Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, do których pracownik nabył prawo z uwagi na to, że pozostawał w stosunku pracy. Nie ulega więc wątpliwości, że otrzymane przez pracownika od pracodawcy świadczenia pieniężne z tytułu używania prywatnego środka lokomocji do celów służbowych stanowią przychody ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Nie jest to jednak równoznaczne z tym, że od takich przychodów pracodawca ma obowiązek naliczyć i odprowadzić do ZUS składki na ubezpieczenia społeczne pracownika.
Składki na ubezpieczenia
Wolne od składek są bowiem m.in. przychody ze stosunku pracy, które zostały w sposób wyczerpujący wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 z późn.zm.). Świadczenie pieniężne wypłacone pracownikowi z tytułu używania prywatnego środka lokomocji do celów służbowych - w zależności od okoliczności - mogą przybrać postać przychodów ze stosunku pracy, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 13 i 15 ww. rozporządzenia, które wolne są od składek na ubezpieczenia społeczne.
Na mocy § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią przychody w postaci zwrotu kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, na potrzeby pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Zasady, na jakich pracodawcy dokonują zwrotu takich kosztów, zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokumentowania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn.zm.), zwanym dalej „rozporządzenie w sprawie zwrotu kosztów”. Z § 1 tego rozporządzenia wynika, że omawiany zwrot kosztów następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Przepis ten stanowiąc, że przedmiotowego rozporządzenia nie stosuje się do zwrotu kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, daje również pośrednio odpowiedź na pytanie, co należy rozumieć przez pojęcie jazd lokalnych. Mianowicie jazdą lokalną jest jazda środkiem lokomocji odbywana w celu wykonania zadań służbowych, która nie ma charakteru podróży służbowej (tj. jazda nie jest odbywana poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika). Zwrot kosztów następuje w dwóch formach - ryczałtu i tzw. kilometrówki.
Forma, w jakiej pracodawca zwraca pracownikowi koszty używania w jazdach lokalnych, do celów służbowych, pojazdów niebędących jego własnością, ma istotne znaczenie w świetle § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia. Zgodnie bowiem z tym przepisem tego rodzaju przychód ze stosunku pracy wolny jest od składek na ubezpieczenia społeczne tylko do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w rozporządzeniu w sprawie zwrotu kosztów.
Ryczał pieniężny stanowi iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Stawka za 1 km przebiegu uzależniona jest od rodzaju środka lokomocji, a w przypadku samochodu osobowego dodatkowo od pojemności skokowej auta. Z kolei wysokość miesięcznego limitu przebiegu kilometrów zależy od liczby mieszkańców w miejscowości lub gminie, w których pracownik jest zatrudniony. Przykładowo - uwzględniając stawki za 1 km przebiegu obowiązujące od 14 listopada 2007 r. - wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego dla pracownika zatrudnionego w miejscowości do 100 tys. mieszkańców, poruszającego się samochodem osobowym o pojemności skokowej silnika nieprzekraczającej 900 cm3 wynosi 156,42 zł. Pracodawca może wypłacać ryczał w wysokości wyższej od wynikającej z przepisów rozporządzenia w sprawie zwrotu kosztów, ale od kwoty nadwyżki ponad ryczałt ustalony zgodnie z tymi przepisami, będą wówczas należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Pracodawca, który zdecydował się wypłacać pracownikowi tzw. kilometrówkę (tj. kwotę stanowiącą iloraz stawki za 1 km przebiegu i liczby przebiegu kilometrów) powinien pamiętać, że jej kwota jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pod warunkiem, że przebieg pojazdu, za który została ona wypłacona, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownik, który otrzymuje miesięczny ryczałt, nie musi prowadzić takiej ewidencji. Wypłacenie pracownikowi kwoty wyższej od wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu sprawia, że od kwoty nadwyżki są należne składki na ubezpieczenia społeczne.
W przypadku gdy pracownik używa do celów służbowych prywatnego środka lokomocji, a podróż ma charakter podróży służbowej, pracodawca w celu zrekompensowania pracownikowi związanych z tym kosztów może wypłacić mu kwotę stanowiącą ich zwrot. Tego przypadku dotyczy § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia. Przepis ten stanowi, że podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Z przepisów rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami wynika, że użycie prywatnego środka lokomocji w podróży służbowej wymaga uprzedniej zgody pracodawcy. Osiągnięty w ten sposób przez pracownika przychód jest wolny od składek na ubezpieczenia społeczne, ale tylko do wysokości stanowiącej iloczyn stawki za 1 km przebiegu i liczby przejechanych kilometrów. Dokonanie wyższej wypłaty (pracodawca może bowiem przyjąć stawki za 1 km przebiegu w wyższej wysokości) łączy się z obowiązkiem naliczenia i opłacenia od kwoty nadwyżki składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Należy przy tym dodać, że wysokość stawek za 1 km przebiegu jest analogiczna jak w przypadku stawek, które wykorzystywane są przy obliczaniu kwoty zwrotu kosztów używania środków lokomocji niebędących własnością pracodawcy w jazdach lokalnych.
Co do zasady, do ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych ubezpieczonych, a więc m.in. przepisy rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W konsekwencji zwrot kosztów używania prywatnych środków lokomocji do celów służbowych wyłączony jest z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracownika w takim zakresie, w jakim jest on wolny od składek na ubezpieczenia społeczne.
Zleceniobiorcy
Nie wszystkie osoby, które do celów służbowych wykorzystują prywatne środki lokomocji, świadczą pracę w ramach stosunku pracy. Do tej grupy osób należą przede wszystkim zleceniobiorcy, czyli osoby, które wykonują pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się odpowiednio przepisy kodeksu cywilnego dotyczące zlecenia. Dokonywany na ich rzecz zwrot kosztów używania do celów służbowych prywatnego środka lokomocji nie korzysta z wyżej przedstawionego zwolnienia od składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, jeżeli podstawę wymiaru składek na ich ubezpieczenia stanowi przychód z tytułu umowy-zlecenia w rozumieniu przepisów podatkowych. Nie ma przy tym znaczenia czy prywatny środek lokomocji wykorzystywany był przez zleceniobiorcę w jazdach lokalnych, czy też w podróży służbowej. Jest to wynikiem tego, że do zleceniobiorców nie stosuje się przepisów rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przepisy tego rozporządzenia poza pracownikami znajdują bowiem odpowiednie zastosowanie jedynie do funkcjonariuszy Służby Celnej, członków rozlicznych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych, chałupników oraz osób wykonujących odpłatnie pracę w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania na podstawie skierowania do pracy.
Podstawa prawna:
• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn.zm.),
• ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. Nr 210, poz. 2135 z późn.zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990 z późn.zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn.zm.).
Piotr Kostrzewa