Pracownik, któremu nie udało się udokumentować przed ZUS pracy w szczególnych warunkach odpowiednim dokumentem, może ubiegać się o uznanie okresu tej pracy w drodze postępowania sądowego. Sąd może w tym celu dopuścić również inne środki dowodowe, w tym np. zeznania świadków.
Warunkiem przyznania wcześniejszej emerytury z tytułu zatrudnienia w szczególnych warunkach jest m.in. udowodnienie odpowiednio długiego okresu tej pracy. Chodzi o pracę wymienioną w wykazie A lub B stanowiących załączniki do rozporządzenia z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (DzU nr 8, poz. 43 ze zm.). Na ogół uzyskanie wcześniejszej emerytury jest możliwe w przypadku udokumentowania co najmniej 15 lat zatrudnienia w szczególnych warunkach wykonywanego stale i w pełnym wymiarze czasu pracy.
Zasadą jest, że okresy zatrudnienia w szczególnych warunkach przy pracach wymienionych w wykazie A lub B powinny zostać udowodnione świadectwem pracy wystawionym pracownikowi przez pracodawcę po ustaniu zatrudnienia na podstawie posiadanej dokumentacji osobowej. Zgodnie z przepisami prawa pracy pracodawca ma obowiązek wykazania w tym dokumencie okresów zatrudnienia w szczególnych warunkach.
Potwierdzając w świadectwie pracy okresy pracy w szczególnych warunkach, wykonywanej na danym stanowisku pracy, pracodawca powinien powołać się na rodzaj pracy wymieniony w odpowiednim wykazie, dziale i pozycji wspomnianego rozporządzenia z 7 lutego 1983 r. Dodatkowe obowiązki ma jednak, gdy stosował tzw. resortowe wykazy prac w szczególnych warunkach zamieszczone w odpowiednich zarządzeniach i uchwałach właściwych ministrów, kierowników urzędów centralnych lub związków spółdzielczych. Wystawiając świadectwo pracy, musi wówczas, oprócz wskazania rodzaju pracy z rozporządzenia, powołać stanowisko pracy wymienione w wykazie, dziale, pozycji i punkcie odpowiedniego zarządzenia resortowego lub uchwały. Okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach może potwierdzić również w świadectwie wykonywania pracy w szczególnych warunkach, wystawionym według wzoru stanowiącego załącznik do wspomnianych przepisów resortowych.
W przypadku gdy pracownik nie posiada świadectwa pracy potwierdzającego okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach, a obecnie nie może ponownie uzyskać tego dokumentu, gdyż pracodawca został np. zlikwidowany, przekształcony lub zrestrukturyzowany, ZUS może uznać zaświadczenie wystawione przez jeden z następujących podmiotów:
- organ założycielski zlikwidowanego zakładu pracy, m.in. b. Ministerstwo Gospodarki (z wyłączeniem wojewody),
- Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa lub Agencję Nieruchomości Rolnych,
- zakład pracy posiadający w swoim archiwum akta osobowe byłych pracowników, którzy odeszli z pracy w okresie przed rozpoczęciem procesu przekształceń własnościowych i restrukturyzacji, jeżeli z akt tych bezspornie wynika fakt wykonywania przez daną osobę pracy w szczególnych warunkach.
W przypadku gdy nie jest możliwe udowodnienie okresów pracy w szczególnych warunkach w drodze świadectwa pracy lub zaświadczenia, a dokumentacja osobowa potwierdzająca te okoliczności znajduje się w archiwum lub u prywatnego przechowawcy, osoba ubiegająca się o wcześniejszą emeryturę może przedstawić kserokopie tych dokumentów sporządzone i uwierzytelnione przez ten podmiot (tzw. dokumentację zastępczą). Nie zawsze jednak te dokumenty zostaną uznane przez ZUS. Organ ten dokonuje bowiem oceny merytorycznej tego rodzaju środków dowodowych. ZUS zaliczy na tej podstawie okresy pracy w szczególnych warunkach tylko wtedy, gdy z poświadczonej przez przechowawcę dokumentacji wyraźnie wynika rodzaj, stanowisko, okres i wymiar wykonywanej pracy w szczególnych warunkach. W przeciwnym razie ZUS odmawia uznania okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach.
W razie wydania decyzji odmawiającej przyznania świadczenia ze względu na nieudokumentowanie okresu pracy w szczególnych warunkach wnioskodawca może udowodnić ten okres w postępowaniu odwoławczym od decyzji ZUS. W postępowaniu tym sąd może przyjąć wszystkie dowody, które posłużą wyjaśnieniu, czy pracownik faktycznie wykonywał pracę w szczególnych warunkach na określonym stanowisku. Mogą to być m.in. zeznania świadków, różnego rodzaju umowy (np. umowy o pracę) lub inne dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy w szczególnych warunkach. Jeśli sąd uzna, że pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach, ZUS będzie zobowiązany do zmiany wydanej w sprawie decyzji odmownej.