Pracodawca - na podstawie ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - jest zobowiązany do naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne od wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia. W praktyce jednak, oprócz stałego miesięcznego wynagrodzenia (przychodu), wypłacane mogą być również inne dodatkowe świadczenia, np. nagrody, odszkodowania, korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy itp.
Konstrukcja podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników podobna jest do konstrukcji przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. W obu przypadkach są wyłączenia. Różnica polega tylko na tym, że wyłączenia w przepisach podatkowych są ustawowe i czterokrotnie szersze niż wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
W systemie ubezpieczeń społecznych przychody wyłączone z podstawy wymiaru składek zostały enumeratywnie wymienione w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Nagrody jubileuszowe
Pierwszą grupę wyłączeń stanowią nagrody jubileuszowe, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. Zwolnione od składek są wyłącznie nagrody związane „z jubileuszem pracownika”, tzn. jego stażem pracy. Nagrody wypłacane pracownikom w związku z jubileuszem zakładu pracy nie są zwolnione od opłacania składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne.
Przykład
Spółka z o.o. Madmax z okazji 10. rocznicy istnienia wypłaca wszystkim pracownikom zatrudnionym od początku w tej firmie nagrody w wysokości 2000 zł. Od wypłaconej nagrody pracodawca jest zobowiązany naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, ponieważ nie jest to nagroda jubileuszowa związana ze stażem pracownika.
Odprawy, odszkodowania i rekompensaty
Drugą grupę wyłączeń z podstawy wymiaru składek stanowią odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane w związku z ustaniem stosunku pracy. Do grupy tej należą:
• odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,
• odprawy wypłacane pracownikom powołanym do zasadniczej służby wojskowej,
• odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.
Chodzi tu nie tylko o odprawy i odszkodowania przysługujące pracownikom na podstawie Kodeksu pracy, ale także takie świadczenia wypłacane na podstawie porozumienia z organizacją związkową działającą w danym zakładzie pracy albo indywidualnego porozumienia zawartego ze zwalnianym pracownikiem. Warunkiem zwolnienia takich wypłat od składek jest rozwiązanie stosunku pracy.
WAŻNE!
Jeżeli pracownik został zwolniony z pracy i po rozwiązaniu umowy wystąpił do pracodawcy z roszczeniem o wypłacenie wynagrodzenia np. za godziny nadliczbowe i przed sądem została zawarta między stronami ugoda stwierdzająca, że pracodawca wypłaci byłemu pracownikowi odszkodowanie za zrzeczenie się roszczeń, to od wypłaconej z tego tytułu kwoty należy opłacić składki zarówno na ubezpieczenia społeczne, jak i na ubezpieczenie zdrowotne. Zawarta ugoda dotyczy roszczenia, które stanowi podstawę wymiaru składek, jako przychodu ze stosunku pracy. Nie jest to natomiast odszkodowanie związane z rozwiązaniem stosunku pracy.
W przypadku gdy pracownik ma dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może zawrzeć z pracownikiem umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy (na podstawie przepisów Kodeksu pracy). W umowie określa się okres obowiązywania zakazu konkurencji oraz wysokość odszkodowania należnego pracownikowi. Odszkodowanie może być wypłacane w miesięcznych ratach lub jednorazowo. Od tego odszkodowania składki na ubezpieczenia społeczne nie są należne.
Przychody związane z bhp
Następną grupę wyłączeń stanowią składniki przychodu pracownika, wynikające z szeroko rozumianych przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.
Przykładem wyłączeń w tej grupie może być:
• wartość świadczeń rzeczowych, wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, a także
• ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego przekazanego przez pracodawcę.
Podróże
Do czwartej grupy wyłączeń z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne należy zaliczyć przychody związane z przemieszczaniem się pracownika.
W ramach tej grupy do podstawy wymiaru składek nie są zaliczane m.in.:
• ryczałty za używanie do celów służbowych samochodów lub innych środków lokomocji niebędących własnością pracodawcy,
• kwoty otrzymywane przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłki na jego zagospodarowanie,
• diety i inne należności z tytułu podróży służbowych pracownika,
• dodatek za rozłąkę wypłacony pracownikom czasowo przeniesionym.
Świadczenia socjalne
Kolejna grupa wyłączeń dotyczy świadczeń typu socjalnego. Są to:
• świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
• świadczenia urlopowe oraz
• zapomogi losowe wypłacane pracownikom w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby.
Choroba pracownika
W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną.
Z chorobą pracownika związane są dwie wypłaty niewliczane do podstawy wymiaru składek, a mianowicie:
• składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku oraz
• dodatki uzupełniające 80% zasiłek chorobowy wypłacany przez pracodawców do kwoty nieprzekraczającej łącznie z zasiłkiem chorobowym 100% przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru świadczeń.
Inne zwolnienia
Ponadto z podstawy wymiaru składek zgodnie z ww. rozporządzeniem wyłączone są:
• środki otrzymywane w zakładach pracy chronionej i zakładach aktywności zawodowej na rehabilitację,
• korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
• dodatkowe świadczenia niemające charakteru deputatu przyznawane na podstawie przepisów szczególnych - kart branżowych lub układów zbiorowych pracy,
• nagrody za wyniki sportowe, wypłacane przez kluby sportowe i polskie związki sportowe oraz nagrody za wybitne osiągnięcia w pracy zawodowej w dziedzinie kultury fizycznej, wypłacane ze środków budżetowych,
• wartość świadczeń przyznawanych na podnoszenie kwalifikacji zawodowych.
WAŻNE!
Należy również pamiętać, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowią nie tylko świadczenia pieniężne, ale również świadczenia w naturze.
Wartość świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku, jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy - według cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracodawcy, jeżeli natomiast przedmiotem świadczeń są rzeczy zakupione przez pracodawcę - według cen ich zakupu.
Reasumując, świadczenia pieniężne, rzeczowe i świadczenia w naturze niewyszczególnione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników.
Na zakończenie przypominam, że wyłączenia z podstawy wymiaru składek wymienione w ww. rozporządzeniu nie odnoszą się do zleceniobiorców.
Podstawa prawna:
• ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).