wymaganej przepisami dokumentacji.
Zagrożenia (–)
Dokumenty przesłane do ZUS w innej formie niż obowiązująca danego płatnika, nie są przyjmowane, co jest jednoznaczne z ich niezłożeniem.
W uzasadnionych przypadkach ZUS może wyrazić zgodę na przesyłanie przez płatników rozliczających składki za więcej niż 5 osób dokumentów rozliczeniowych w innej formie niż przekaz elektroniczny (art. 47a ust. 3 ustawy systemowej). Płatnik, który nie ma technicznych możliwości wykonania obowiązku ustawowego przekazywania dokumentów przez Internet, może się zwrócić do oddziału ZUS z wnioskiem o zgodę na przekazywanie dokumentacji w innej postaci (na nośniku bądź w formie wydruku). Aby uzyskać taką zgodę, powinien Pan zwrócić się do oddziału ZUS, któremu podlega Pana firma, z wnioskiem o wydanie pozwolenia na przekazywanie dokumentów w innej formie niż przekaz elektroniczny. Taki wniosek powinien zawierać:
- dane identyfikacyjne płatnika,
- uzasadnienie braku możliwości przekazywania dokumentów w formie elektronicznej,
- informację, jaką formę przekazywania dokumentacji będzie stosował płatnik.
ZUS rozpatrzy wniosek w terminie 14 dni i udzieli pisemnej odpowiedzi z informacją o przyjęciu bądź odrzuceniu wniosku. Jeżeli uzyska Pan zgodę ZUS na dalsze przekazywanie dokumentacji w formie papierowych wydruków z programu Płatnik, uniknie Pan konieczności zakupu certyfikatu kwalifikowanego. Nie będzie Pan również musiał zlecać rozliczeń osobie, która taki certyfikat posiada, co także najprawdopodobniej stanowiłoby dodatkowe obciążenie dla finansów firmy.
Korzyści (+)
W uzasadnionych przypadkach płatnik składek może uzyskać zgodę ZUS na przekazywanie dokumentów w innej formie niż przekaz elektroniczny, nawet jeżeli rozlicza składki za więcej niż 5 ubezpieczonych.
Dokumenty elektroniczne wysyłane do ZUS drogą teletransmisji muszą zostać opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego osoby, która jest odpowiedzialna za przekazanie tych dokumentów. Certyfikat kwalifikowany jest wystawiany jego właścicielowi z zastosowaniem odpowiednich procedur weryfikacji tożsamości. Klucz prywatny zapisany na karcie kryptograficznej, służący właścicielowi certyfikatu do składania podpisu, jest zabezpieczony kodem PIN. Taki certyfikat jest przyporządkowany do konkretnej osoby, która jako jedyna ma prawo się nim posługiwać. Nie jest on przyporządkowany np. do firmy lub do grupy pracowników przedsiębiorstwa (np. działu kadr).
WAŻNE!
Certyfikat kwalifikowany jest przyporządkowany wyłącznie do tożsamości osoby, która go użytkuje.
Obecnie koszt zakupu takiego certyfikatu wraz z urządzeniem do jego obsługi to ok. 350 zł, a koszt jego odnowienia (średnio co 2 lata) to ok. 100 zł. Warto rozważyć jego zakup, ponieważ posługiwanie się przekazem elektronicznym może okazać się dla Pana bardziej opłacalne. Dokument elektroniczny podpisany za pomocą certyfikatu kwalifikowanego jest równoważny pod względem skutków prawnych z dokumentem podpisanym własnoręcznie, a jednocześnie może być przesłany znacznie szybciej niż dokument papierowy i bez generowania dodatkowych kosztów. Przechowywanie i katalogowanie dokumentów cyfrowych jest łatwiejsze, podobnie jak odnajdywanie wśród nich niezbędnych informacji.
Ponadto, posiadając certyfikat kwalifikowany, może Pan przesyłać dokumenty nie tylko do ZUS, ale również deklaracje do urzędu skarbowego, bez konieczności sporządzania dodatkowych papierowych egzemplarzy dla urzędu.
Podstawa prawna:
- art. 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- art. 3 pkt 2–3 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.),
- art. 3a Ordynacji podatkowej,
- rozporządzenie Ministra Finansów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz.U. Nr 246, poz. 1817 ze zm.).