Każdy płatnik ma obowiązek rozliczyć w ZUS składki należne za osoby zgłoszone do ubezpieczeń i wykazać je w imiennych raportach miesięcznych, które są przesyłane do ZUS w terminach ustalonych dla poszczególnych grup płatników. Imienny raport miesięczny, oprócz danych płatnika oraz wskazania miesiąca i roku, którego dotyczy, zawiera m.in.:
● dane identyfikacyjne ubezpieczonego,
● wymiar czasu pracy,
● zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające dane o:
● tytule ubezpieczenia,
● podstawach wymiaru i kwoty składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (w podziale na część składki finansowaną przez płatnika i przez ubezpieczonego),
● kwoty obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, wynikającego z ustawy o pracowniczych programach emerytalnych,
● rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne,
● informacje o wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy.
Raz do roku, w terminie do 28 lutego płatnik ma obowiązek przekazać każdej zatrudnionej osobie roczne zestawienie informacji, które zawierają raporty przesłane do ZUS za poszczególne miesiące poprzedniego roku kalendarzowego. Jeżeli ubezpieczony wyrazi taką wolę, płatnik ma obowiązek udzielania mu tych informacji częściej, jednak nie częściej niż raz na miesiąc. Informacja o kwotach należnych składek powinna zawierać datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika lub osoby przez niego upoważnionej (art. 41 ust. 8–8b ustawy systemowej).
Informacja roczna za 2012 r. powinna zawierać dane, które zostały przekazane do ZUS w raportach od stycznia do grudnia 2012 r., niezależnie od tego, za jaki okres należne były uzyskane w tym okresie przychody.
PRZYKŁAD
Spółka Kastor S.A. wypłaca swoim zatrudnionym wynagrodzenie z dołu, w terminie 10. dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni. W rocznym raporcie sporządzanym dla każdego ubezpieczonego za 2012 r. spółka ma obowiązek wykazać składki należne od przychodów wypłaconych lub pozostawionych do dyspozycji osoby zatrudnionej w okresie od 1 stycznia do ostatniego grudnia 2012 r., rozliczone w imiennych raportach miesięcznych przesłanych do ZUS za miesiące od stycznia do grudnia 2012 r. W przypadku spółki Kastor S.A. oznacza to, że w informacji rocznej za 2012 r. ubezpieczeni otrzymają informację o składkach z tytułu wynagrodzeń należnych za okres od grudnia 2011 r. (wynagrodzenie wypłacone 10 stycznia 2012 r., rozliczone w raportach za styczeń 2012 r.) do listopada 2012 r. (wynagrodzenie wypłacone 10 grudnia 2012 r., rozliczone w raportach imiennych za grudzień 2012 r.). Informacja nie obejmie wynagrodzenia należnego za pracę w grudniu 2012 r., ponieważ zostało ono wypłacone już w 2013 r., a składki należne od tego przychodu zostaną rozliczone w raportach imiennych za styczeń 2013 r. (w terminie do 5 lub do 15 lutego 2013 r.).
Płatnicy, którzy na bieżąco przekazywali ubezpieczonym informacje o należnych za nich składkach, nie mają obecnie obowiązku ponownego przekazywania im zbiorczego zestawienia rocznego, chyba że ubezpieczony tego zażąda. Muszą jednak pamiętać, że informacja roczna powinna uwzględniać nie tylko pierwszorazowe dane przekazane do ZUS, ale również ewentualne korekty składane w ciągu roku. Dlatego w odniesieniu do osób, za które były składane korekty raportów rozliczeniowych, konieczne będzie ponowne przekazanie informacji o składkach, z uwzględnieniem złożonych korekt.
Przy sporządzaniu rocznej informacji dla ubezpieczonego płatnicy muszą posłużyć się obecnie obowiązującą wersją programu Płatnik. Jak poinformował ZUS na pytanie naszej redakcji, do końca lutego br. nie zostanie wprowadzona do użytku nowa funkcjonalność Płatnika, która umożliwiłaby automatyczne wygenerowanie informacji rocznej dla ubezpieczonego. ZUS wyjaśnił, że udostępnienie wersji oprogramowania, która umożliwi tworzenie informacji rocznej, jest planowane dopiero w czerwcu 2013 r.
Płatnicy, którzy korzystają z systemu kadrowo-płacowego posiadającego funkcję wydruku danych miesięcznych za wskazany okres (od stycznia do grudnia 2012 r.), mogą przekazać swoim ubezpieczonym taki wydruk zamiast 12 raportów ZUS RMUA wydrukowanych z programu Płatnik. Trzeba jednak pamiętać, że roczna informacja sporządzona w tej formie musi spełniać ustawowe wymagania, tzn. zawierać wszystkie elementy, które płatnik przekazał do ZUS w imiennych raportach miesięcznych za ubezpieczonego, z uwzględnieniem złożonych dokumentów korygujących.
Informacja ZUS z 15 stycznia 2013 r. w sprawie nowej wersji programu Płatnik
| Zakład planuje udostępnienie w programie PŁATNIK funkcjonalności, która umożliwi tworzenie informacji rocznej. Nastąpi to w czerwcu 2013 r., co wynika z konieczności uwzględniania w tym oprogramowaniu innych zmian związanych z tworzeniem i weryfikacją dokumentów ubezpieczeniowych. Wydawanie kilku wersji oprogramowania na przestrzeni jednego półrocza byłoby niekorzystne dla płatników, ponieważ byliby oni zmuszeni do wielokrotnego instalowania nakładek na oprogramowanie. Zakład dodatkowo uprzejmie wyjaśnia, że można wykorzystać informacje dostępne w aktualnej wersji programu PŁATNIK w celu przekazania ubezpieczonym informacji rocznej za ubiegły rok. Informacje te mogą być udostępnione w formie wydruku lub dokumentu elektronicznego (za zgodą ubezpieczonego) danych miesięcznych za okres od stycznia do grudnia 2012 r. Możliwe jest również przekazanie informacji w innej formie, jeśli zostaną spełnione wymogi odnośnie do zakresu przekazywanej informacji (zakres ten ma bowiem odpowiadać danym, jakie zostały przekazane do ZUS w imiennych raportach miesięcznych za poszczególne miesiące w 2012 r. z uwzględnieniem korekt tych raportów). |
| Paulina Bieniek |
| Biuro Prasowe ZUS |
Podstawa prawna:
- art. 41, ust. 1–6, ust. 8–8b ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.).