Obowiązek rozliczania, opłacania i przekazywania składek do ZUS spoczywa na płatniku składek. Płatnik składek realizuje również wiele innych obowiązków, które bezpośrednio bądź pośrednio wiążą się z rozliczaniem i opłacaniem składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS (np. obowiązek przechowywania kopii dokumentów ubezpieczeniowych). Wykonywanie niektórych obowiązków przez płatnika składek wymaga jednak współpracy ze strony ubezpieczonego, polegającej na przekazywaniu płatnikowi składek określonych informacji. Stąd też obowiązujące przepisy nakładają na ubezpieczonego określone obowiązki informacyjne wobec płatnika składek.
Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym
Przebywanie na urlopie wychowawczym wiąże się z podleganiem obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ale tylko wówczas, gdy osoba korzystająca z tego urlopu nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz innego tytułu powodującego obowiązek ubezpieczeń społecznych. Z tego też względu art. 36 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada na osobę przebywającą na urlopie wychowawczym obowiązek poinformowania płatnika składek o posiadaniu ustalonego prawa do emerytury lub renty albo o podleganiu ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu niż przebywanie na urlopie wychowawczym.
Dwóch lub więcej płatników składek
Płatnik składek jest zobowiązany zaprzestać obliczać i przekazywać do ZUS składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po przekroczeniu przez ubezpieczonego kwoty rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W rocznej podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uwzględnia się wszystkie kwoty, które stanowią podstawę wymiaru składek na te ubezpieczenia w danym roku kalendarzowym. Jeżeli więc do rozliczania i opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ubezpieczonego jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik składek, w rocznej podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe należy uwzględnić kwoty, do których wszyscy płatnicy składek w danym roku kalendarzowym opłacili składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ponieważ poszczególni płatnicy składek mogą nawet nie wiedzieć o tym, że za danego ubezpieczonego także inny płatnik składek rozlicza i opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, art. 19 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zobowiązuje ubezpieczonego do zawiadomienia wszystkich płatników składek o przekroczeniu kwoty rocznej podstawy wymiaru składek. Za skutki błędnego zawiadomienia powodującego nieopłacenie należnych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiada ubezpieczony.
Gdy kwoty stanowiące podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe pochodzą z różnych źródeł (np. z dwóch stosunków pracy), obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy powstaje wtedy, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w przeliczeniu na okres miesiąca, wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę, a w przypadku pracowników w pierwszym roku pracy co najmniej 80% minimalnego wynagrodzenia. W takim przypadku płatnik składek również może nie mieć wiedzy, że za danego ubezpieczonego składki na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe rozlicza również inny płatnik składek. Z uwagi na to art. 104 ust. 4 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy przewiduje, że ubezpieczony, który osiąga kwoty stanowiące podstawę wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe z różnych źródeł, spoczywa na nim obowiązek złożenia każdemu pracodawcy stosownego oświadczenia w tym zakresie (ubezpieczony, który sam opłaca składki na ubezpieczenia społeczne, takie oświadczenie składa w terenowej jednostce organizacyjnej ZUS).
Status studenta lub ucznia
Zleceniobiorca, który jest studentem lub uczniem i nie ukończył 26 lat, z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej, umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, nie podlega ani ubezpieczeniom społecznym, ani ubezpieczeniu zdrowotnemu (z wyjątkiem niań świadczących pracę na podstawie umowy uaktywniającej). Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie przewidują jednak, że taki zleceniobiorca ma obowiązek poinformować płatnika składek o tym, że utracił status studenta lub ucznia. W praktyce zdarza się, że płatnicy składek przy okazji zatrudniania zleceniobiorcy będącego studentem lub uczniem odbierają od niego oświadczenie na piśmie, w którym zobowiązuje się on do niezwłocznego zawiadomienia płatnika składek o tym, że przestał być studentem lub uczniem. Studenci lub uczniowie podejmujący zatrudnienie na podstawie umowy agencyjnej, umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług powinni o tym pamiętać. Nie jest bowiem wykluczone, że w przypadku niewywiązania się z takiego zobowiązania zleceniodawca będzie dochodził od zleceniobiorcy pokrycia strat powstałych w następstwie tego zaniechania (np. odsetek za zwłokę od nieopłaconych w terminie składek).
Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego
Ubezpieczonymi w NFZ są m.in. członkowie rodzin osób, które obowiązkowo lub dobrowolnie podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zgłoszenie członka rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego odbywa się za pośrednictwem płatnika składek, który przekazuje do ZUS odpowiednio wypełniony formularz ZUS ZCNA. Zanim jednak płatnik składek przekaże do ZUS formularz ZUS ZCNA, ubezpieczony musi poinformować go o tym, że ma członków rodziny, którzy podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu, oraz podać ich dane.
Wśród licznych tytułów do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego są tytuły, w przypadku których składka jest finansowana ze środków budżetu państwa (np. przebywanie na urlopie wychowawczym). Z art. 82 ust. 6 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych wynika, że w przypadku zbiegu tytułów do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego składka finansowana z budżetu państwa jest opłacana tylko wtedy, gdy nie ma innego tytułu do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego. Jednocześnie przepis ten nakłada na ubezpieczonego obowiązek poinformowania płatnika składek, który opłaca składkę finansowaną ze środków budżetu państwa, o tym, że składkę na ubezpieczenie zdrowotne z innego tytułu opłaca inny płatnik składek.
Podstawa prawna:
● art. 6 ust. 4 i 4a, art. 19 ust. 6 oraz art. 36 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
● art. 104 ust. 4 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (DzU z 2008 r. nr 69, poz. 415 ze zm.),
● art. 68 ust. 3, art. 77 ust. 3 oraz art. 82 ust. 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).