Przejęcie pracowników w trybie art. 23(1) k.p. - dokumenty ZUS

W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy zgodnie z art. 23¹ kodeksu pracy.

O przejściu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę i wynikających z tego skutkach dla przejmowanych w tym trybie pracowników pracodawca ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić pracowników na piśmie, w terminie poprzedzającym przejęcie.

W takiej sytuacji pracownik może bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym uprzedzeniem, rozwiązać stosunek pracy.

Obowiązki przejmowanego

W zakresie zgłaszania do ubezpieczeń oraz rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne powstają obowiązki zarówno po stronie przejmowanego, jak i przejmującego zakładu pracy.

Firma przejmowana przez inną spółkę jako płatnik składek powinna złożyć w ZUS najpóźniej siedem dni od daty przejęcia:

• Wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego pracowników, na drukach ZUS ZWUA:

– z kodem przyczyny wyrejestrowania 600 – „inna przyczyna wyrejestrowania” – pracowników przejmowanych bez rozwiązywania stosunku pracy, od dnia przejęcia firmy;

– z kodem przyczyny wyrejestrowania 100 – „ustanie tytułu do ubezpieczeń” – dla pracowników, których stosunek pracy wygasa lub z którymi dany podmiot rozwiązuje umowę o pracę na zasadach ogólnych.

• Wyrejestrowanie płatnika składek na druku ZUS ZWPA od daty przejęcia.
• Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek na druku ZUS ZIPA:

– ze wskazaniem w bloku II własnych danych identyfikacyjnych, tzn. przejmowanego płatnika,

– ze wskazaniem w bloku III dane nowego płatnika (czyli podmiotu przejmującego).

Wyrejestrowując pracowników z ubezpieczeń, należy pamiętać również o wyrejestrowaniu z ubezpieczenia zdrowotnego członków ich rodziny, jeżeli wcześniej zostali do tego ubezpieczenia zgłoszeni.

Wyrejestrowania członków rodziny osoby ubezpieczonej z ubezpieczenia zdrowotnego przejmowany podmiot dokonuje na druku ZUS ZCNA.

Obowiązki przejmującego

Z kolei firma będąca podmiotem przejmującym musi najpóźniej w ciągu siedmiu dni od daty przejęcia złożyć w ZUS następujące dokumenty:

• Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego wszystkich osób podlegających tym ubezpieczeniom, w tym pracowników przejętego podmiotu, na dokumentach ZUS ZUA/ZUS ZZA, z datą przejęcia.
• Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny pracownika do tego uprawnionych na druku ZCNA.

Oprócz tego, jeżeli w stosunku do poprzednio przekazanych do ZUS danych ewidencyjnych, danych dotyczących adresów miejsc siedziby i prowadzenia działalności, danych dotyczących rachunków bankowych nastąpiły zmiany, podmiot przejmujący musi również przesłać do ZUS:

• Dokument ZUS ZPA – zgłoszenie płatnika składek w trybie zmiany, ze wskazaniem aktualnych danych ewidencyjnych.
• Dokument ZUS ZAA – ze wskazaniem aktualnych danych adresowych płatnika.
• Dokument ZUS ZBA – z aktualną informacją dotyczącą rachunków bankowych.

Jeżeli przejmowany płatnik składek z jakichś względów nie przekazał do ZUS wyrejestrowania płatnika składek (druk ZUS ZWPA) oraz wyrejestrowania zatrudnionych pracowników lub zleceniobiorców (druki ZUS ZWUA), wówczas dokumenty te, w jego imieniu, zobowiązany jest złożyć przejmujący płatnik składek, który wszedł w prawa i obowiązki dotychczasowego podmiotu. W takiej sytuacji sporządza on i przekazuje do ZUS wyrejestrowanie firmy na druku ZUS ZWPA oraz wyrejestrowanie ubezpieczonych na druku ZUS ZWUA.

Podstawa prawna

• Art. 23¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks Pracy – t.j. Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228.
• Art. 36 ust. 1, 4 i 11 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 182, poz. 1228.
• Załącznik 18 do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów – Dz.U. nr 186, poz. 1444.