Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie płatnika składek, w miejscach prowadzenia przez niego działalności oraz w miejscach prowadzenia działalności przez osoby trzecie, w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. Chodzi tu w szczególności o dosyć częstą sytuację, kiedy cała dokumentacja płacowo-księgowa znajduje się nie u płatnika, ale np. w biurze rachunkowym, które prowadzi jego rozliczenia. Inspektor kontroli ma wówczas prawo do przeprowadzenia postępowania w siedzibie biura rachunkowego.
Miejsce prowadzenia czynności kontrolnych
Kontrolujący ma prawo wstępu oraz poruszania się po terenie siedziby kontrolowanego płatnika lub miejscu prowadzenia przez niego działalności, bez potrzeby uzyskiwania i okazywania przepustki. Nie podlega również rewizji osobistej, nawet jeżeli jest przewidziana w wewnętrznym regulaminie kontrolowanego przedsiębiorstwa. Inspektor ma za to obowiązek stosować się do obowiązujących na terenie kontrolowanego zakładu zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
W szczególnych przypadkach, gdy płatnik nie zapewnia właściwych warunków do przeprowadzenia kontroli, może być ona przeprowadzona w innym miejscu – np. w siedzibie wydziału kontroli ZUS. W takiej sytuacji płatnik ma obowiązek wydać badaną dokumentację na czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania – nie dłuższy jednak niż trzy tygodnie. Z wydania dokumentów sporządza się protokół. ZUS zapewnia płatnikowi, na jego żądanie, dostęp do wydanych dokumentów.
Badanie dokumentacji
Sprawdzając prawidłowość rozliczeń płatnika z Zakładem, inspektor dokonuje porównania dokumentacji złożonej do ZUS i zaewidencjonowanej w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS (KSI ZUS) z dokumentacją źródłową, która odzwierciedla faktyczny stan zobowiązań płatnika wobec Zakładu. Osoba kontrolująca płatnika ma prawo do badania wszelkich ksiąg i dokumentów finansowo-księgowych oraz innych nośników informacji, związanych z zakresem kontroli wskazanym w upoważnieniu do jej przeprowadzenia. W pierwszej kolejności będą to zbiorcze i szczegółowe listy płac, karty zasiłkowe, plan kont obowiązujący w firmie oraz wydruki z poszczególnych kont księgowych. Badając prawidłowość zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego, inspektor kontroli może zażądać umów zawieranych z osobami zatrudnionymi oraz innych dokumentów przechowywanych w ich aktach osobowych. Wszystkie te dokumenty płatnik składek ma obowiązek udostępnić. Jeżeli dokumentacja finansowo-księgowa lub osobowa jest sporządzona w obcym języku, płatnik musi przedstawić kontrolującemu jej tłumaczenie na język polski.
Inspektor kontroli ma również prawo do zabezpieczania dowodów. Zatem w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości kontrolujący sporządzi kopie dokumentacji źródłowej, na podstawie której ustali stan faktyczny odmienny od wykazanego przez płatnika w dokumentach przekazywanych do ZUS. Kopie dokumentów zostaną następnie przez przedsiębiorcę poświadczone za zgodność z oryginałem, opieczętowane i podpisane przez kontrolującego, ponumerowane i włączone do akt kontroli. Co ważne, płatnik ma obowiązek zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia tych czynności, udostępnić potrzebne urządzenia techniczne, a także sporządzić i wydać kontrolującemu kopie dokumentów związanych z zakresem wskazanym w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli, jeżeli kontrolujący takich kopii zażąda. Wszystkie te czynności płatnik ma obowiązek wykonać nieodpłatnie.
Dokumentację źródłową porównuje się z dokumentami złożonymi przez płatnika i zapisanymi w KSI ZUS. Stan rozliczeń płatnika z ZUS ustala się na dzień rozpoczęcia kontroli, z uwzględnieniem czasu, który potrzebny jest na przetworzenie złożonych dokumentów przez system informatyczny (od złożenia dokumentu potrzeba zazwyczaj kilku dni, aby stały się one widoczne w systemie). Dlatego też niewskazane jest składanie jakichkolwiek korekt dokumentów w trakcie trwania kontroli. Jednak nawet jeżeli płatnik korekty takie złoży, nie będą one już brane pod uwagę jako materiał porównawczy dla dokumentacji źródłowej.
Przesłuchanie płatnika i świadków
Środek dowodowy w postaci przesłuchania płatnika lub ubezpieczonego może zostać użyty, jeżeli po wyczerpaniu innych środków dowodowych lub wręcz wobec ich braku pozostały jeszcze okoliczności niewyjaśnione, a mające wpływ na wynik postępowania kontrolnego. W toku kontroli mogą również zostać przesłuchani świadkowie.
Inspektor ma prawo legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne w procesie kontroli – m.in. na potrzeby przeprowadzanego przesłuchania. Ponieważ płatnik składek ma prawo czynnie uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, inspektor musi poinformować go o przeprowadzeniu dowodu z zeznań świadków. Płatnik składek powinien znać wcześniej termin przesłuchania i ma prawo w nim uczestniczyć. Jeżeli wymagają tego okoliczności i brak jest możliwości ustalenia stanu faktycznego w inny sposób, przesłuchany może zostać również sam płatnik w charakterze strony postępowania.
Zarówno świadkowie, jak i strona zeznają pod rygorem odpowiedzialności karnej (art. 233 § 1 kodeksu karnego). O fakcie tym oraz o sankcjach za złożenie fałszywych zeznań muszą zostać poinformowani przed rozpoczęciem składania zeznań – przyjęcie tego do wiadomości potwierdzają własnoręcznym podpisem na pierwszej stronie protokołu przesłuchania. Ponadto w protokole przesłuchania znajdują się dane osobowe osoby zeznającej, imię i nazwisko oraz numer legitymacji służbowej inspektora prowadzącego postępowanie, adres miejsca przesłuchania, dane osób obecnych przy przesłuchaniu.
Przesłuchanie przeprowadza inspektor kontroli – zadaje pytania i zapisuje odpowiedzi, które padają ze strony płatnika lub świadka. Treść zeznań zostaje wiernie, nieraz wręcz drobiazgowo, utrwalona w protokole przesłuchania. Osoba zeznająca ma prawo zapoznać się z nią po zakończeniu przesłuchania i zgłosić ewentualne uwagi, sprostowania lub dopowiedzenia. Na koniec, gdy protokół jest w pełni zgodny z zeznaniem, zostaje potwierdzony podpisem przez kontrolującego oraz osobę przesłuchiwaną.
Wyłączenie inspektora z udziału w kontroli
Jednym z najważniejszych warunków prawidłowości prowadzenia postępowania kontrolnego jest całkowita bezstronność osoby, która to postępowanie prowadzi. Ze względu na ten wymóg inspektor kontroli ZUS podlega wyłączeniu z udziału w postępowaniu, na zasadach przewidzianych przez kodeks postępowania administracyjnego, w przypadku zaistnienia okoliczności, które mogą mieć wpływ na bezstronność jego postępowania. Kontrolujący nie powinien prowadzić sprawy:
● w której jest jednocześnie stroną postępowania albo pozostaje z jedną ze stron w takim stosunku prawnym, że wynik sprawy może mieć wpływ na jego własne prawa lub obowiązki,
● która dotyczy jego małżonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia, osoby związanej z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli (powody wyłączenia od udziału w postępowaniu trwają także po ustaniu małżeństwa, przysposobienia, opieki lub kurateli),
● w której był świadkiem albo był lub jest przedstawicielem jednej ze stron (lub przedstawicielem strony jest jedna z osób wymienionych powyżej: małżonek, krewny, powinowaty, przysposobiony),
● jeśli jednocześnie wszczęto przeciw niemu dochodzenie służbowe, postępowanie dyscyplinarne lub karne,
● jeżeli jedną ze stron w sprawie jest osoba pozostająca wobec niego w stosunku nadrzędności służbowej.
Jeżeli zaistnieją inne jeszcze, niż wskazane wyżej okoliczności, które wzbudzą wątpliwość co do bezstronności prowadzącego postępowanie kontrolne, powinien zostać on wyłączony z udziału w postępowaniu. Może to nastąpić na wniosek samego inspektora lub z urzędu. Wyłączenia z postępowania osoby, której bezstronność wzbudza wątpliwości, może się również domagać sam płatnik.
Oględziny składników majątku
Czynności kontrolne mogą obejmować również oględziny składników majątku płatnika, jeżeli zalegają oni z płatnościami z tytułu składek, a ich zadłużenie wynosi co najmniej trzykrotność najniższej składki na ubezpieczenia społeczne osób prowadzących działalność gospodarczą. Przedmiotem oględzin i spisu mogą zostać również składniki majątku następców prawnych oraz osób trzecich, jeżeli odpowiadają za zadłużenie płatnika.
Oględzin dokonuje się, gdy:
● prowadzona egzekucja własna nie przynosi rezultatów, a z ustalonych okoliczności wynika, że płatnik osiąga przychody,
● naczelnik urzędu skarbowego stwierdził brak majątku, z którego można byłoby prowadzić egzekucję, a z ustaleń wynika, że płatnik prowadzi działalność lub posiada majątek, z którego mogłyby być dochodzone zobowiązania wobec ZUS,
● płatnik ubiega się o umorzenie należności lub o układ ratalny i przedstawił we wniosku dokumenty wymagające weryfikacji,
● od ostatnich oględzin majątku upłynęło 12 miesięcy.
Spisane zostaną m.in. nieruchomości i ruchomości, wierzytelności oraz prawa majątkowe, które mogą być przedmiotem hipoteki przymusowej lub zastawu, co do których nie ma wątpliwości, że płatnik składek (następca prawny lub osoba trzecia) włada nimi na podstawie tytułu prawnego.
Tak jak na każdym innym etapie postępowania, płatnik składek lub osoba przez niego upoważniona ma prawo uczestniczyć w oględzinach i spisie składników majątku.
Tajemnica służbowa
Wszystkie informacje, uzyskane w toku kontroli oraz w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, inspektor jest zobowiązany zachować w tajemnicy. Obowiązek ten trwa nadal również po ustaniu zatrudnienia na stanowisku inspektora kontroli ZUS.
Podstawa prawna
- Art. 87, 88, 90, 92 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228.
- Rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek – Dz.U. nr 164, poz. 1165.
- Art. 24 i 83 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego – t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228.
- Art. 233 § 1 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny – t.j. Dz.U. nr 88, poz. 553; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228.