Wartość świadczeń ponoszonych z tytułu zakwaterowania pracowników należy doliczyć do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne tych osób oraz opłacić od nich składki. Szczegóły w uzasadnieniu.
UZASADNIENIE
Świadczenie rzeczowe polegające na sfinansowaniu zakwaterowania jest przychodem zarówno pracowników, jak i zleceniobiorców, uzyskiwanym – odpowiednio – w ramach stosunku pracy lub w ramach stosunku cywilnoprawnego. Przychód ten stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Reguła ta dotyczy wszystkich bez wyjątku pracowników oraz przeważającej części zleceniobiorców – tych, dla których odpłatność określono kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie. Aby prawidłowo oskładkować takie świadczenie, należy najpierw ustalić jego wartość pieniężną.
Zakwaterowanie pracowników
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód ze stosunku pracy, w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychodami ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty (niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona), a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 updof).
Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączeniu podlegają tylko 3 rodzaje przychodów:
- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy,
- zasiłki z ubezpieczeń społecznych,
- przychody wymienione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Zakwaterowanie w czasie wykonywania pracy poza miejscem zamieszkania, jako świadczenie nieodpłatne, jest również przychodem pracownika ze stosunku pracy. Zwolnienia tego rodzaju przychodu ze składek nie przewiduje żaden przepis szczegółowy. Zwolnienie z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 19 updof nie ma w tym przypadku znaczenia, ponieważ zasady zwolnienia ze składek i z podatku regulują odrębne przepisy.
Aby prawidłowo oskładkować świadczenie w naturze, należy ustalić jego wartość pieniężną. Jeżeli przedmiotem świadczenia w naturze jest udostępnienie pracownikowi lokalu mieszkalnego, wówczas jego wartość pieniężną stanowi kwota ekwiwalentu pieniężnego za to świadczenie, określona w przepisach o wynagradzaniu (§ 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).
Dopiero w sytuacji, gdy w zakładzie pracy takie przepisy nie funkcjonują lub nie wskazano w nich wysokości ekwiwalentu, pracodawca powinien sam ustalić wartość świadczenia, stosując szczegółowe zasady wskazane w rozporządzeniu:
- dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,
- dla lokali komunalnych – w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,
- dla lokali własnościowych (oprócz wyżej wymienionych) oraz dla domów stanowiących własność prywatną – w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy,
- dla lokali w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.
WAŻNE!
Pracodawca, który w regulaminie wynagradzania lub w innych przepisach o wynagradzaniu określił wysokość ekwiwalentu pieniężnego za świadczenia w naturze, uwzględnia w podstawie oskładkowania kwotę ekwiwalentu.
PRZYKŁAD
STRONG spółka jawna zapewnia zakwaterowanie pracownikom zatrudnianym poza miejscem zamieszkania. W regulaminie wynagradzania obowiązującym w tym zakładzie pracy jako wartość ekwiwalentu pieniężnego za ten rodzaj świadczenia rzeczowego wskazano kwotę 600 zł. Do podstawy wymiaru składek osób, które korzystają z tego świadczenia na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, a także na Fundusz Pracy i FGŚP, należy doliczyć kwotę ekwiwalentu za zakwaterowanie. W podstawie wymiaru będzie uwzględniona wartość tego świadczenia w wysokości 600 zł, z uwagi na wykazanie w regulaminie wynagradzania takiej kwoty jako wartości ekwiwalentu. Musi być ona doliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników, którzy korzystają z bezpłatnego zakwaterowania zapewnianego przez pracodawcę.
PRZYKŁAD
WEAK spółka komandytowa zapewnia zakwaterowanie w hotelu pracowniczym osobom wykonującym pracę poza miejscem zamieszkania. W regulaminie wynagradzania obowiązującym u tego pracodawcy nie wskazano wartości ekwiwalentu pieniężnego za tego rodzaju świadczenie. Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (a także na Fundusz Pracy i FGŚP) osób, które korzystają z zakwaterowania, należy doliczyć kwotę kosztów zakwaterowania wskazaną w wystawianych przez hotel rachunkach.
Zakwaterowanie zleceniobiorców
Składki na ubezpieczenia społeczne za osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia oblicza się od podstawy, do której wlicza się każdy składnik przychodu uzyskiwanego z tytułu wykonywania umowy. Wyjątek stanowią:
- zasiłki z ubezpieczeń społecznych (jeżeli zleceniobiorca ma do nich prawo pod ustawowymi warunkami),
- kwoty wymienione w rozporządzeniu w sprawie ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
W stosunku do przychodów uzyskiwanych przez zleceniobiorców po 31 lipca 2010 r. odpowiednio stosuje się przepisy rozporządzenia w sprawie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Dotyczy to zarówno zwolnień ze składek (§ 2 rozporządzenia w sprawie podstawy wymiaru składek...), jak i zasad uwzględniania w podstawie składek świadczeń w naturze. Oznacza to, że ustalenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w stosunku do kosztów zakwaterowania zleceniobiorcy odbywa się na analogicznych zasadach, jak wobec pracownika.
W przypadku gdy u zleceniodawcy funkcjonują przepisy o wynagradzaniu zleceniobiorców i wskazano w nich kwotę ekwiwalentu za zakwaterowanie – do podstawy oskładkowania wlicza się kwotę ekwiwalentu. Jeśli brakuje takich przepisów lub nie wskazano w nich wysokości ekwiwalentu, do podstawy oskładkowania wlicza się kwoty wskazane w przepisach rozporządzenia.
PRZYKŁAD
Firma wysyła zleceniobiorców do pracy w różnych częściach kraju. Zapewnia im zakwaterowanie, wynajmując od spółdzielni mieszkania w spółdzielczych lokalach mieszkalnych. Koszty zakwaterowania nie przekraczają miesięcznie 500 zł, zatem są zwolnione z podatku dochodowego. W firmie nie funkcjonują żadne przepisy o wynagradzaniu zleceniobiorców. Do podstawy wymiaru składek zleceniobiorców korzystających z zakwaterowania w mieszkaniach spółdzielczych należy wliczyć wartość takiego świadczenia w naturze w wysokości czynszu obowiązującego dla danego lokalu w spółdzielni mieszkaniowej, która wynajmuje lokal.
PRZYKŁAD
Zleceniodawca wynajmuje mieszkanie o powierzchni 38 m2 w Słupsku w budynku należącym do osoby prywatnej. Mieszkanie to udostępnia zleceniobiorcy w okresie wykonywania zlecenia (u zleceniodawcy nie funkcjonują przepisy o wynagradzaniu, na mocy których świadczenie to jest należne zleceniobiorcom). Koszty wynajmu mieszkania wynoszą 1100 zł. Do podstawy wymiaru składek zleceniobiorcy nie wchodzi kwota czynszu najmu (1100 zł), lecz kwota równa wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy. Obecnie stawką czynszu dla mieszkań komunalnych w Słupsku jest kwota 5,20 zł za 1 m2. Do podstawy wymiaru składek zleceniobiorcy zakwaterowanego w mieszkaniu powinna zatem zostać wliczona kwota 197,60 zł (5,20 zł x 38 m2).
Podstawa prawna
- art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 i ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- art. 11 ust. 2a pkt 3, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
- § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.).