Nie mogą Państwo wypłacić pracownikowi wynagrodzenia chorobowego na podstawie dostarczonego faksem odpisu zwolnienia lekarskiego. Może on ewentualnie stanowić podstawę do uznania nieobecności pracownika za usprawiedliwioną. W takim przypadku za czerwiec należy złożyć za pracownika raport ZUS RSA z kodem 151. Jeśli za ten okres pracownik otrzyma wynagrodzenie chorobowe, będą je Państwo musieli wykazać w raporcie ZUS RSA za miesiąc, w którym nastąpi wypłata tego wynagrodzenia (najprawdopodobniej za lipiec br.). Będą Państwo musieli wówczas również korygować raport ZUS RSA złożony z kodem 151.
UZASADNIENIE
Pracodawca przekazuje do ZUS dokumenty rozliczeniowe (imienne raporty miesięczne i deklarację miesięczną) po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym do rozliczania składek. Za każdy miesiąc kalendarzowy ma obowiązek złożyć za pracownika imienny raport:
- ZUS RCA, w którym wykazuje rozliczone składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne i/lub
- ZUS RSA, w którym wykazuje przerwy w opłacaniu składek i kwoty wypłaconych świadczeń.
Okresy przerw w opłacaniu składek o kodach 111, 121, 122, 151, 152 (urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy bez prawa do wynagrodzenia i okres nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy) muszą być wykazywane w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który jest składany raport ZUS RSA. Oznacza to, że w polach „Data od” i „Data do” nie mogą zostać podane daty wykraczające poza pierwszy i ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport.
Inaczej jest przy wykazywaniu okresu pobierania wynagrodzenia za okres choroby i innych świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Należy je wykazywać i rozliczać w dokumentach składanych za miesiąc, w którym zostały wypłacone. Przy czym okres, za który zostało wypłacone świadczenie w razie choroby bądź macierzyństwa (kody 212, 214, 311, 312, 313, 314, 321, 322, 331, 332) oraz okres, za który zostało wypłacone wyrównanie tych świadczeń (kody 215, 216, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335 i 336) nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport ZUS RSA. Zatem daty podane w polach „Data od” i „Data do” mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport, ale nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport.
WAŻNE!
Świadczenia za czas niezdolności do pracy należy rozliczać w dokumentach za miesiąc, w którym nastąpiła ich wypłata.
Przy ustalaniu prawa do zasiłku lub wynagrodzenia za okres choroby dokumentem potwierdzającym niezdolność do pracy jest zaświadczenie lekarskie wystawione przez upoważnionego lekarza na druku ZUS ZLA. Prawo do świadczenia chorobowego można ustalić i wypłacić dopiero po przedłożeniu takiego zaświadczenia. W razie zagubienia zaświadczenia lekarskiego, lekarz, który wydał zaświadczenie, na wniosek ubezpieczonego sporządza wypis z kopii tego zaświadczenia. Zwolnienie lekarskie przekazane faksem nie jest właściwym dokumentem do wypłaty zasiłku.
Rodzaj raportu, jaki należy złożyć za pracownika w podanej sytuacji, zależy od tego, jakie dokumenty będą w posiadaniu pracodawcy w chwili sporządzania raportów za czerwiec br.
Jeśli w momencie sporządzania dokumentów rozliczeniowych za czerwiec br. zakład pracy będzie posiadał dokumenty, z których będzie wynikać, że pracownik jest uprawniony do świadczenia za okres nieobecności w pracy (oryginał zwolnienia lekarskiego lub wypis z kopii tego zwolnienia), to nie będzie potrzeby składania za ten miesiąc raportu ZUS RSA z wykazanym okresem przerwy w opłacaniu składek. Okres świadczenia i przerwy zostanie wykazany w dokumentach za miesiąc, w którym nastąpi wypłata świadczenia.
Jeśli jednak zakład pracy w chwili sporządzania dokumentów rozliczeniowych za czerwiec nie będzie posiadał odpowiedniego dokumentu służącego do wypłaty świadczenia, to powinien okres nieobecności pracownika wykazać w raporcie ZUS RSA – odpowiednio do sytuacji, uznając ją za usprawiedliwioną niepłatną (kod 151) lub nieusprawiedliwioną (kod 152).
Kwestia wyboru odpowiedniego kodu zależy od uznania nieobecności za usprawiedliwioną bądź nieusprawiedliwioną. Może tu mieć właśnie znaczenie przysłanie faksem wypisu z kopii zwolnienia lekarskiego.
Jeśli złożą Państwo za pracownika za czerwiec br. raport ZUS RSA z kodem 151 lub 152 (z powodu braku oryginału/wypisu z kopii zwolnienia lekarskiego na dzień sporządzania raportu), to po wypłacie świadczenia należy również skorygować ten raport. Korygujący raport za czerwiec br. należy sporządzić podając w bloku III.B ten sam okres nieobecności w polach 03 i 04 co w raporcie pierwszorazowym; a pola 05 (liczba dni zasiłkowych) i 06 (kwota) pozostawić puste. Właściwy kod świadczenia należy podać w polu 02.
Podstawa prawna
- art. 41 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- art. 53 ust. 1, art. 64 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.),
- § 2 ust. 5 i ust. 6, rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. Nr 78, poz. 465 ze zm.),
- załącznik nr 18 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444 ze zm.).