Kiedy wartość korzyści materialnych przyznanych pracownikom podlega zwolnieniu ze składek

W celu zmotywowania pracowników pracodawcy często decydują się na przyznanie im różnego rodzaju profitów w postaci różnych form korzyści materialnych. Wśród nich występują takie, które, mimo że są przychodem ze stosunku pracy, nie podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Świadczenia na rzecz pracowników w postaci przyznania im zakupów towarów i usług po cenach niższych niż detaliczne, bezpłatnych bądź częściowo odpłatnych przejazdów, opłacanych za pracowników składek na pracownicze programy emerytalne czy oddania pracownikowi działki gruntu są przychodem ze stosunku pracy. Aby takie świadczenia nie stanowiły podstawy wymiaru składek, muszą zostać spełnione określone warunki.

Zakup po niższych cenach

Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne są wyłączone korzyści materialne polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji – jeśli wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu.

Wyłączenie to zwalnia z oskładkowania m.in. przekazywane przez pracodawcę pracownikom bilety okresowe uprawniające do przejazdów środkami lokomocji lub tzw. legitymacje zniżkowe uprawniające do ulgi przejazdowej.

Przykład:

Pracodawca wydaje pracownikom legitymacje upoważniające do korzystania ze zniżki 45% przy zakupie biletów na pociągi. Wartości wydanych legitymacji nie należy uwzględniać w podstawie wymiaru składek, jeśli ich wydawanie jest zagwarantowane w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w przepisach o wynagradzaniu.

WAŻNE!

Wyłączenie ze składek nie dotyczy ekwiwalentów pieniężnych wypłacanych przez pracodawcę jako pokrycie kosztów dojazdu.

Z podstawy wymiaru składek nie są zwolnione kwoty wypłacone np. jako zwrot kosztu biletów miesięcznych na przejazdy lokalne zakupionych indywidualnie przez pracowników.

Korzyść materialna dla pracownika, polegająca na możliwości używania samochodu służbowego do celów prywatnych, nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne tylko wtedy, gdy wynika to z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu obowiązujących w danym zakładzie pracy.

Jeśli pracownik korzysta z samochodu służbowego do celów prywatnych na innej podstawie, np. umowy o pracę, to taką sytuację należy traktować jako otrzymywanie wynagrodzenia w naturze, co stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia.

W odniesieniu do niektórych artykułów, przedmiotów lub usług zwolnienie z podstawy wymiaru składek następuje wtedy, gdy korzyści te polegają na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne.

W tym zakresie mogą się również mieścić korzyści materialne w postaci częściowego dofinansowania kosztów przeprowadzenia szczepień ochronnych pracowników.

Jednak w przypadku przeprowadzania takich szczepień, ustalając, czy wartość dofinansowania będzie stanowić podstawę wymiaru składek, najpierw należy ustalić, czy szczepienia ochronne są przychodem ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Stosownie do wyjaśnień Ministerstwa Finansów (pismo z 7 stycznia 1998 r., nr PO 3-7301/722-770/WK/97) „nie stanowią przychodu pracownika wydatki pracodawców związane z obowiązkowymi badaniami lekarskimi, które musi ponieść pracodawca, jak również świadczenia związane z innymi usługami leczniczymi, o ile określenie ich wysokości na poszczególnego pracownika nie jest możliwe”.

Sytuacja taka występuje wtedy, gdy pracodawca wydatki te pokrywa w formie ryczałtu bez względu na to, czy pracownik korzysta ze świadczeń leczniczych. Wartość szczepionki sfinansowanej na innych zasadach jest przychodem pracownika ze stosunku pracy.

Tym samym świadczenia w tej postaci podlegają wyłączeniu z podstawy wymiaru składek tylko wtedy, jeżeli pracownik ponosi za nie częściową odpłatność.

Przykład:

Zakład pracy częściowo sfinansował szczepienia pracowników przeciw grypie (zgodnie z układem zbiorowym pracy). Każdy pracownik, który wyraził taką chęć, był szczepiony w przychodni zakładowej i musiał zapłacić 5 zł. Świadczenie w tej postaci jest przychodem ze stosunku pracy, ponieważ możliwe było określenie jego wartości w odniesieniu do konkretnego pracownika. Podlega jednak wyłączeniu z podstawy wymiaru składek, ponieważ pracownik ponosi za nie częściową odpłatność.

Korzyści materialne przekazywane pracownikom całkowicie bezpłatnie stają się świadczeniem w naturze stanowiącym podstawę wymiaru składek.

Przykład:
Zgodnie z układem zbiorowym pracy, pracodawca finansuje całość kosztów pobytu pracownika i jego rodziny na urlopie wypoczynkowym w ośrodku wypoczynkowym niebędącym własnością pracodawcy. Otrzymana w tej formie korzyść materialna stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników jako świadczenie w naturze, ponieważ pracownik nie ponosi nawet częściowej odpłatności za ten pobyt.
Wartość tego świadczenia należy ustalić w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku – według cen ich zakupu.

Korzyści materialne są wyłączone z podstawy wymiaru składek pod warunkiem, że mają postać niepieniężną i są udzielane w formie prawa do zakupu artykułów lub usług po cenach niższych niż detaliczne. Gdyby pracodawca wypłacał pracownikowi w gotówce kwotę stanowiącą równowartość zniżki, to oczywiście kwota ta stanowiłaby podstawę wymiaru składek.

Udostępnienie lokalu mieszkalnego nie jest korzyścią materialną podlegającą wyłączeniu z podstawy wymiaru składek. Jest to świadczenie w naturze, którego wartość pieniężną ustala się:
• dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,
• dla lokali komunalnych – w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,

• dla lokali własnościowych oraz domów stanowiących własność prywatną – w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy,

• dla lokali w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Jeśli stroną umowy najmu lokalu mieszkalnego jest pracodawca, do podstawy wymiaru wchodzą: pełne wynagrodzenie (przychód) pracownika przed potrąceniem kosztów wynajmu lokalu oraz pełna kwota czynszu ustalona zgodnie z powyższymi zasadami.

Gdy stroną umowy najmu lokalu jest pracownik, nie ma podstawy do uznania, że lokal został pracownikowi udostępniony. W takim przypadku sposób ustalania wartości pieniężnej świadczenia nie ma zastosowania. Podstawą wymiaru składek jest wówczas pełne wynagrodzenie pracownika oraz kwota opłaty za wynajem lokalu finansowana przez pracodawcę.

Inaczej jest, gdy lokale stanowią własność pracodawcy.

Udostępnienie pracownikom takiego lokalu podlega zwolnieniu z podstawy wymiaru składek jako korzyść materialna polegająca na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych usług, jeśli przysługuje na podstawie zapisu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu. Możliwość zwolnienia ze składek w tym przypadku przysługuje pod warunkiem, że pracownik ponosi przynajmniej część odpłatności za taki lokal.

Świadczenia niemające charakteru deputatu

Zwolnione z podstawy wymiaru składek są dodatkowe świadczenia niemające charakteru deputatu przyznawane na podstawie przepisów szczególnych: kart branżowych lub układów zbiorowych pracy. Do takich świadczeń należą:

• ekwiwalent pieniężny z tytułu zwrotu kosztów przejazdów urlopowych,

• świadczenia na pomoce naukowe dla dzieci,

• świadczenia przyznawane z tytułu uroczystych dni, jak tradycyjne „barbórkowe”, z wyjątkiem nagród pieniężnych wypłacanych z tytułu uroczystych dni.

Jest to zamknięty katalog świadczeń zwolnionych z podstawy wymiaru składek.

Składki na PPE

Z podstawy wymiaru składek jest zwolniona składka podstawowa opłacana przez pracodawcę, który zarejestrował pracowniczy program emerytalny. Wysokość składki podstawowej, którą finansuje pracodawca, nie może przekraczać 7% wynagrodzenia pracownika.

Opłacane przez pracodawców składki na cele ubezpieczeniowe na rzecz pracowników są zwolnione ze składek tylko wtedy, gdy są gromadzone w ramach pracowniczego programu emerytalnego. Obecnie zwolnieniu ze składek nie podlegają inne programy prowadzone na rzecz pracowników, na które pracodawca opłaca składki, m.in. składki z tytułu umów ubezpieczenia na życie pracowników.

W tym zakresie istotne było złożenie wniosku o zarejestrowanie pracowniczego programu emerytalnego w odpowiednim czasie i sposób jego rozpatrzenia.

Pracodawcy prowadzący 1 czerwca 2004 r. grupowe ubezpieczenia na życie lub ponoszący koszty na nabycie na rzecz pracowników jednostek uczestnictwa funduszy powierniczych i funduszy inwestycyjnych i korzystający ze zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne kwoty do 7% przeciętnego wynagrodzenia w zakładzie:

• którzy nie złożyli wniosku o zarejestrowanie pracowniczego programu emerytalnego do 31 grudnia 2004 r., mają obowiązek opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od przychodów pracowników uzyskanych po 31 grudnia 2004 r.,

• którzy złożyli wniosek o zarejestrowanie pracowniczego programu emerytalnego, który został rozpatrzony pozytywnie, od przychodów pracowników uzyskanych do dnia rejestracji pracowniczego programu emerytalnego włącznie byli uprawnieni do zwolnienia z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne kwoty składki nieprzekraczającej 7%, a od dnia następującego po dniu rejestracji programu są uprawnieni do korzystania z prawa do wyłączania z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne składki podstawowej finansowanej przez pracodawcę,

• których wniosek o wpisanie programu do rejestru nie został załatwiony pozytywnie, mają obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od przychodów pracowników uzyskanych po dniu, w którym postępowanie administracyjne, wszczęte na podstawie wniosku o rejestrację pracowniczego programu emerytalnego, zakończy się pozostawieniem wniosku bez rozpoznania, odmową wpisu do rejestru lub umorzeniem postępowania, uzyskanych jednak nie wcześniej niż od 1 stycznia 2005 r.

Pracodawcom, którzy do 31 grudnia 2004 r. prowadzili grupowy program polegający na gromadzeniu środków na cele emerytalne pracowników, przedłużono prawo do złożenia wniosku o rejestrację pracowniczego programu emerytalnego do 31 grudnia 2005 r. Nie wpłynęło to jednak na przedłużenie możliwości stosowania zwolnienia z opłacania składek.

Podstawa prawna:
• § 2 ust. 1 pkt 26–27 i pkt 30–31 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),

• art. 24 ust. 1, ust. 2 i ust. 5 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (DzU nr 116, poz. 1207 ze zm.).