W jaki sposób wypełnić druk ZUS ZSWA za 2011 r.

Wskazany w ustawie termin 31 marca w 2012 r. wypada w tym roku w sobotę, dlatego zgodnie z przepisami ulega przesunięciu na najbliższy następujący po sobocie dzień roboczy.

Formularz ZUS ZSWA należy złożyć w celu udokumentowania okresów pracy, w których ubezpieczony wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w ustawie o emeryturach pomostowych (art. 3 ust. 1 i 3 tej ustawy).

Zgłoszenie na ZUS ZSWA ma służyć wykazywaniu okresów, za które za pracowników została opłacona składka na Fundusz Emerytur Pomostowych. Wyjątkiem było wykazywanie okresu pracy „szczególnej” w 2009 r., w którym nie istniał obowiązek opłacania składek na ten fundusz.

Słowniczek:

Prace w szczególnych warunkach – prace związane z czynnikami ryzyka, które z wiekiem mogą z dużym prawdopodobieństwem spowodować trwałe uszkodzenie zdrowia, wykonywane w szczególnych warunkach środowiska pracy, determinowanych siłami natury lub procesami technologicznymi, które mimo zastosowania środków profilaktyki technicznej, organizacyjnej i medycznej stawiają przed pracownikami wymagania przekraczające poziom ich możliwości, ograniczony w wyniku procesu starzenia się jeszcze przed osiągnięciem wieku emerytalnego, w stopniu utrudniającym ich pracę na dotychczasowym stanowisku.

Prace o szczególnym charakterze – prace wymagające szczególnej odpowiedzialności oraz szczególnej sprawności psychofizycznej, których możliwość należytego wykonywania w sposób niezagrażający bezpieczeństwu publicznemu, w tym zdrowiu lub życiu innych osób, zmniejsza się przed osiągnięciem wieku emerytalnego na skutek pogorszenia sprawności psychofizycznej, związanego z procesem starzenia się.

Ustawa o emeryturach pomostowych, która wprowadziła obowiązek sporządzania ZUS ZSWA, weszła w życie 1 stycznia 2009 r. W związku z tym w formularzu ZUS ZUA zaciemniono blok X dotyczący danych o pracy w szczególnych warunkach/w szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów obowiązujących do końca 2008 r. Oznacza to, że nie ma konieczności zgłoszenia zmiany/korekty danych zawartych w dokumencie ZUS ZUA dotyczących pracy w szczególnych warunkach/w szczególnym charakterze, przypadających po 31 grudnia 2008 r. Wszystkie te dane należy podawać w dokumencie ZUS ZSWA.

Termin na złożenie formularza ZUS ZSWA

Dokument ZUS ZSWA ma obowiązek przekazać raz w roku płatnik składek, który zatrudnia pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Terminem na złożenie zgłoszenia o pracy „szczególnej” wykonywanej w danym roku jest 31 marca następnego roku kalendarzowego (art. 38 ust. 2 ustawy o emeryturach pomostowych). W związku z tym, że 31 marca przypada w tym roku w sobotę, formularz ZUS ZSWA za 2011 r. płatnicy składek powinni złożyć najpóźniej do 2 kwietnia 2012 r.

Jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni (art. 57 § 4 Kodeksu postępowania administracyjnego, dalej k.p.a.). W uchwale NSA z 15 czerwca 2011 r. (I OPS 1/11) sobota na gruncie procedury administracyjnej została uznana za dzień równorzędny z dniem ustawowo wolnym od pracy w rozumieniu art. 57 § 4 k.p.a. W związku z tym, jeśli termin na złożenie dokumentów ubezpieczeniowych przypada w sobotę, wówczas termin na przekazanie dokumentów mija w najbliższy dzień roboczy.

Termin na przekazanie ZUS ZSWA obowiązuje również w stosunku do byłych pracowników.

Jerzy P. wykonywał pracę w szczególnych warunkach od 1 marca 2009 r. do dnia rozwiązania umowy o pracę, czyli do15 lutego 2011 r. Za 2011 r. za tego pracownika należy przekazać informację o wykonywaniu przez niego pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, z wykazanym faktycznym okresem tej pracy (1.01.2011 – 15.02.2011), do 2 kwietnia 2012 r. (łącznie z informacjami za innych pracowników).

Wyjątkowo formularz ZUS ZSWA trzeba złożyć w trakcie roku kalendarzowego, gdy:

• pracownik wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej,
• płatnik składek znalazł się w upadłości lub likwidacji.

Jeśli pracownik wystąpi z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej, płatnik składek powinien przekazać zgłoszenie danych o wykonywanej przez niego pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w danym roku kalendarzowym, w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku o emeryturę. Jeśli płatnik nie złożył do tego czasu zgłoszenia za poprzedni rok kalendarzowy, powinien przekazać do ZUS dwa zgłoszenia ZUS ZSWA – dotyczące pracy w poprzednim i w bieżącym roku kalendarzowym.

Pracownik wykonujący pracę w szczególnych warunkach złożył wniosek o emeryturę pomostową 29 lutego 2012 r. W terminie 7 dni od tej daty płatnik składek miał obowiązek złożyć za niego 2 formularze ZUS ZSWA:

• pierwszy, w którym podał okresy wykonywania pracy „szczególnej” w 2011 r.,
• drugi, w którym podał okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach w 2012 r.

Za pozostałych pracowników płatnik składek złoży formularze ZUS ZSWA dotyczące 2011 r. w terminie do 2 kwietnia 2012 r., a dotyczące 2012 r. – do 1 kwietnia 2013 r. (31 marca 2013 r. wypada w niedzielę).

Po przekazaniu za pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze dokumentu ZUS ZSWA w ciągu 7 dni po złożeniu przez niego wniosku o emeryturę pomostową, nie ma obowiązku ponownego przekazania za niego ZUS ZSWA w terminie do 31 marca następnego roku kalendarzowego. Płatnik może jednak ponownie przekazać tę informację w zgłoszeniu zbiorczym ZUS ZSWA, tj. w zgłoszeniu dotyczącym wszystkich pracowników wykonujących pracę „szczególną”. ZUS nie będzie tego uważał za błąd.

Gdy płatnik musi przekazać ZUS ZSWA za dany rok wcześniej z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji, powinien to zrobić najpóźniej w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek (na ZUS ZWPA). Jeśli upadłość lub likwidacja nastąpiła przed przekazaniem ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy, najpóźniej w dniu złożenia wyrejestrowania płatnik powinien przekazać również zgłoszenie dotyczące poprzedniego roku kalendarzowego.

Forma składania ZUS ZSWA

Zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze i korygujące zgłoszenie należy przekazywać w takiej samej formie, jaka obowiązuje płatnika składek w odniesieniu do innych dokumentów zgłoszeniowych ubezpieczonego.

Nie jest możliwe przekazanie do ZUS dokumentu ZUS ZSWA w postaci elektronicznej w jednym zestawie z dokumentami zgłoszeniowymi czy rozliczeniowymi.

WAŻNE!

Dokument ZUS ZSWA powinien być przekazywany do ZUS oddzielnie od innych dokumentów – jako jeden lub więcej dokumentów ZSWA (o różnych identyfikatorach) w jednym zestawie.

Okresy uwzględniane w formularzu ZUS ZSWA

Na formularzu ZUS ZSWA mają być z zasady przekazywane informacje tylko za tych pracowników, za których płatnik miał obowiązek opłacać składki na Fundusz Emerytur Pomostowych. Wyjątkiem był 2009 r., który powinien być uwzględniony w formularzu za 2010 r., mimo że za 2009 r. nie były odprowadzane składki na FEP.

W formularzu ZUS ZSWA powinny być wykazywane okresy, za które faktycznie została opłacona składka na FEP (począwszy od 2010 r.).

Żaden okres, za który jest prawidłowo opłacana składka na FEP, nie powinien być wyłączony z okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wykazywanych w formularzu ZUS ZSWA.

Pracownik wykonuje pracę w szczególnych warunkach od 1 lutego 2009 r. W 2011 r. korzystał z dwóch 10-dniowych urlopów wypoczynkowych. W dokumencie ZUS ZSWA za 2011 r. o numerze identyfikatora 001 płatnik składek wykazał pracownika z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 00 i podał następujące dane:

• kod pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze 201,
• okres: 01.01.2011–31.12.2011,
• wymiar czasu pracy: 1/1.

Okresy urlopu wypoczynkowego wlicza się do okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Okresy nieuwzględniane w formularzu ZUS ZSWA

Przy wypełnianiu ZUS ZSWA należy pomijać wszystkie okresy, za które nie była należna składka na FEP. Nie można zatem uwzględniać okresów niewykonywania pracy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe lub świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, ponieważ okresy te nie są uwzględniane przy ustalaniu okresu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (art. 12 ustawy o emeryturach pomostowych).

Zatem wypełniając ZUS ZSWA trzeba pomijać okresy:

• niezdolności do pracy, za które zostało wypłacone wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne,
• za które pracownik otrzymał zasiłek opiekuńczy bądź macierzyński.

Ponadto przy ustalaniu okresu zatrudnienia w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie należy uwzględniać okresów urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego oraz służby wojskowej.

Pracownik jest zatrudniony od 16 maja 1975 r. na stanowisku maszynisty lokomotyw spalinowych. Jest niezdolny do pracy z powodu choroby od 15 września 2011 r. W bloku III B. ZUS ZSWA „Dane o pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze” należy wykazać okres pracy od 01.01.2011 do dnia poprzedzającego niezdolność do pracy, za którą pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy.

Sporządzanie ZUS ZSWA w programie Płatnik

Formularz ZUS ZSWA został zamieszczony w programie Płatnik. Można go utworzyć manualnie, wypełniając pusty formularz uzyskany za pomocą polecenia „Nowy”, użytego w widoku ikony „ZUS ZSWA”. Lepszą opcją jest korzystanie z kreatora dokumentu ZUS ZSWA. Program wspiera użytkownika w zakresie automatycznego tworzenia dokumentu ZUS ZSWA na podstawie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze zgromadzonych w kartotece ubezpieczonego. Kreator dokumentów ZUS ZSWA umożliwia utworzenie dokumentu tylko dla tych ubezpieczonych, którzy w kartotece mają zarejestrowane okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w danym roku.

Aby automatycznie utworzyć dokument, należy wykonać poniższe czynności.

Krok 1. Wprowadzić dane o pracy „szczególnej”

W tym celu w „Kartotece ubezpieczonego” w zakładce „Inne dane” należy wypełnić wszystkie wymagane informacje o wykonywaniu przez pracownika ww. pracy, tj.:

• kod tytułu ubezpieczenia (01 10 xx);
• odpowiedni kod pracy wybrany ze słownika;
• okres pracy „od” – w kartotece programu Płatnik okres ten nie może być wcześniejszy niż 01.01.2009 także w przypadku, gdy pracownik był zatrudniony na tym stanowisku również przed dniem wejścia w życie ustawy o emeryturach pomostowych i jest to właściwie jedyne ograniczenie. Poza tym w kartotece można zapisać okres w dowolny sposób, np. od 1.01.2009 do 31.12.2011, jeśli nie było przerw w wykonywaniu pracy „szczególnej”, program wybierze do ZSWA okres zgodny z identyfikatorem, czyli np. od 1.01.2011 do 31.12.2011, jeśli tworzonym dokumentem będzie ZUS ZSWA za 2011 r. Gdy w kartotece istnieje wpis z poprzedniego roku (1.09.2009 – 31.12.2010), to bieżące okresy można dopisać (np. 1.01.2011 – 31.12.2011) lub tylko zmienić datę końcową z 31.12.2010 na 31.12.2011.
• okres pracy „do” – okres ten nie może być późniejszy niż 31 grudnia roku, za który jest przekazywana informacja;
• wymiar czasu pracy, w jakim pracownik wykonywał prace w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze (w okresie, za jaki jest składana ta informacja; a jeśli wymiar się zmieniał – odrębnie dla okresu pracy w poszczególnych wymiarach).

Jeżeli pracownik wykonuje prace „szczególne” nieprzerwanie, okres ten może być wpisany łącznie. Jeśli jednak w okresie wykonywania tej pracy były przerwy spowodowane np. chorobą własną lub członka rodziny, okresy pracy należy wykazać rozdzielnie, pomijając okres niewykonywania tej pracy.

WAŻNE!

Z ZUS ZSWA musi wynikać okres, w jakim pracownik nie wykonywał pracy „szczególnej” z powodu np. własnej choroby.

Krok 2. Utworzyć ZUS ZSWA

W następnej kolejności należy utworzyć dokument ZUS ZSWA za pomocą kreatora na podstawie wprowadzonych danych. W tym celu należy:

• wybrać z górnego menu opcję „Narzędzia”, a następnie polecenie „Twórz zgłoszenie ZUS ZSWA”,
• uzupełnić wartości w odpowiednich polach edytowanego dokumentu ZUS ZSWA.

Możliwe jest utworzenie zgłoszenia lub korekty ZSWA za wszystkich lub za wybranych ubezpieczonych.

Import ZSWA z programu kadrowego

Innym sposobem na uzupełnienie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze jest import dokumentów ZUS ZSWA z programu kadrowo-płacowego. Należy jednak pamiętać, że w przeciwieństwie do innych dokumentów podczas importu ZUS ZSWA nie są tworzone kartoteki dla nowych ubezpieczonych (osób, które nie miały kartoteki w programie Płatnik), a więc dokumenty dla nowych osób nie zostaną wczytane. Dla nowych ubezpieczonych najpierw należy utworzyć kartotekę (ręcznie lub przez import innego dokumentu), a dopiero później wczytać dokument ZUS ZSWA.

Jeśli na ZUS ZSWA przygotowywanym za 2011 r. (w polu I.01. „Identyfikator zgłoszenia” jest rok 2011), tworzonym drogą importu lub przy użyciu polecenia „Nowy” w polach „Okres pracy szczególnej”, „Od” i „Okres pracy szczególnej”, „Do” zostanie podany inny rok niż 2011, to taki dokument jest wypełniony błędnie. Błąd zostanie wykryty przez program i musi zostać poprawiony „ręcznie”. Przy tworzeniu dokumentu za pomocą kreatora program automatycznie dobiera okresy pracy „szczególnej” z kartoteki ubezpieczonego i tego typu błąd nie powinien się pojawić.

Instrukcja wypełniania druku

I. DANE ORGANIZACYJNE

• W polu 01 – należy wpisać identyfikator zgłoszenia (numer/rok), czyli 001 2011.

Numer – oznacza numer raportu za dany rok kalendarzowy. Pierwszy dokument za dany rok kalendarzowy ma numer 001. Dokument elektroniczny może zawierać dowolną liczbę pozycji (bloków) dotyczących zarówno tego samego, jak i innych ubezpieczonych.

Następne dokumenty ZUS ZSWA (dotyczące tego samego roku kalendarzowego, ale składane w innych terminach) należy numerować kolejnymi identyfikatorami (z zakresu 002 – 999). Nie ma przy tym znaczenia, czy dokument jest zestawieniem zbiorczym czy nie oraz czy w dokumencie dokonywane są zgłoszenia czy korekty zgłoszeń. Nie należy składać więcej niż jednego dokumentu z danym identyfikatorem.

Dokument ZUS ZSWA może być składany jako:

1) roczne zestawienie składane zbiorczo za ubezpieczonych wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, które może zawierać pozycje:

– za wszystkich ubezpieczonych, którzy w 2011 r. wykonywali pracę „szczególną” – nawet jeśli płatnik przekazał już za niektórych pracowników ZUS ZSWA na ich wniosek; w zestawieniu zbiorczym pracownicy ci mogą zostać powtórzeni,

– za pozostałych ubezpieczonych (tj. z pominięciem tych, za których płatnik przekazał prawidłowe ZUS ZSWA w poprzednim roku), którzy jeszcze nie zostali zgłoszeni za 2011 r. albo zostali zgłoszeni, ale konieczna jest korekta tego zgłoszenia,

2) jednorazowe (imienne) zgłoszenie – w sytuacji gdy ubezpieczony w trakcie roku wystąpi z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej,

3) korekta zgłoszenia imiennego (pojedynczego ubezpieczonego),

4) zgłoszenie zbiorcze – w sytuacji gdy płatnik jest w trybie likwidacji lub upadłości.

Płatnik składek w lipcu 2011 r. złożył dokument ZUS ZSWA, oznaczony identyfikatorem 001 2011 za ubezpieczonego Jana Kowalskiego, który złożył wniosek o emeryturę pomostową. W dokumencie tym pracodawca wykazał okres pracy w szczególnych warunkach od 1.01.2011 do 20.07.2011.

W listopadzie 2011 r. płatnik składek złożył korektę ZUS ZSWA, oznaczoną identyfikatorem 002 2011 za Jana Kowalskiego.

W dokumencie tym pracodawca wykazał okres pracy w szczególnych warunkach od 1.01.2011 do 25.04.2011, ponieważ poprzednio podał okres pracy łącznie z okresem pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego.

W marcu 2012 r. płatnik składek złożył dokument ZUS ZSWA, oznaczony identyfikatorem 003 2011 za pozostałych 47 ubezpieczonych, którzy w 2011 r. wykonywali pracę w warunkach szczególnych w tym zakładzie pracy.

• Pól 02 i 03 – nie wypełnia się.

II. DANE IDENTYFIKACYJNE PŁATNIKA SKŁADEK

Blok ten należy wypełnić wpisując dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG-1, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika składek – dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku CEIDG-1.

• W polu 01 – należy wpisać numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) nadany płatnikowi przez urząd skarbowy, nie oddzielając kreskami poszczególnych członów.

• W polu 02 – należy wpisać numer REGON nadany płatnikowi przez Główny Urząd Statystyczny i ewidencjonowany w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (numer ten może mieć 9 lub 14 znaków i należy go wpisać wraz z występującymi „0”).

• Pola 03–05 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

• w polu 03 – należy wpisać numer ewidencyjny PESEL,

• pola 04 i 05 – wypełnia się wyłącznie w sytuacji, gdy płatnikowi nie nadano numerów NIP, REGON lub PESEL albo jednego z nich:

w polu 04 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:

1 – w przypadku dowodu osobistego,

2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej,

w polu 05 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w pole 04 – dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej.

• W polu 06 – należy wpisać nazwę skróconą płatnika, jaka została podana w zgłoszeniu płatnika składek lub we wniosku CEIDG-1.

• Pola 07–09 – wypełnia płatnik składek będący osobą fizyczną:

– w polu 07 – należy wpisać nazwisko płatnika składek (człony nazwiska oddzielić kreską),

– w polu 08 – należy wpisać pierwsze imię płatnika składek,

– w polu 09 – należy wpisać datę urodzenia płatnika składek (dzień/miesiąc/rok).

III.A. DANE IDENTYFIKACYJNE OSOBY WYKONUJĄCEJ PRACĘ W SZCZEGÓLNYCH WARUNKACH LUB O SZCZEGÓLNYM CHARAKTERZE

W tym bloku należy wykazać dane podane w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych ubezpieczonego – dane podane w bloku IV dokumentu ZUS ZIUA. W zależności od tego, czy dokonujemy zgłoszenia czy korekty, należy:

• w przypadku pierwszorazowego zgłoszenia osoby jako pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze – w polu 01 wpisać „X”,

• w przypadku zgłoszenia korekty danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w polu 02 wpisać „X”.

Powinno być wypełnione tylko jedno z pól – 01 lub 02.

WAŻNE!

Brak prawidłowego zgłoszenia ubezpieczonego na druku ZUS ZUA/ZUS ZZA spowoduje niepoprawne przetworzenie dokumentu ZUS ZSWA dla tego ubezpieczonego.

Dokonując korekty okresów wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze płatnik składek powinien podać wszystkie okresy pracy za dany rok, tak aby odzwierciedlały one rzeczywisty stan faktyczny.

W pierwszym zgłoszeniu płatnik podał dwa okresy pracy w szczególnych warunkach:

• 01.01.2011–31.03.2011,
• 01.05.2011–31.12.2011.

W dokumencie korygującym podał natomiast jeden okres: 01.01.2011–30.06.2011. To oznacza, że w całym 2011 r. pracownik pracował w szczególnych warunkach tylko w okresie 01.01.2011–30.06.2011.

Przy korektach należy więc podawać wszystkie prawidłowe dane za ubezpieczonego/ubezpieczonych wymagających korekty, ponieważ została przyjęta zasada, że informacja korygująca będzie „przykrywała” poprzednią informację.

• W polu 03 – należy wpisać numer PESEL osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

• Pola 04 od 1 września 2011 r. nie wypełnia się.

• Pola 05 i 06 – należy wypełnić wyłącznie w sytuacji, gdy osoba wykonująca pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze nie posiada numeru identyfikacyjnego PESEL:

– w polu 05 – w zależności od rodzaju dokumentu należy wpisać:

1 – w przypadku dowodu osobistego,

2 – w przypadku paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej,

– w polu 06 – należy wpisać serię i numer – odpowiednio do kodu wpisanego w polu 05 – dowodu osobistego, paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej.

• W polu 07 – należy wpisać nazwisko osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (poszczególne człony nazwiska oddzielić kreską).

• W polu 08 – należy wpisać pierwsze imię osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

• W polu 09 – należy wpisać datę urodzenia osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

III.B. DANE O PRACY W SZCZEGÓLNYCH WARUNKACH LUB O SZCZEGÓLNYM CHARAKTERZE

• W polu 01 – należy wpisać sześcioznakowy kod tytułu ubezpieczenia.

Na dokumencie ZUS ZSWA mogą wystąpić wyłącznie następujące kody tytułu ubezpieczenia: 01 10, 01 11, 01 20, 01 25, 01 26, 05 20, 05 30.

W razie użycia innych kodów w programie Płatnik wystąpi błąd krytyczny. Wynika to z zasady, że ustawa o emeryturach pomostowych dotyczy wyłącznie pracowników oraz ubezpieczonych z tytułu działalności twórczej lub artystycznej tancerzy zawodowych, wykonujących prace związane z bardzo ciężkim wysiłkiem fizycznym po 31 grudnia 2008 r.

Nie należy sporządzać ZUS ZSWA za żołnierzy zawodowych ani funkcjonariuszy zwolnionych ze służby, którzy nie spełniają warunków do nabycia prawa lub utracili prawo do emerytury określonej w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym tych osób i za których istnieje obowiązek opłacenia składek na FEP. Wykazy zamieszczone w załącznikach nr 1 i 2 do ustawy o emeryturach pomostowych nie zawierają służby w charakterze żołnierza lub funkcjonariusza mimo obowiązku opłacania składki na FEP w ww. przypadkach.

WAŻNE!

Nie należy sporządzać ZUS ZSWA za żołnierzy zawodowych ani funkcjonariuszy zawodowych, za których zostały opłacone składki na FEP.

• W polu 02 – należy wpisać 3-znakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wymieniony w części III załącznika nr 18 do rozporządzenia MPiPS z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów.

• W polach 03 i 04 – należy podać okres wykonywania pracy „szczególnej”:

• w polu 03 – należy wpisać datę (dd/mm/rrrr), od kiedy rozpoczął się okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze z podanego kodu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,

• w polu 04 – należy wpisać datę (dd/mm/rrrr), do kiedy trwał okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze z podanego kodu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Data w polu 03 „Od” (dd/mm/rrrr) nie może być późniejsza od daty w polu 04 „Do” (dd/mm/rrrr). Jeśli obie daty będą takie same, przyjmuje się, że pracownik pracował w szczególnych warunkach lub wykonywał pracę o szczególnym charakterze dokładnie 1 dzień. Data w polu 03 „Od” (dd/mm/rrrr) nie może być wcześniejsza niż:

– 1 stycznia roku poprzedzającego – jeśli zgłoszenie jest przekazywane za rok poprzedni; w informacji składanej w 2012 r. nie może to być data wcześniejsza niż 1 stycznia 2011 r.,

– 1 stycznia roku bieżącego – jeśli zgłoszenie jest przekazywane w roku, w trakcie którego ubezpieczony wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej lub płatnik został postawiony w stan likwidacji lub upadłości.

Data w polu 04 „Do” (dd/mm/rrrr) nie może być późniejsza niż:

– 31 grudnia roku poprzedzającego – jeśli zgłoszenie jest przekazywane za rok poprzedni,

– dzień wypełnienia zgłoszenia – jeśli zgłoszenie jest przekazywane w roku, w trakcie którego ubezpieczony wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej lub w trakcie którego płatnik został postawiony w stan likwidacji lub upadłości.

W składanym dokumencie okres obowiązywania kodu pracy musi być domknięty. Data „do” musi być podana również wtedy, gdy dokument jest składany w ciągu roku.

• W polu 05 – należy wpisać wymiar czasu pracy, w którym była wykonywana praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze o podanym kodzie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, w postaci ułamka zwykłego, np.:

1/2 – dla połowy pełnego wymiaru czasu pracy,

7/8 – dla siedmiu ósmych wymiaru czasu pracy lub

150/176 – gdy wymiar czasu pracy jest określony w godzinach.

WAŻNE!

Jeśli wymiar czasu pracy u danego ubezpieczonego zmieniał się, to należy oddzielnie wykazać poszczególne okresy z wymiarem czasu pracy w polach 06–09, 10–13, 14–17.

Jeżeli liczba okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze przekracza 4, na dokumencie ZUS ZSWA należy wypełnić dla danego ubezpieczonego następny blok, odpowiednio od III do VI.

VII. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK

W tym bloku płatnik poświadcza prawdziwość wykazanych danych.

• W polu 01 – należy wpisać datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok).

• W polu 02 – płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona musi złożyć podpis.

• W polu 03 – należy umieścić pieczątkę płatnika składek (jeśli płatnik ją posiada).

Korekta ZUS ZSWA

Płatnik składek ma obowiązek złożyć korektę zgłoszenia ZUS ZSWA w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podanych w nim informacji przez:

• płatnika składek we własnym zakresie,
• ZUS,
• właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy.

Korektę należy składać w formie nowego zgłoszenia zawierającego wszystkie prawidłowe dane w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od dnia otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS lub organ Państwowej Inspekcji Pracy.

Termin na dokonanie korekty jest inny, gdy konieczność jej sporządzenia wynika z decyzji ZUS lub z przeprowadzonej przez ZUS kontroli. W pierwszym przypadku korektę trzeba złożyć w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się decyzji ZUS; w drugim – w ciągu 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

W przypadku korygowania dokumentu ZUS ZSWA w bloku I „Dane organizacyjne” należy wpisać kolejny numer dokumentu za dany rok kalendarzowy z zakresu 002–999.

Przy dokonywaniu korekty okresów pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze płatnik powinien w ZUS ZSWA:

• zaznaczyć pole 02 w bloku III.A,
• wypełnić na nowo wszystkie okresy za dany rok, tak aby odzwierciedlały stan rzeczywisty.

Została przyjęta zasada, że informacja korygująca będzie „przykrywała” poprzednią informację. Zatem w korekcie muszą być zawarte wszystkie prawidłowe dane.

Podstawa prawna:

• art. 12, art. 35–41 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. Nr 237, poz. 1656 ze zm.),
• art. 18 ust. 1–2 i ust. 8, art. 21 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444).