Jak ustalać wysokość składek za osoby na urlopach wychowawczych

Płatnicy, którzy w styczniu i lutym 2012 r. ustalali podstawę wymiaru składek osób przebywających na urlopach wychowawczych w odmienny sposób, będą musieli sporządzić korekty dokumentacji rozliczeniowej.

Osoby przebywające na urlopach wychowawczych podlegają z tego tytułu obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz zdrowotnemu (art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy systemowej oraz art. 66 ust. 1 pkt 32 ustawy zdrowotnej). Składki emerytalną i rentową oraz zdrowotną finansuje za te osoby budżet państwa, ale tylko wówczas, gdy dana osoba nie ma innych tytułów do obowiązkowych ubezpieczeń (np. umowa zlecenia, własna działalność gospodarcza) i nie ma ustalonego prawa do emerytury bądź renty. Składki na ubezpieczenia społeczne za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym płatnik nalicza od podstawy wymiaru, którą od 1 stycznia 2012 r. stanowi kwota 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 3. miesiąca następnego kwartału.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie za IV kwartał 2011 r. zostało ogłoszone przez Prezesa GUS 9 lutego 2012 r. Składka na ubezpieczenia osób przebywających na urlopach wychowawczych, ustalona na podstawie tego wskaźnika, obowiązuje od 3. miesiąca kwartału następującego po IV kwartale 2011 r. Będzie to więc marzec 2012 r. (3. miesiąc I kwartału 2012 r., który następuje po IV kwartale 2011 r.). W roku kalendarzowym zmiana wysokości składki będzie zatem następowała zawsze: w marcu (na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z IV kwartału poprzedniego roku), w czerwcu (na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z I kwartału), we wrześniu (wynagrodzenie z II kwartału) i w grudniu (wynagrodzenie z III kwartału).

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osoby przebywające na urlopie wychowawczym przepisy wprowadzają jedno istotne ograniczenie. Nie może być ona wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Zatem pracodawca, w celu prawidłowego wyznaczenia podstawy wymiaru składek, musi obliczyć średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu i porównać je z obowiązującą w danym kwartale kwotą 60% przeciętnego wynagrodzenia podanego przez GUS. Dopóki wynagrodzenie pracownika nie przekroczy tej kwoty, będzie ono podstawą wymiaru składek emerytalnej i rentowej. Jeżeli okaże się wyższe od kwoty granicznej, to składki należy ustalić od kwoty 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Zasady ustalania przeciętnego wynagrodzenia z okresu przed przejściem ubezpieczonego na urlop wychowawczy nie zostały sprecyzowane w ustawie systemowej ani w żadnym akcie wykonawczym do tej ustawy.

ZUS wyjaśnia, że przeciętne wynagrodzenie pracownika sprzed urlopu pracodawca oblicza według zasad, jakie stosuje się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, określonych w ustawie zasiłkowej. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, a jeżeli pracownik stał się niezdolny do pracy przed upływem wskazanego okresu, podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego (art. 36 ustawy zasiłkowej). Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy uwzględniać wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, jeśli stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.

WAŻNE!

Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy uwzględniać wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.

Nie wszystkie reguły dotyczące ustalania podstawy zasiłku mają bezpośrednie zastosowanie do wyznaczenia podstawy wymiaru składek dla osoby będącej na urlopie wychowawczym. Istnieje tu kilka wyjątków.

Przeciętne wynagrodzenie bez pomniejszania o składki ubezpieczonego

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym, od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia poprzedzającego urlop wychowawczy nie odlicza się składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika i potrącanych z jego dochodu przez płatnika. Chodzi tu o część stanowiącą 13,71% podstawy wymiaru składek. Podstawą wymiaru zasiłku jest wynagrodzenie osiągnięte przez ubezpieczonego, lecz po odliczeniu tej części składek. Natomiast przy obliczaniu podstawy wymiaru składek dla osoby na urlopie wychowawczym tego odliczenia nie stosuje się. Przeciętne wynagrodzenie ustala się tak, jak podstawę do zasiłku chorobowego, a więc przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte.

WAŻNE!

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek za osobę przebywającą na urlopie wychowawczym nie należy odliczać 13,71% składek finansowanych przez ubezpieczonego.

Uwzględnianie wszystkich oskładkowanych przychodów

W przypadku zasiłku chorobowego z podstawy wymiaru wyłącza się te składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo również w okresie pobierania tego świadczenia (art. 41 ustawy zasiłkowej). Jednak zasada ta nie ma zastosowania do ustalania podstawy wymiaru składek osób będących na urlopie wychowawczym. Przy ustalaniu przeciętnego wynagrodzenia za okres 12 miesięcy kalendarzowych uwzględnia się wszystkie składniki przychodu uzyskiwane ze stosunku pracy, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika na mocy rozporządzenia składkowego. Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie należy zatem wyłączać m.in.:

• nagród uznaniowych,
• dodatków stażowych,
• dodatków służbowych i funkcyjnych,
• nagród za ukończenie przez pracownika szkoły (studiów), jednorazowych nagród z okazji ślubu pracownika lub z okazji urodzenia się dziecka pracownika,
• kosztów wynajmu przez pracownika mieszkania sfinansowanego lub dofinansowanego przez pracodawcę,
• dopłat pracodawcy do dodatkowego ubezpieczenia pracownika,
• bonów lub wypłat w gotówce przyznawanych w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźnikiem procentowym w stosunku do płacy pracownika, określonej w umowie o pracę, wszystkim pracownikom lub grupom pracowników, z okazji uroczystych dni, świąt, rocznicy powstania firmy itp.,
• składników wynagrodzenia, nieuzależnionych bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.

Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do wyznaczenia tej podstawy.

Jako wynagrodzenie za pracę uznaje się również zasiłek wyrównawczy.

Pracownica przebywa na urlopie wychowawczym od 1 września 2011 r. Do obliczenia przeciętnego wynagrodzenia w celu ustalenia – od 1 stycznia 2012 r. – podstawy wymiaru składek na urlopie wychowawczym należy zsumować wynagrodzenie za pracę wypłacone za okres wrzesień 2010 r. – sierpień 2011 r. Wynagrodzenie pracownicy składa się z płacy podstawowej w wysokości 1900 zł oraz dodatku stażowego 150 zł (niepomniejszanego za czas choroby – składnik ten nie zostałby włączony do podstawy wymiaru zasiłku). Łącznie jej przeciętne wynagrodzenie wynosi 2050 zł i właśnie ta kwota stanowi podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowej. Wynagrodzenie to jest bowiem niższe od 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia ogłoszonego przez GUS na IV kwartał 2011 r. (podstawa wymiaru składek obowiązująca w okresie marzec – maj 2012 r. w kwocie 2152,05 zł).

WAŻNE!

Ustalając przeciętne wynagrodzenie osoby przebywającej na urlopie wychowawczym nie należy wyłączać takich składników, jak: nagrody uznaniowe, dodatki stażowe, składniki wynagrodzenia uzależnione od wyników pracy całego zespołu.

Zmiana wymiaru czasu pracy

W razie zmiany wielkości etatu pracownika w okresie, z którego liczy się średnie miesięczne wynagrodzenie, należy przyjmować wynagrodzenie zarówno z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru czasu pracy. Jest to kolejna różnica, która występuje między zasadami ustalania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i podstawy do oskładkowania na urlopie wychowawczym.

Pracownica przebywająca od 1 lutego 2012 r. na urlopie wychowawczym, w okresie luty 2011 r. – styczeń 2012 r. zmieniła wymiar czasu pracy. Z połowy etatu od 1 czerwca 2011 r. przeszła na pełny etat. Jej wynagrodzenie wzrosło z 1300 zł do 3500 zł. Do ustalenia podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej z tytułu urlopu wychowawczego należy przyjąć wynagrodzenie zarówno sprzed zmiany etatu, jak i po tej zmianie, czyli:

4 miesiące x 1300 zł + 8 miesięcy x 3500 zł = 5200 zł + 28 000 zł = 33 200 zł : 12 miesięcy = 2766,67 zł.

Ponieważ jest to wynagrodzenie wyższe niż kwota graniczna (tj. począwszy od marca br. 2152,05 zł), podstawę wymiaru składek dla pracownicy przebywającej na urlopie wychowawczym za marzec stanowi ta kwota (a nie ustalone przez pracodawcę przeciętne wynagrodzenie tej pracownicy).

Wynagrodzenie z umów cywilnoprawnych

Do ustalenia przeciętnego wynagrodzenia z 12 miesięcy przed urlopem przyjmuje się także wynagrodzenia z umów zleceń czy o dzieło, które były zawarte przez pracownika z jego pracodawcą (lub wykonywane na jego rzecz). Kwoty wynagrodzeń uzyskanych z tytułu takich umów należy przyjąć do obliczeń w wysokościach faktycznie wypłaconych, bez uzupełniania. Do obliczeń należy przyjąć wynagrodzenia z umów wykonywanych w okresach przyjętych do ustalenia przeciętnego wynagrodzenia.

Warto podkreślić, że przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy uwzględniać wynagrodzenie „wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych” poprzedzających urlop wychowawczy (art. 18 ust. 14 ustawy systemowej), jeśli stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.

Pracownicy został udzielony urlop wychowawczy od 1 kwietnia 2012 r. Wynagrodzenie zasadnicze z 12 miesięcy poprzedzających ten urlop było jej wypłacane w stałej wysokości 1850 zł. Dodatkowo, w okresie od listopada 2011 r. do końca marca 2012 r. pracownica ta zawarła ze swoim pracodawcą umowę zlecenia, z której wynagrodzenie wynosiło 350 zł miesięcznie. Wynagrodzenie za wykonanie zlecenia było wypłacane tej osobie do 20. dnia następnego miesiąca za poprzedni miesiąc (a zatem ostatnie wynagrodzenie z tego tytułu zostanie jej wypłacone 20 kwietnia (za prace zlecone wykonane w marcu).

Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za kwiecień z tytułu urlopu wychowawczego należy przyjąć faktyczne wynagrodzenie pracownicy, tj. przeciętne wynagrodzenie miesięczne wypłacone za okres od kwietnia ubiegłego roku do marca br., łącznie z wynagrodzeniem za prace zlecone (w tym wypłacone w kwietniu wynagrodzenie za prace zlecone wykonane w marcu). Tak ustalone wynagrodzenie jest niższe od 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w IV kwartale (2152,05 zł), podanego przez GUS. Wynika to z obliczeń:

7 m-cy x 1850 zł + 5 m-cy x (1850 zł + 350 zł) = 12 950 zł + 11 000 zł = 23 950 zł : 12 m-cy = 1995,83 zł.

Należne składki na ubezpieczenia:

• emerytalne 19,52% – 389,59 zł,
• rentowe 8% – 159,67 zł.

Ostatnie wynagrodzenie ze zlecenia jest należne za marzec, który został uwzględniony w okresie przyjętym do ustalenia przeciętnego wynagrodzenia. Wynagrodzenie za marzec zostało wypłacone w kwietniu (zgodnie z terminem wypłaty wynikającym z umowy cywilnoprawnej) i w dokumentach rozliczeniowych będzie uwzględnione dopiero w podstawie wymiaru składek za kwiecień (przy ustalaniu podstawy wymiaru składek decyduje data wypłaty przychodu). Inaczej jest przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia uzyskanego przed urlopem wychowawczym. Ponieważ jest to wynagrodzenie za marzec, trzeba je uwzględnić w obliczeniach. Przepisy nie mówią bowiem o wynagrodzeniu wypłaconym „w okresie 12 miesięcy”, lecz „za okres 12 miesięcy”, odmiennie niż przy rozliczeniach składkowych.

Składniki należne okresowo

Pracodawca nie musi ponownie ustalać podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym, jeżeli w trakcie urlopu wychowawczego wygaśnie prawo do określonego składnika wynagrodzenia, uwzględnionego w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu, przysługującego na podstawie umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy do określonego terminu (np. dodatek służbowy, funkcyjny) albo gdy nastąpi zaprzestanie wypłaty takiego składnika wynagrodzenia. Nie ma również znaczenia, czy składnik wynagrodzenia został włączony w całości lub w części do innego lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia.

Minimalne wynagrodzenie

Jeśli pracownik był zatrudniony na pełny etat i miał zagwarantowaną minimalną stawkę wynagrodzenia, to podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązująca kwota minimalnego wynagrodzenia. Z kolei w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, którzy w umowie o pracę mieli zapewnioną kwotę minimalnego wynagrodzenia zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru, podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi odpowiednio pomniejszona do części etatu kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia.

Pracownica przebywa na urlopie wychowawczym od 1 stycznia 2010 r. Przed przejściem na urlop wychowawczy była zatrudniona na pełny etat, z wynagrodzeniem w kwocie minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Podstawa wymiaru jej składek w kolejnych latach to:

• w 2010 r. – 1317 zł (podstawę wymiaru składek stanowiła wówczas wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę),
• w 2011 r. – 1386 zł (podstawę wymiaru składek stanowiła kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę),
• w 2012 r. – 1500 zł (podstawę wymiaru składek nadal stanowi minimalne wynagrodzenie za pracę, ponieważ jest to wynagrodzenie nieprzekraczające kwoty 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia).

Podstawę wymiaru składek tej pracownicy przebywającej na urlopie wychowawczym należy podwyższyć do kwoty aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Kiedy podstawę zmniejszać proporcjonalnie

Nie zawsze pracownik podlega ubezpieczeniom z tytułu urlopu wychowawczego przez cały miesiąc. W przypadku gdy urlop wychowawczy pracownika rozpoczął się bądź zakończył w trakcie miesiąca, podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowej ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu. Zatem ustaloną dla pracownika podstawę – zarówno 60% przeciętnego wynagrodzenia, jak i faktyczne wynagrodzenie za pracę z 12 miesięcy, jeżeli nie przewyższa kwoty ograniczenia, dzieli się przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnoży przez liczbę dni, w których osoba ta podlegała ubezpieczeniom z tego tytułu.

W ten sam sposób obniża się podstawę, gdy pracownik spełniał warunki do objęcia go ubezpieczeniami z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym tylko przez część miesiąca (np. w danym miesiącu podjął pracę na umowę zlecenia, rozpoczął działalność gospodarczą czy nabył prawo do renty).

Pracownica rozpoczęła urlop wychowawczy 19 marca 2012 r. Za marzec 2012 r. podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowej stanowi u niej kwota graniczna, tj. 2152,05 zł, gdyż jej średnie wynagrodzenie z 12 pełnych miesięcy kalendarzowych pracy przed urlopem było wyższe od 60% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce. Podstawa ulega proporcjonalnemu obniżeniu w następujący sposób:

2152,05 zł : 31 dni marca = 69,42 zł,

69,42 zł x 13 dni podlegania ubezpieczeniom z tytułu urlopu wychowawczego w marcu = 902,46 zł.

Należne składki na ubezpieczenia:

• emerytalne 19,52% – 176,16 zł,
• rentowe 8% – 72,20 zł.

Pracownica przebywająca na urlopie wychowawczym od 17 listopada 2011 r. poinformowała pracodawcę, że od 12 marca 2012 r. podjęła pracę na umowę zlecenia w innej firmie. Wobec tego od 12 marca pracownica podlega obowiązkowo ubezpieczeniom z tytułu umowy zlecenia, a nie z tytułu urlopu wychowawczego. Podstawa wymiaru składek emerytalnej i rentowej z tytułu urlopu wychowawczego wynosi u niej 1895,61 zł. Podstawa wymiaru tych składek za marzec 2012 r. wyniosła:

1895,61 zł : 31 dni = 61,15 zł,

61,15 zł x 11 dni podlegania ubezpieczeniom z tytułu urlopu wychowawczego w marcu = 672,65 zł.

Należne składki na ubezpieczenia:

• emerytalne 19,52% –131,30 zł,
• rentowe 8% – 53,81 zł.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 pkt 19, art. 9 ust. 6, art. 18 ust. 5b, ust. 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• art. 36–45 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.),
• art. 66 ust. 1 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.),
• komunikat Prezesa GUS z 9 lutego 2012 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia w czwartym kwartale 2011 r. (M.P. z 2012 r. poz. 62).