Jeśli pracownik zwróci się do Państwa z prośbą o przygotowanie dokumentacji emerytalnej, należy przygotować za niego wniosek o emeryturę, wystawić dokumenty potwierdzające staż pracy i uzyskiwane zarobki, udzielić mu pomocy w zebraniu tego rodzaju dokumentów od poprzednich pracodawców, a następnie przekazać całość dokumentacji do ZUS. Informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek oraz o przebywaniu na zwolnieniu lekarskim trzeba będzie podać przy sporządzaniu zaświadczenia na formularzu ZUS Rp-7.
Obowiązujące przepisy emerytalno-rentowe nakładają na pracodawcę określone obowiązki w stosunku do pracownika, który zamierza przejść na emeryturę. Należą do nich m.in.:
- wydawanie pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości,
- współdziałanie z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,
- przygotowanie wniosku o emeryturę i przedłożenie go za zgodą pracownika organowi rentowemu nie później niż na 30 dni przed zamierzonym terminem przejścia pracownika na emeryturę (art. 125 ustawy emerytalnej).
Wymienione obowiązki pracodawcy odnoszą się do pracownika urodzonego przed 1 stycznia 1949 r., przechodzącego na emeryturę ustalaną na tzw. dotychczasowych zasadach. Do takich osób zalicza się Państwa pracownik. Sposób ustalenia prawa i wysokości starej emerytury sprawia, że pracownik ubiegający się o to świadczenie musi przedłożyć w ZUS odpowiednie dokumenty potwierdzające przebyty staż oraz uzyskiwane zarobki. Pracodawca, który zatrudnia takiego pracownika przed przejściem na emeryturę lub który zatrudniał go wcześniej, został zobowiązany do wystawienia tych dokumentów.
WAŻNE!
Pracodawca, który zatrudnia pracownika bezpośrednio przed przejściem na emeryturę, jest zobowiązany pomóc mu w kompletowaniu dokumentacji emerytalnej.
Podstawowym dokumentem potwierdzającym okresy składkowe i nieskładkowe jest świadectwo pracy, które pracodawca jest zobowiązany wydać niezwłocznie po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy (art. 97 § 1 Kodeksu pracy). Tylko w przypadku zatrudnienia na kolejne umowy terminowe pracodawca wydaje świadectwo pracy po upływie 24 miesięcy od podjęcia pracy na podstawie pierwszej takiej umowy, chyba że pracownik wcześniej wystąpi o wydanie świadectwa pracy.
Jeśli pracodawca nie rozwiązał jeszcze z pracownikiem ubiegającym się o emeryturę stosunku pracy, powinien wystawić mu zaświadczenie zawierające wszystkie informacje ważne z punktu widzenia nabycia uprawnień emerytalno-rentowych właściwe dla świadectwa pracy, np. dotyczące okresu zatrudnienia, pobierania świadczeń chorobowych, wykorzystanego urlopu bezpłatnego.
Pracodawca przygotowujący dokumentację emerytalną dla pracownika ubiegającego się o „starą” emeryturę powinien wystawić mu również dokument potwierdzający zarobki uzyskiwane przez niego w poszczególnych latach zatrudnienia. Najlepiej, aby w tym celu wypełnił formularz ZUS Rp-7 (zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu). Zaświadczenie to składa się z kilku części. Pracodawca potwierdza w nim najpierw dane dotyczące okresu, za jaki został wypłacony przychód. Wpisuje więc m.in., w jakim okresie pracownik był zatrudniony, na jakim stanowisku i w jakim wymiarze czasu pracy. Następnie wykazuje okresy: pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, pobierania po 14 listopada 1991 r. zasiłków chorobowych, zasiłków opiekuńczych oraz świadczenia rehabilitacyjnego, udzielonych pracownikowi urlopów bezpłatnych czy przebywania pracownika na urlopie wychowawczym. Jeżeli pracownik ma tak dużą liczbę okresów nieskładkowych lub przerw w ubezpieczeniu, że nie można wszystkich wymienić w tym punkcie formularza, pracodawca powinien wykazać je w załączniku. Podobnie jak zaświadczenie, załącznik ten powinien zawierać pieczątkę firmową pracodawcy, a także pieczątkę imienną i podpis osoby wystawiającej dokument.
W najważniejszej części formularza pracodawca podaje zarobki pracownika osiągnięte w poszczególnych latach kalendarzowych w rozbiciu na różne składniki, wykazywane w oddzielnych kolumnach tabelki zamieszczonej w tym dokumencie. W szczególności podaje również (w kolumnie 6) łączną kwotę świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłaconych zamiast wynagrodzenia, w tym zasiłku chorobowego, świadczenia rehabilitacyjnego oraz wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy.
Jeśli pracownik przekroczył w danym roku kalendarzowym roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w wysokości 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, pracodawca powinien wpisać w 2 kolumnie tabelki kwotę tego limitu, zaznaczając jednocześnie, w którym miesiącu nastąpiło jego przekroczenie. Jeżeli za rok, w którym osiągnięto limit, zostały dokonane wypłaty (np. trzynastej pensji) – dolicza się je do tego roku, za który przysługują, jeżeli w roku, w którym zostały wypłacone, stanowiły podstawę wymiaru składek. Takie doliczenie powoduje jednak wyłączenie tych wypłat z limitu za rok, w którym je wypłacono.
Oprócz wystawienia dokumentów potwierdzających okres zatrudnienia oraz uzyskiwane zarobki pracodawca powinien również pomóc pracownikowi w pozyskaniu świadectw pracy i zaświadczeń od poprzednich pracodawców, jeśli pracownik jeszcze nie posiada takiej dokumentacji.
Pracodawca jest również zobowiązany pomóc pracownikowi w wypełnieniu wniosku o emeryturę, jeśli ten zwróci się do niego o taką pomoc. Wniosek najlepiej sporządzić na formularzu ZUS Rp-1E. W górnej części pierwszej strony formularza pracodawca powinien wpisać datę sporządzenia wniosku, a także umieścić swoją pieczątkę i podpis osoby upoważnionej. We wniosku o emeryturę należy podać m.in., czy pracownik aktualnie pobiera wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, zasiłek chorobowy lub świadczenie rehabilitacyjne. ZUS będzie mógł bowiem przyznać prawo do emerytury dopiero od zaprzestania pobierania tych świadczeń (art. 100 ust. 2 ustawy emerytalnej).
Pracodawca powinien jednak pamiętać, że podpis na wniosku (pod częścią II oraz pod częścią III), potwierdzający prawdziwość danych w nim zawartych, musi złożyć sam pracownik.
W sytuacji gdy pracownik zwraca się z prośbą o przygotowanie dokumentacji emerytalnej, oprócz wniosku pracodawca musi również wypełnić kwestionariusz dotyczący przebytych okresów składkowych i nieskładkowych (ZUS Rp-6) oraz odebrać od pracownika podpis na tym formularzu. Całość zebranej dokumentacji emerytalnej pracodawca powinien przekazać do jednostki ZUS właściwej dla miejsca zameldowania na pobyt stały pracownika ubiegającego się o emeryturę.
Podstawa prawna:
- art. 27, art. 53, art. 100 ust. 2 oraz art. 125 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 ze zm.),
- § 10, § 21–22 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. Nr 237, poz. 1412),
- art. 97 § 1–2 Kodeksu pracy.