Dni urlopu wypoczynkowego spędzonego przez pracownika w kraju, w którym wykonuje on pracę, nie są tzw. dniami pobytu. Oznacza to, że nie można pomniejszyć podstawy wymiaru składek za miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie, o równowartość diet z tytułu podróży służbowej za dni tego urlopu.
UZASADNIENIE
Co do zasady, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Istotny wyjątek od tej zasady dotyczy składek opłacanych za pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców. Przychód tych osób, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, można w tym przypadku pomniejszyć o równowartość diety za każdy dzień pobytu za granicą (mimo że pracownicy ci nie mają prawa do diet). Chodzi tu o kwoty diet, jakie przysługują z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. W takim przypadku podstawę wymiaru składek można obniżyć maksymalnie do wysokości przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia w gospodarce narodowej (w 2009 r. wynosi ono 3193 zł).
Jeśli pracownik pracuje za granicą tylko przez część miesiąca, najniższą podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (przeciętne prognozowane wynagrodzenie) należy zmniejszyć proporcjonalnie do okresu wykonywania pracy za granicą. Taka sytuacja ma miejsce wtedy, gdy pracownik w trakcie miesiąca zaczął lub zakończył pracę za granicą, chorował lub przebywał na urlopie bezpłatnym.
WAŻNE!
Miesięczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika, który wykonuje pracę za granicą, nie może być niższa od prognozowanego wynagrodzenia na dany rok w wysokości proporcjonalnej do okresu wykonywania pracy za granicą.
Podstawowym pojęciem, które wymaga uściślenia, jest dzień pobytu. Za dni pobytu uznaje się dni, za które pracownik otrzymuje wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru składek. Wlicza się do nich zarówno dni wykonywania pracy, jak i dni rozkładowo wolne od pracy (np. soboty, niedziele).
Aby ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za miesiąc wykonywania pracy za granicą, przychód pracownika trzeba pomniejszyć o równowartość diet za dni pobytu za granicą według wzoru:
S = P – (D x L x K),
gdzie:
S – podstawa wymiaru składek po odliczeniu równowartości diet, która nie może być niższa niż 3193 zł,
P – przychód pracownika,
D – kwota diety za jeden dzień podróży służbowej,
L – liczba dni uznanych za dni pobytu,
K – kurs, według którego przeliczamy ero na złote.
PRZYKŁAD
Zdzisław F. został oddelegowany do pracy na terytorium Holandii w oddziale swojego zakładu pracy na okres od 1 do 30 września 2009 r. Pracownik przepracował cały wrzesień br. (nie korzystał z urlopu ani nie chorował). Za ten miesiąc jego przychód z tytułu zatrudnienia wyniósł 7000 zł. Aby ustalić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za wrzesień br., wynagrodzenie trzeba pomniejszyć o równowartość diet za 30 dni pobytu.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika za wrzesień br. należy ustalić uwzględniając dietę za dobę podróży do Holandii (Niderlandów) w wysokości 42 euro. Zakładając, że kurs wynosi 4 zł/euro obliczenie powinno wyglądać następująco):
S = 7000 zł – (42 euro x 30 dni x 4 zł/euro)
S = 7000 zł – 5040 zł = 1960 zł.
Ponieważ podstawa wymiaru składek po odliczeniu równowartości diet jest niższa od przeciętnego wynagrodzenia prognozowanego na 2009 r., składki należy naliczyć i opłacić od podstawy wymiaru równej kwocie tego wynagrodzenia (3193 zł).
Dni, w których pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym, nie są uznawane za dni pobytu w kraju wykonywania pracy, nawet jeśli pracownik spędza urlop za granicą. Tak samo jest w przypadku, gdy pracownik w okresie pracy za granicą stał się niezdolny do pracy i otrzymywał z tego tytułu wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek. W konsekwencji podstawy wymiaru składek nie można wówczas pomniejszyć o równowartość diet za dni urlopu wypoczynkowego czy niezdolności do pracy.
PRZYKŁAD
Benedykt R. został oddelegowany do pracy w Holandii na okres od 1 do 30 września 2009 r. Pracodawca udzielił mu w tym czasie urlopu wypoczynkowego na okres od 21 do 30 września br. (łącznie 10 dni kalendarzowych, a 8 dni roboczych). Za wrzesień br. otrzymał wynagrodzenie w wysokości 7000 zł.
Składki na ubezpieczenia społeczne pracownika za wrzesień br. powinny być opłacone od podstawy wymiaru w wysokości:
S = 7000 zł – (42 euro x 20 dni x 4 zł/euro)
S = 7000 zł – 3360 zł = 3640 zł.
Zatem w przypadku Benedykta R. składki na ubezpieczenia społeczne za wrzesień br. muszą być opłacone od podstawy wymiaru wynoszącej 3640 zł, a więc od wyższej podstawy niż w przypadku pracownika, któremu urlop nie został udzielony.
Dni urlopu wypoczynkowego nie uznaje się za dni pobytu do celów obliczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ale są one wliczane do okresu, na który wystawione jest zaświadczenie E-101. Praktyka i przepisy wykonawcze przewidują, że wszelkie przerwy w oddelegowaniu trwające nie dłużej niż dwa miesiąc, są wliczane do okresu oddelegowania (na który poświadczono zarówno formularz E-101, jak i formularz E-102). Natomiast przerwy dłuższe niż dwa miesiące przerywają bieg okresu oddelegowania.
Przerwanie biegu oddelegowania powoduje, że w przypadku ponownego wysłania pracownika do państwa objętego koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego można naliczać okres oddelegowania od nowa. W tej sytuacji ZUS może na nowo wydać formularz E-101.
Podstawa prawna
- art. 18 ust. 1, ust. 9, ust. 10 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
- § 1, § 2 pkt 16 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.),
- art. 34 ustawy budżetowej na rok 2009 (DzU nr 10, poz. 58),
- załącznik do rozporządzenia z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.),
- art. 14 ust. 1 rozporządzenia Rady (EWG) nr 1408/71 z 14 czerwca 1971 r. w sprawie stosowania systemów zabezpieczenia społecznego do pracowników najemnych i ich rodzin przemieszczających się we Wspólnocie (DzU L 149 z 5 lipca 1971 r., str. 2–50),
- decyzja Komisji Administracyjnej Wspólnot Europejskich 2001/891/EC ds. zabezpieczenia społecznego pracowników migrujących nr 181 z 13 grudnia 2000 r. dotycząca wykładni art. 14 ust. 1, art. 14a ust. 1 oraz art. 14b ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Rady (EWG) nr 1408/71 w sprawie ustawodawstwa mającego zastosowanie do pracowników oddelegowanych i osób pracujących na własny rachunek, którzy czasowo pracują poza granicami właściwego państwa (DzU L 329 z 14 grudnia 2001 r., str. 73–77).