Ekwiwalenty pracownicze

Pojęcie ekwiwalentu ma charakter ściśle ekonomiczny. Oznacza pewną równowartość jednego towaru, w którym jest wyrażona wartość innego towaru. To swojego rodzaju wymiana świadczeń nieidentycznych.

Z pojęciem rozumianym w powyższym sensie niejednokrotnie spotykamy się w przepisach prawa pracy, np. ekwiwalent za niewykorzystany urlop czy ekwiwalent za sprzęt komputerowy. W każdym z tych przypadków zastępuje on inne dobro, które z różnych powodów nie mogło zostać wydane pracownikowi w postaci, w jakiej się ono należało.

Rodzaje ekwiwalentów

Na podstawie obowiązujących przepisów możemy wyróżnić kilka rodzajów ekwiwalentów.

Najważniejszy będzie ich podział na:

• ekwiwalent pieniężny,
• ekwiwalent rzeczowy.

Ekwiwalent pieniężny

Ten rodzaj ekwiwalentu występuje zdecydowanie najczęściej. Mogą być różne tego przyczyny, ale przede wszystkim jest najłatwiejszy do wydania, a z drugiej strony jest też najwygodniejszy dla osoby, która go otrzymuje.

Przepisy szczególne mogą również przewidywać jego zastosowanie w sytuacjach, np. gdy funkcjonariusz państwowy zdecyduje się zamieszkać w innym miejscu niż zapewnionym mu w ramach służby, otrzymuje z tego tytułu dodatkowe fundusze (rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 czerwca 2002 r. w sprawie ekwiwalentu pieniężnego w zamian za rezygnację z lokalu mieszkalnego dla funkcjonariuszy Biura Ochrony Rządu – DzU nr 108, poz. 955 ze zm.).

Ekwiwalent rzeczowy

Ekwiwalent rzeczowy, zwany także deputatem, jeszcze kilkadziesiąt lat temu mógł stanowić np. część zapłaty wynagrodzenia pracowników różnych zakładów produkcyjnych. Jego podstawową wadą było to, że czasem miał on charakter wręcz przymusowy i prowadził do pozyskiwania rzeczy niejednokrotnie zupełnie zbędnych z punktu widzenia pracownika.

Ekwiwalenty – jeżeli już się pojawiają – z reguły zastępowane są wypłatami kwot pieniężnych, stanowiących równoważnik określonej liczby towarów, wyprodukowanych w danym zakładzie. Przykładem może być ustawa z 6 lipca 2007 r. o ekwiwalencie pieniężnym z tytułu prawa do bezpłatnego węgla dla osób uprawnionych z przedsiębiorstw robót górniczych (DzU nr 147, poz. 1031 ze zm.). Warto jednak zauważyć, że jej przepisy będą obowiązywać tylko do 31 grudnia 2015 r.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Jednym z najważniejszych przywilejów pracowniczych, tak różnych od tych wynikających z zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych, jest prawo pracownika do odpoczynku, w tym do urlopu wypoczynkowego. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje właśnie ekwiwalent pieniężny.

WAŻNE!
Prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest odstępstwem od prawa pracownika do wykorzystania urlopu w naturze.

Prawo pracownika do urlopu w naturze, tj. odpoczynku, ma bowiem charakter bezwzględny. Oznacza to, że pracodawca nie może wybierać między udzieleniem pracownikowi dni wolnych a zapłatą za takie dni, niezależnie od tego, czy z inicjatywą tą wyszedłby sam pracownik czy pracodawca. A zatem zwolnienie się pracodawcy od obowiązku udzielenia urlopu w naturze przez zapłatę ekwiwalentu pieniężnego w innych sytuacjach niż przewidziane prawem jest niedopuszczalne. Pracownikowi przysługuje bowiem prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego to prawa nie może się on zrzec (art. 152 k.p.). Pracownik nie może tym samym zobowiązać się do wykonywania pracy w okresie urlopu nawet za dodatkowym wynagrodzeniem, które ustalił z pracodawcą. Takie porozumienie byłoby nieważne. Jeżeli jednak doszłoby do niego, to z jednej strony pracownikowi nadal przysługiwałby urlop wypoczynkowy, który został „sprzedany”, zaś pracodawca mógłby dochodzić zwrotu pieniędzy jedynie w drodze powództwa cywilnego z tytułu tzw. bezpodstawnego wzbogacenia (art. 405 i nast. k.c.). Pracownik mógłby bronić się przed tym zarzutem twierdzeniem, że ekwiwalent zużył w taki sposób, że nie jest już wzbogacony (art. 409 k.c.).

Zrzeczenie się prawa do urlopu w naturze – jak wspomniano – jest nieważne. Sąd Najwyższy w wyroku z 11 czerwca 1980 r. (I PR 43/80, OSNC 1980/12/248) wskazał, że na podstawie przepisów art. 152, 171 i 172 k.p. ekwiwalent pieniężny należny pracownikowi za niewykorzystany urlop wypoczynkowy podlega ochronie w takim samym zakresie jak wynagrodzenie za pracę. Zakaz zrzeczenia się prawa do wynagrodzenia za pracę i przeniesienia tego prawa na inną osobę odnosi się bowiem nie tylko do wynagrodzenia jako całości, ale również do każdego z jego składników z osobna, a za taki składnik należy właśnie uznać ekwiwalent.

Kiedy ekwiwalent nie przysługuje

Tylko wyjątkowo ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop nie będzie przysługiwał pracownikowi. Może to nastąpić w opisanych poniżej sytuacjach.

Ekwiwalent nie przysługuje, jeżeli strony zawierają bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy kolejną umowę o pracę i postanowią o wykorzystaniu przez pracownika należnego urlopu w trakcie trwania tej kolejnej umowy (art. 171 § 3 k.p.). Warunkiem jest tożsamość stron nowej umowy o pracę. Nie ma jednak konieczności, aby nowe zatrudnienie rozpoczynało się już następnego dnia po ustaniu obowiązywania poprzedniej umowy o pracę. Jedynie porozumienie w tym zakresie musi być sformułowane jeszcze w trakcie zatrudnienia na podstawie umowy, która ulega rozwiązaniu. Prawo daje taką możliwość w ramach obowiązującej zasady swobody umów – odpowiedni zapis w tym zakresie może znaleźć się np. w nowej umowie o pracę.

Nie wypłaca się ekwiwalentu, w sytuacji gdy pracodawca na podstawie odrębnych przepisów ma obowiązek objęcia pracownika ubezpieczeniem gwarantującym otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu (art. 172¹ § 1 k.p.). Jeżeli jednak świadczenie to jest niższe od ekwiwalentu pieniężnego, pracownikowi wypłaca się kwotę stanowiąca różnicę między tymi należnościami.

Ekwiwalent może być też zastąpiony innym świadczeniem. Może to nastąpić jedynie w razie zawarcia ugody, w ramach której pracownik uniknął poważnych konsekwencji natury moralnej i majątkowej, jakie ponosi wskutek rozwiązania niezwłocznie umowy o pracę z jego winy, a rezygnując z ekwiwalentu za urlop, uzyskał jednocześnie konkretne i istotne dobra, także wymierne majątkowo (por. wyrok SN z 3 grudnia 1981 r., I PRN 106/81, OSP 1983/10/212 – w takiej sytuacji nie jest uzasadniony pogląd, że pracownik zrzekł się ekwiwalentu za urlop i że z tej przyczyny zawarta przez strony ugoda jest sprzeczna z prawem; orzeczenie to jednak było krytykowane).

W tym kontekście warto zwrócić uwagę na jeszcze jedno orzeczenie Sądu Najwyższego. Otóż w wyroku z 20 maja 1998 r. (I PKN 137/98, OSNP 1999/12/388) Sąd podkreślił, że „ugoda, na mocy której pracodawca zwalnia pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie pozostającym do uzgodnionej przez strony daty rozwiązania umownego stosunku pracy, mimo niewykorzystania przez pracownika przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, nie narusza art. 18 § 2 k.p. i jest ważna”.

Ograniczenia przedmiotowe

Przepisy prawa pracy ulegały w tym zakresie kilku istotnym modyfikacjom na przestrzeni ostatnich lat.

Obecnie prawo do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy zostało ograniczone wyłącznie do:

• rozwiązania lub
• wygaśnięcia stosunku pracy.

Pozbawiono więc możliwości jego otrzymania z powodu powołania pracownika do okresowej lub zawodowej służby wojskowej, do służby wojskowej w charakterze kandydata na żołnierza zawodowego albo do odbycia przeszkolenia wojskowego trwającego dłużej niż 3 miesiące oraz w razie niewykorzystania urlopu z powodu skierowania do pracy za granicą, jeżeli przepis szczególny nie stanowił inaczej.

Nabycie prawa do ekwiwalentu

W zasadzie nie budzi poważniejszych wątpliwości umiejscowienie w czasie momentu, w którym pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego. Będzie to oczywiście data rozwiązania stosunku pracy, niezależnie od: podstawy prawnej jego nawiązania, rodzaju umowy o pracę oraz trybu rozwiązania stosunku pracy. Prawo to dotyczy nie tylko regulowanego przepisami Kodeksu pracy urlopu, ale również każdego innego, wynikającego z przepisów prawa. Przykładowo, pracownikowi, który po rozwiązaniu stosunku pracy przedstawił pracodawcy orzeczenie o spełnieniu warunków uprawniających do zwiększonego o 10 dni urlopu wypoczynkowego, przewidzianego dla kombatantów, przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany w okresie pozostawania w stosunku pracy urlop w zwiększonym wymiarze (uchwała SN z 27 lutego 1985 r., III PZP 6/85, OSNCP 1985/10/155).

Biorąc powyższe pod uwagę, wysokość ekwiwalentu oblicza się na podstawie wynagrodzenia z okresu bezpośrednio poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy, chociażby ekwiwalent przysługiwał pracownikowi za urlopy należne za poprzednie lata pracy (wyrok SN z 15 października 1976 r., I PRN 71/76, OSNCP 1977/5–6/97).

W tej dacie staje się też wymagalne roszczenie pracownika o jego wypłatę, niezależnie od tego, czy chodzi o urlop bieżący czy zaległy. Rozpoczyna się również bieg terminu przedawnienia roszczenia o ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane w naturze, a nieprzedawnione urlopy wypoczynkowe (wyrok SN z 29 marca 2001 r., I PKN 336/2000, OSNP 2003/1/14).

WAŻNE!
Roszczenie pracownika o ekwiwalent za niewykorzystany urlop przedawnia się z upływem 3 lat od wymagalności roszczenia (art. 291 k.p.). Najczęściej jest to data rozwiązania stosunku pracy.

Należy przy tym pamiętać, że w sprawach o roszczenia ze stosunku pracy sąd nie uwzględnia z urzędu upływu terminu przedawnienia (wyrok SN z 25 stycznia 2007 r., I PK 208/06, Prawo Pracy 2007/5/38–40). Jeśli więc pracownik, od którego pracodawca żąda świadczenia, lub pracodawca, od którego pracownik żąda ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, chce skorzystać z prawa przysługującego mu na podstawie art. 291 k.p., musi to uczynić w formie zarzutu przedawnienia roszczenia.

Pracownik, z którym umowa o pracę wygasła na skutek 3-miesięcznej nieobecności w pracy spowodowanej tymczasowym aresztowaniem (art. 66 § 1 k.p.), nie traci prawa do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługujący mu w roku, w którym nastąpiło wygaśnięcie stosunku pracy (uchwała SN z 18 lutego 1976 r., I PZP 51/75, OSNCP 1976/7–8/160). Natomiast wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego w razie niewykorzystania przysługującego mu urlopu z powodu rozwiązania stosunku pracy nie przedłuża czasu trwania umowy o pracę o skonsumowany przez ekwiwalent okres urlopu (wyrok SN z 18 lutego 1980 r., I PRN 6/80, OSNCP 1980/9/175).

WAŻNE!
Z powodu rozwiązania stosunku pracy prawo do urlopu obecnego, jak i do niewykorzystanych urlopów z lat ubiegłych przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego, z zastrzeżeniem okresów przedawnienia.

W razie gdy rozwiązanie stosunku pracy następuje po ogłoszeniu upadłości pracodawcy, pracownik może dochodzić wierzytelności z tytułu ekwiwalentu przed sądem pracy (postanowienie SN z 5 grudnia 1996 r., I PKN 34/96, OSNP 1997/13/237).

Z kolei pracownik przywrócony do pracy orzeczeniem sądu nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego za czas pozostawania bez pracy (art. 51 § 1 k.p.). Prowadzi to do wniosku, że ekwiwalent za urlop wypoczynkowy nie przysługuje za czas pozostawania bez zatrudnienia, za który sąd przyznał wynagrodzenie (wyrok SN z 14 marca 2006 r., I PK 144/05, OSNP 2007/5–6/68).

Także w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy w czasie urlopu bezpłatnego udzielonego na podstawie art. 174 § 1 k.p., a trwającego dłużej niż 1 miesiąc pracownikowi niewykonującemu pracy od 1 stycznia z powodu urlopu bezpłatnego nie przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego za rok kalendarzowy, w którym ustało zatrudnienie, a zatem i prawo do ekwiwalentu za ten urlop (uchwała składu 7 sędziów SN z 25 września 1980 r., V PZP 2/80, OSNCP 1981/4/46).

Warto pamiętać, że poza przypadkiem przejścia z mocy art. 23¹ k.p. zakładu pracy na nowego pracodawcę kolejny pracodawca nie przejmuje obowiązku udzielenia urlopu wypoczynkowego, do którego pracownik nabył prawo u poprzedniego pracodawcy. W takiej sytuacji na poprzednim pracodawcy spoczywa obowiązek wypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, jeśli niewykorzystanie tego urlopu w naturze nastąpiło z przyczyn określonych w art. 171 k.p. (wyrok SN z 19 lutego 1980 r., I PRN 9/80, OSNCP 1980/7–8/149). Sąd Najwyższy zauważył także, że w przypadku zawarcia porozumienia między pracodawcami w przedmiocie zmiany pracy przez pracownika, za jego zgodą, może ono obejmować także uprawnienia urlopowe (wyrok SN z 27 listopada 1980 r., I PRN 124/80, OSNCP 1981/6/113). Także porozumienie pracodawcy ze związkami zawodowymi, o którym mowa w ustawie z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (DzU nr 90, poz. 844 ze zm.), może przyznać pracownikowi prawo do ekwiwalentu za urlop w następnym roku, jeżeli z powodu skrócenia okresu wypowiedzenia jego zatrudnienie kończy się przed 1 stycznia (wyrok SN z 14 listopada 1996 r., I PKN 3/96, OSNP 1997/14/193).

Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie w walucie obcej, w dniu, w którym rozwiązuje stosunek pracy, kwota należnego ekwiwalentu powinna zostać przeliczona. „Wynagrodzenie i ekwiwalent za urlop wypoczynkowy należne pracownikowi z tytułu pracy za granicą, przypadające do wypłaty za granicą w walucie niewymienialnej – w części, w jakiej zgodnie z umową stron ulegały przekazaniu przez pracodawcę do kraju na rachunek walutowy pracownika – podlegają zasądzeniu jako równowartość wyrażona w walucie wymienialnej”. W części nieobjętej obowiązkiem takiego przekazania należności te podlegają zasądzeniu jako równowartość wyrażona w pieniądzu polskim, według średniego kursu bieżącego waluty (uchwała składu 7 sędziów SN z 9 listopada 1988 r., III PZP 27/88, OSNCP 1989/4/49). Orzeczenie to jednak traci trochę na znaczeniu w związku ze zmianą zasady walutowości. Zobowiązania pieniężne mogą być wyrażone w walucie obcej.

Śmierć pracownika

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest prawem o charakterze majątkowym. W przypadku gdy jest należny pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym nastąpiło wygaśnięcie stosunku pracy wskutek śmierci pracownika, przysługuje w równych częściach jego małżonkowi i innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych – art. 63¹ § 2 k.p. (uchwała SN z 13 maja 1994 r., I PZP 23/94, OSNP 1994/5/81). Niezależnie od powyższego spadkobiercom zmarłego pracownika należy się ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracownika, z którym do chwili śmierci umowa o pracę nie była rozwiązana i który nie wykorzystał przyznanego mu urlopu tylko z tej przyczyny, że zmarł (uchwała SN z 2 sierpnia 1967 r., III PZP 32/67, OSNCP 1968/2/17).

Sposób ustalania i wypłacania ekwiwalentu urlopowego

Zasady obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy regulowane są przepisami § 14–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU nr 2, poz. 14 ze zm., zwanego dalej rozporządzeniem urlopowym).

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy ustala się w związku z tym, stosując reguły obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Wykładnia przepisów rozporządzenia w tym zakresie powinna uwzględniać podstawową regułę, że za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował – art. 172 k.p. (wyrok SN z 5 lipca 2007 r., III PK 20/07, OSNP 2008/17–18/253).

Zasady ustalania wysokości ekwiwalentu

Biorąc pod uwagę przytoczone przepisy, należy wskazać podstawowe zasady stosowane przy obliczaniu wysokości ekwiwalentu:

• składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu,
• składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem określonych w stawce miesięcznej, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu,
• składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.

Przy uwzględnieniu opisanych reguł, należy następnie podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy, który ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym.

W dalszej kolejności dzielimy tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, po czym mnożymy taki wynik za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Aby uzyskać współczynnik urlopowy, należy odjąć od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzielimy przez 12.

Przykład

W 2010 r. tzw. współczynnik urlopowy wynosi 21,08, co jest efektem następującego rachunku:

• bieżący rok kalendarzowy składa się z 365 dni, w tym 52 niedziel, 8 dni świątecznych przypadających w innym dniu niż niedziela oraz 52 dni wolnych wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, przyjmując, że dniem wolnym jest sobota,
• od 365 dni kalendarzowych należy odjąć 112 dni (52 + 8 + 52), co daje wynik 253 dni,
• otrzymany rezultat dzielimy przez 12 i w ten sposób mamy wartość współczynnika urlopowego, tj. 21,08.

Przy obliczaniu ekwiwalentu należy również pamiętać o zachowaniu zasady proporcjonalności. W przypadku bowiem rozwiązania stosunku pracy i niewykorzystania z tego powodu urlopu wypoczynkowego nabytego w pełnym wymiarze (art. 153 § 3 k.p.) pracownikowi przysługuje od dotychczasowego pracodawcy ekwiwalent pieniężny odpowiadający urlopowi w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u danego pracodawcy w roku, w którym rozwiązano stosunek pracy, także w sytuacji, gdy nastąpiło to w związku z nabyciem przez pracownika uprawnień emerytalnych – art. 171 § 1 k.p. w zw. z art. 155¹ § 1 pkt 1 k.p. (uchwała SN z 20 sierpnia 1997 r., III ZP 26/97, OSNP 1998/5/145).

W podobnym tonie wypowiadał się również Sąd Najwyższy w wyroku z 6 listopada 1980 r. (I PRN 109/80, OSNCP 1981/6/107), w którym wskazał, iż z samej istoty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wynika, że wypłata ekwiwalentu jest jednorazowym świadczeniem przysługującym w razie niewykorzystania urlopu z powodu rozwiązania stosunku pracy, m.in. wskutek przejścia na rentę inwalidzką lub emeryturę. Wypłaty ekwiwalentu w takim wypadku nie można traktować jako świadczenia pieniężnego pozostającego w sprzeczności z przepisami ustawy o powszechnym zaopatrzeniu emerytalnym. Odmienne stanowisko prowadziłoby w konsekwencji do wyłączenia postanowień art. 171 § 1 k.p. w stosunku do osób przechodzących na rentę lub emeryturę, co byłoby sprzeczne z wyraźnym jego brzmieniem.

Nowelizacja rozporządzenia urlopowego

Wskazane zasady uległy istotnej zmianie pod koniec 2009 r., kiedy to znowelizowano rozporządzenie urlopowe rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 8 października 2009 r. (DzU nr 174, poz. 1353). Opisane powyżej przepisy weszły w życie 3 listopada 2009 r. Nowelizacja przede wszystkim dookreśliła oraz uporządkowała zasady obliczania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu urlopowego przez rozszerzenie listy składników wynagrodzenia wyłączanych z podstawy wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop.

Mocą rozporządzenia do wykazu składników płacy dołączono kolejne wyłączenie, tj. kwotę wyrównania do wynagrodzenia za pracę do poziomu gwarantowanej płacy minimalnej, wynoszącej w 2010 r. 1317 zł. Wyrównanie to pracodawca jest zobowiązany wypłacać pracownikowi, jeżeli ten w danym miesiącu – w związku z obowiązującym go rozkładem czasu pracy lub w związku z terminami płatności niektórych składników płacy – nie wypracował wynagrodzenia minimalnego (lub jego części w przypadku niepełnoetatowców, pomniejszonej proporcjonalnie do wymiaru etatu obowiązującego takiego pracownika).

Obecnie w katalogu wykluczeń znajdują się:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,
• wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwota wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odprawa emerytalna lub rentowa albo inne odprawy pieniężne,
• wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

Przepisy przejściowe noweli przyjęły również, że przy ustalaniu wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nie uwzględnia się należności przysługujących pracownikowi zgodnie z przepisami o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców – w okresie objęcia go przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy. Co to oznacza? Otóż nowela wyłączyła zarówno z wynagrodzenia urlopowego, jak i ekwiwalentu za urlop świadczenia z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz stypendia z Funduszu Pracy przysługujące na podstawie przepisów tzw. ustawy antykryzysowej (ustawy z 1 lipca 2009 r. o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców, DzU nr 125, poz. 1035).

Obliczając więc wynagrodzenie urlopowe oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, nie uwzględnia się tych środków przysługujących pracownikowi w okresie objęcia go przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy. Z uwagi na okres obowiązywania tej ustawy jej postanowienia będą mogły być stosowane tylko do 31 grudnia 2011 r.

Niestety efektem takiej zmiany będzie wypłacanie pracownikom objętych zakresem pakietu antykryzysowego niższego wynagrodzenia za czas urlopu. Przy obliczaniu wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop pracodawca uwzględni jedynie wynagrodzenie wypłacone z jego własnych środków z pominięciem świadczeń z FGŚP lub FP.

Przykład
Jan K. jest zatrudniony na cały etat z wynagrodzeniem 5000 zł brutto. Z uwagi na kryzys pracodawca został objęty ustawą antykryzysową. Skorzystał z niej i obniżył pracownikowi etat o 2/5 na okres 3 miesięcy, od kwietnia do czerwca 2010 r.

W okresie pracy w obniżonym czasie pracy pracownik otrzyma miesięczne wynagrodzenie w wysokości: 3000 zł (3/5 x 5000 zł) oraz dodatki przysługujące na podstawie ustawy z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, sięgające nawet kilkuset złotych miesięcznie. Podstawą wynagrodzenia – jeżeli uda się na urlop, będzie jednak jedynie pensja pochodząca ze środków własnych pracodawcy.

Nowe przepisy uściśliły również problematykę sposobu wliczania do podstawy wymiaru ekwiwalentu składników zmiennych za okresy nie dłuższe niż miesiąc. Na tym tle dochodziło bowiem do licznych trudności i nadużyć interpretacyjnych. W obecnym stanie prawnym w podstawie ekwiwalentu uwzględniamy zmienne składniki wynagrodzenia należne pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, niezależnie od tego, za jaki okres przysługiwały.

Istotne z praktycznego punktu widzenia jest wprowadzenie nowej metody ustalania kwot należnego ekwiwalentu. Uprzednio obowiązujące w tym zakresie zasady przewidywały przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za godzinę niewykorzystanego urlopu konieczność podzielenia przeciętnego wynagrodzenie pracownika za jeden dzień przez 8 godzin, co pogarszało sytuację osób, których normy dobowe czasu pracy były niższe. Dotyczyło to np. zatrudnionych w 7-godzinnej normie dobowej (np. niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym zatrudnionych na podstawie ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, DzU z 2008 r. nr 14, poz. 92 ze zm.), czy też pracowników zakładów opieki zdrowotnej, wykonujących pracę przez 7 godzin 35 minut, 6 lub 5 godzin na dobę (art. 32g ust. 1, 3, 4 ustawy z 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej, DzU z 2007 r. nr 14, poz. 89 ze zm.). Od listopada 2009 r. wynagrodzenie za jeden dzień jest dzielone przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy danego pracownika.

Ważna zmiana objęła również pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, dla którego wartość współczynnika urlopowego obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, np. dla pracownika zatrudnionego na 3/4 etatu wynosi on w 2010 r. 15,81 (3/4 x 21,08).

Przykład
Piotr M. jest niepełnosprawny w stopniu umiarkowanym i zatrudniony na 1/2 etatu. Otrzymuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2000 zł. W związku z rozwiązaniem umowy o pracę pracodawca musi mu wypłacić ekwiwalent pieniężny za 15 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Z tego tytułu otrzyma 406,65 zł, co jest wynikiem następujących działań:

• miesięczną pensję dzielimy przez współczynnik ekwiwalentu: 2000 zł : 10,54 (1/2 x x 21,08) = 189,75 zł,
• stawkę dzienną ekwiwalentu dzielimy przez normę dobową : 189,75 zł : 7 = 27,11 zł,
• stawkę godzinową mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego: 27,11 zł x 15 = 406,65 zł.

Ekwiwalent urlopowy przysługujący nauczycielom

Nauczycielom zatrudnionym na podstawie Karty Nauczyciela (ustawa z 26 stycznia 1982 r. – DzU z 2006 r. nr 97, poz. 674 ze zm.) przysługuje ekwiwalent pieniężny za okres niewykorzystanego urlopu w nieco szerszym zakresie przedmiotowym, niż ma to miejsce w przypadku pracowników „kodeksowych”.

Karta Nauczyciela poszerza katalog sytuacji, w których nauczyciel zyskuje prawo do ekwiwalentu. Może to nastąpić z powodu:

• rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
• powołania do zasadniczej służby wojskowej albo
• powołania do odbywania zastępczo obowiązku tej służby, do okresowej służby wojskowej lub do odbywania długotrwałego przeszkolenia wojskowego.

Przepisy wprowadzają także pewne ograniczenie. Nauczycielowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za okres niewykorzystanego urlopu, nie więcej jednak niż:

• za 8 tygodni, jeżeli jest zatrudniony w szkole, w której w organizacji pracy przewidziano ferie letnie i zimowe (nauczycielom tym normalnie przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze odpowiadającym okresowi ferii i w czasie ich trwania),
• za 35 dni roboczych w odniesieniu do nauczycieli zatrudnionych w szkołach, w których nie są przewidziane ferie szkolne (tym nauczycielom przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 35 dni roboczych w czasie ustalonym w planie urlopów).

Pierwszy przypadek znajdzie zastosowanie w razie niewykorzystania urlopu wypoczynkowego w całości lub w części w okresie ferii szkolnych z powodu: niezdolności do pracy wywołanej chorobą lub odosobnieniem w związku z chorobą zakaźną, urlopu macierzyńskiego, odbywania ćwiczeń wojskowych albo krótkotrwałego przeszkolenia wojskowego. Wówczas takiemu nauczycielowi przysługuje urlop w ciągu roku szkolnego, w wymiarze uzupełniającym do 8 tygodni. Urlop uzupełniający w ciągu roku szkolnego przysługuje również dyrektorowi i wicedyrektorowi szkoły, którzy na polecenie lub za zgodą organu prowadzącego szkołę nie wykorzystali urlopu w czasie ferii szkolnych z powodu wykonywania zadań zleconych przez ten organ lub prowadzenia w szkole inwestycji albo kapitalnych remontów (art. 66 ust. 2 Karty Nauczyciela). Natomiast wykorzystanie przez nauczyciela urlopu wypoczynkowego w wymiarze 8 tygodni w ciągu roku szkolnego uniemożliwia przyznanie mu prawa do urlopu uzupełniającego z powodu niezdolności do pracy wywołanej chorobą w czasie korzystania z urlopu – taki wniosek płynie z wyroku Sądu Najwyższego z 2 września 1998 r. (I PKN 298/98, OSNP 1999/18/584).

Przykład
Nauczyciel w drugim tygodniu ferii zimowych rozchorował się, w związku z tym nie mógł efektywnie wykorzystać swojego urlopu, gdyż musiał udać się do szpitala. W marcu zwrócił się do dyrektora szkoły o udzielenie mu urlopu uzupełniającego w wymiarze 2 dni.

Jego wniosek został jednak odrzucony. Ustalenie prawa do uzupełniającego urlopu wypoczynkowego może nastąpić dopiero po zakończeniu ferii zimowych i letnich. Nauczyciel, który chorował w czasie trwania ferii zimowych, nie nabywa prawa do urlopu uzupełniającego i nie może domagać się udzielenia urlopu w tym okresie. Prawo do urlopu uzupełniającego nabędzie dopiero, jeśli nie wykorzysta 8 tygodni urlopu w czasie trwania ferii zimowych i letnich.

W myśl uchwały Sądu Najwyższego z 11 stycznia 1985 r. (III PZP 52/84, OSNC 1985/9/ 128) urlop udzielony nauczycielowi w czasie odbywania służby wojskowej nie podlega też zaliczeniu na poczet należnego, a niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, przewidzianego art. 66 ust. 2 Karty Nauczyciela. W innym orzeczeniu (uchwała z 10 maja 2006 r., III PZP 3/06, Biuletyn SN 2006/5/28) Sąd Najwyższy uznał, że nauczyciel ma prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu pracy w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, także wtedy, gdy w zatrudniającej go szkole są przewidziane ferie (art. 155¹ § 1 pkt 1 k.p. w zw. z art. 64 ust. 2 Karty Nauczyciela).

WAŻNE!
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje również za niewykorzystany przez nauczyciela urlop uzupełniający (art. 172 k.p. w zw. z art. 66 ust. 2 Karty Nauczyciela; wyrok z 6 października 2005 r., II PK 72/05, OSNP 2006/15–16/242).

Ekwiwalent pieniężny przysługuje też nauczycielowi, który przebywał w stanie nieczynnym (w związku z częściową likwidacją szkoły albo w razie zmian organizacyjnych powodujących zmniejszenie liczby oddziałów w szkole lub zmian planu nauczania uniemożliwiających dalsze zatrudnianie nauczyciela w pełnym wymiarze zajęć). W tym czasie nie można mu udzielić urlopu wypoczynkowego (wyrok SN z 29 maja 1984 r., I PR 4/84, OSNC 1985/1/16).

Z uwagi na tak duże rozbieżności systemu wynagradzania i zatrudniania nauczycieli w porównaniu z pracownikami „kodeksowymi” wprowadzono oddzielną regulację w zakresie ustalania wysokości ekwiwalentu.

W miejsce wyżej omawianego rozporządzenia urlopowego obowiązuje rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 26 czerwca 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania wynagrodzenia oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nauczycieli (DzU nr 71, poz. 737 ze zm.).

Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy nauczycieli ustala się, stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy nauczycieli.

W pierwszej kolejności należy ustalić podstawę urlopową, czyli zsumować wysokość wynagrodzenia zasadniczego i inne jego składniki, jeśli podlegają doliczeniu. Przepisy rozporządzenia mówią o tym wprost.

W wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy nauczyciela:

• uwzględnia się:
  – wynagrodzenie zasadnicze,
  – dodatki: za wysługę lat, motywacyjny, funkcyjny oraz za warunki pracy,
  – wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw,
  – dodatkowe wynagrodzenie za pracę w porze nocnej,
  – odrębne wynagrodzenie za zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy,
  – wynagrodzenie za pracę w święto,
  – dodatek za uciążliwość pracy (zgodnie z art. 19 ust. 2 pkt 2 Karty Nauczyciela – w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego),

• nie uwzględnia się:
  – wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
  – wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego oraz wynagrodzenia za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
  – wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną.

Należy również pamiętać o tym, że składniki wynagrodzenia określone w stawkach miesięcznych w stałej wysokości oraz składniki wynagrodzenia określone procentowo od tych stawek uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu. W przypadku gdy okres wykonywania zadań lub zajęć uprawniających do dodatku funkcyjnego jest krótszy niż okres roku szkolnego, wysokość dodatku oblicza się, mnożąc otrzymywaną stawkę z tego tytułu przez liczbę miesięcy, w których nauczyciel wykonywał zadania lub zajęcia. Uzyskaną kwotę dzieli się przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Z kolei dodatkowe wynagrodzenie za pracę w porze nocnej, za zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze wykonywane w dniu wolnym od pracy oraz za pracę w święto oblicza się, dodając otrzymane wynagrodzenie w poszczególnych miesiącach roku szkolnego, a następnie uzyskaną kwotę dzieląc przez liczbę miesięcy roku szkolnego poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Natomiast wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oblicza się, mnożąc przeciętną miesięczną liczbę godzin z okresu wszystkich miesięcy danego roku szkolnego, poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli okres zatrudnienia jest krótszy od roku szkolnego – z tego okresu, przez godzinową stawkę wynagrodzenia przysługującą w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Odrębnie ustalamy podstawę wynagrodzenia za jeden dzień urlopu, w zależności, czy chodzi o nauczyciela placówki feryjnej czy nieferyjnej. Dla pierwszej kategorii wynagrodzenie za jeden dzień urlopu nauczyciela ustala się, dzieląc miesięczne wynagrodzenie przez 30. Natomiast dla nauczycieli placówek nieferyjnych wynagrodzenie za jeden dzień urlopu oblicza się, dzieląc miesięczne wynagrodzenie przez 21.

Za podstawę ustalenia ekwiwalentu za jeden dzień urlopu przyjmuje się wysokość wynagrodzenia przysługującego nauczycielowi za jeden dzień urlopu. Ekwiwalent za niewykorzystany przez nauczyciela urlop wypoczynkowy oblicza się, mnożąc ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę dni tego urlopu.

Przykład
Nauczyciel został zatrudniony w placówce nieferyjnej na okres od 1.01 do 30.06.2010 r. na pół etatu. Otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 1500 zł. Zgodnie z przepisami Karty Nauczyciela nauczycielowi zatrudnionemu na cały etat przysługuje urlop w wymiarze 35 dni. Z nauczycielem nie została przedłużona umowa. Zakończył zatrudnienie 30 czerwca 2010 r. i nie wykorzystał w tym czasie urlopu wypoczynkowego.

W pierwszej kolejności obliczamy przysługujący mu urlop za rok zatrudnienia – będzie on proporcjonalny w stosunku do wymiaru etatu: 1/2 x 35 = 18 dni.

Ponieważ jednak nauczyciel przepracował tylko 6 miesięcy w ciągu roku kalendarzowego, z tego tytułu przysługuje mu tylko połowa jego wymiaru rocznego, a zatem: 1/2 x 18 = 9 dni.

Wypłacany ekwiwalent w dniu 30 czerwca 2010 r. będzie wynosił tym samym:

• 1500 zł : 21 = 71,43 zł za – ekwiwalent za jeden dzień,
• 71,43 x 9 dni = 642,87 zł – ekwiwalent za 9 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

Ekwiwalent nauczycieli akademickich

W przypadku nauczycieli akademickich zastosowanie znajdzie rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 2 listopada 2006 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy oraz ekwiwalentu pieniężnego za okres niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego nauczycieli akademickich (DzU nr 203, poz. 1499 ze zm.), wydane na podstawie ustawy z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (DzU nr 164, poz. 1365 ze zm.).

Rozporządzenie wprowadza jeszcze inny katalog świadczeń, które podlegają wyłączeniu przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Są to:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za wykonanie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, w tym za recenzje,
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
• wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego,
• ekwiwalent pieniężny za okres niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego,
• nagrody jubileuszowe,
• nagrody za osiągnięcia naukowe, dydaktyczne lub organizacyjne albo za całokształt dorobku otrzymywane od rektora oraz ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego,
• odprawy emerytalne lub rentowe,
• dodatkowe wynagrodzenie roczne,
• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące nauczycielowi akademickiemu w razie rozwiązania stosunku pracy.

Przepisy wprowadzają także rozróżnienie w odniesieniu do składników stałych i zmiennych.

Składniki wynagrodzenia określone w stawkach miesięcznych w stałej wysokości oraz składniki wynagrodzenia określone procentowo od tych stawek uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania przez nauczyciela akademickiego urlopu wypoczynkowego.

Natomiast zmienne składniki wynagrodzenia, takie jak m.in.: wynagrodzenie za pracę w godzinach ponadwymiarowych czy dodatek za pracę wykonywaną w warunkach szkodliwych dla zdrowia lub uciążliwych, uwzględnia się na podstawie wynagrodzenia, do którego nauczyciel nabył prawo w okresie miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli jednak nauczyciel był zatrudniony krócej niż przez rok, wówczas uwzględnia się cały ten okres. Każda zmiana zasad wynagradzania albo wysokości jego stawek przed rozpoczęciem przez nauczyciela urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, powoduje konieczność ponownego obliczenia podstawy wymiaru.

Ustalając wynagrodzenie za 1 dzień urlopu:

• w przypadku składników określonych w stawkach miesięcznych w stałej wysokości – należy podzielić sumę tych składników przysługujących w miesiącu wykorzystywania urlopu przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca, a następnie to wynagrodzenie za jeden dzień urlopu mnoży się przez liczbę dni kalendarzowych przypadających w trakcie urlopu wypoczynkowego,
• w przypadku składników zmiennych, należy podzielić podstawę wymiaru przez 251 dni (jeżeli nauczyciel pracował krócej niż rok podstawę wymiaru dzieli się przez liczbę dni roboczych pracy z okresu jego zatrudnienia) i to obliczone wynagrodzenie za jeden dzień urlopu wypoczynkowego mnoży się przez liczbę dni tego urlopu.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy nauczyciela akademickiego stanowi sumę tak ustalonych wynagrodzeń.

Przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za okres niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego stosuje się powyższe zasady, z tym jednak zastrzeżeniem, że przy ustalaniu jego wysokości składniki wynagrodzenia określone w stawkach miesięcznych w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik nabywa prawo do tego ekwiwalentu.

Pracownicy tymczasowi

Agencja pracy tymczasowej i pracodawca–użytkownik mogą uzgodnić wykorzystanie przez pracownika tymczasowego urlopu wypoczynkowego, w całości lub w części, w okresie wykonywania pracy tymczasowej na rzecz tego pracodawcy–użytkownika, ustalając zarazem tryb udzielenia tego urlopu (art. 10 ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych – DzU nr 166, poz. 1608 ze zm.).

W razie niewykorzystania przez pracownika tymczasowego urlopu w czasie zatrudnienia agencja pracy tymczasowej wypłaca pracownikowi tymczasowemu ekwiwalent pieniężny w zamian za ten urlop lub niewykorzystaną jego część.

Pracownikowi tymczasowemu przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 2 dni za każdy miesiąc pozostawania w dyspozycji jednego lub więcej niż jednego pracodawcy–użytkownika. Jeżeli pracownik tymczasowy pracuje krócej niż miesiąc, urlop nie przysługuje, a tym samym nie ma on również prawa do ekwiwalentu.

Jeżeli pracownik taki nabył prawo do urlopu, wówczas ekwiwalent pieniężny za jeden dzień tego urlopu ustala się, dzieląc wynagrodzenie uzyskane przez pracownika tymczasowego w okresie wykonywania pracy tymczasowej przez liczbę dni pracy, za które to wynagrodzenie przysługiwało.

Przykład
Pracownik tymczasowy został zatrudniony na marzec i kwiecień 2010 r. z miesięcznym wynagrodzeniem 2000 zł. W tym czasie nabył prawo do 4 dni urlopu, których nie wykorzystał. Jednocześnie w okresie 12–16 kwietnia chorował.

Pracownikowi przysługuje ekwiwalent w wysokości: 410,24 zł, co wynika z następującego obliczenia:

• kwota wynagrodzenia za 2 miesiące – 4000 zł,
• łączna liczba dni do przepracowania w okresie 2 miesięcy dla tego pracownika – 44 dni,
• liczba dni nieprzepracowanych – 5 dni,
• kwota za jeden dzień pracy: 4000 zł : (44 dni – 5 dni) = 4000 zł : 39 dni = 102,56 zł,
• kwota ekwiwalentu 102,56 zł x 4 = 410,24 zł.

Dni pracy to dni zarówno wykonywania pracy, jak i dni, w których pracownik pozostawał w gotowości do pracy. Pomija się natomiast dni kalendarzowe, w których nie pracował i za które otrzymał zasiłek chorobowy.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu uwzględnienia się również wszelkie składniki wynagrodzenia otrzymane przez pracownika tymczasowego (w tym także ruchome), co stanowi kolejny wyjątek od dotychczas omawianych zasad ogólnych.

Ekwiwalent za sprzęt telepracownika

W przypadku zatrudnienia w formie telepracy pracodawca ma obowiązek m.in. dostarczyć telepracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy, spełniający wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy (art. 67¹¹ k.p.), oraz go ubezpieczyć. Pracodawca i telepracownik mogą jednak również w odrębnej umowie określić zakres ubezpieczenia i zasady wykorzystywania przez pracownika sprzętu stanowiącego jego własność.

W takim przypadku telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości określonej w porozumieniu lub regulaminie precyzującym warunki stosowania telepracy albo umowie między stronami stosunku pracy.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy.

Spory dotyczące samej umowy, a także ustalenie wysokości ekwiwalentu są sporami z zakresu prawa pracy, podlegającymi orzecznictwu sądów pracy.

Ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia

Jednym z ważniejszych obowiązków pracodawcy w zakresie konieczności zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy – jeżeli wynika to z charakteru pracy – jest wymóg dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie odzieży i obuwia roboczego, spełniającego wymagania określone w Polskich Normach. Taka odzież w szczególności musi odpowiadać charakterowi i specyfice pracy.

Obowiązek ten ciąży na pracodawcy przede wszystkim:

• gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca może także ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. W takiej jednak sytuacji pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny (art. 237⁷ k.p.).

Należy jednak pamiętać, że nie wolno zezwalać na używanie własnej odzieży i obuwia roboczego na stanowiskach, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi. W takich wypadkach niedopuszczalne jest także wypłacanie jakichkolwiek ekwiwalentów za obuwie i odzież. Pracodawca ma obowiązek dostarczyć je pracownikowi niejako „w naturze”.

Termin wypłaty ekwiwalentu powinien być ściśle związany z przewidywanymi okresami używalności odzieży i obuwia roboczego. Wypłata ekwiwalentu powinna następować przed upływem okresu używalności tych rzeczy. Umożliwi to pracownikowi zakup nowej odzieży czy obuwia w celu wymiany tej, która utraciła swoje cechy użytkowe.

Spór o ekwiwalent pieniężny za używanie przez pracownika własnej odzieży i obuwia jest sporem ze stosunku pracy. Roszczenie o ten ekwiwalent może być dochodzone na ogólnych zasadach przed komisją pojednawczą lub sądem pracy.

Ekwiwalent za pranie odzieży

Pracodawca nie może również dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy.

Jego obowiązkiem jest także zapewnienie, aby przekazane środki ochrony, odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe. Co więcej – musi on również umożliwić ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

Jeżeli jednak pracodawca nie jest w stanie tego zapewnić, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. Wysokość tych kosztów jest ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika. Wielkość ekwiwalentu musi być rozsądna, tak by nie została zakwestionowana przez urząd skarbowy i uznana za jakiś inny składnik wynagrodzenia. Ekwiwalent należy ustalić w kwotach realnych – jest bowiem rekompensatą za pracę wykonaną przez samego pracownika, a jednocześnie nie może być wyższy od ceny podobnych usług określonych przez podmioty trudniące się tego typu usługami zawodowo.

W razie odmowy prania odzieży roboczej przez pracownika jego zorganizowanie spoczywa bezwzględnie na pracodawcy.

Ekwiwalent za pranie odzieży nie może też przysługiwać, gdy odzież i obuwie robocze w procesie pracy uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi. W takim wypadku zakazane jest powierzanie pracownikowi samodzielnego prania lub czyszczenia takiej odzieży. Pracodawca musi wówczas bezwzględnie zapewnić pranie, odkażanie i konserwację.

Opodatkowanie ekwiwalentów

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy stanowi przychód ze stosunku pracy, o czym wprost stanowi art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:

• wynagrodzenia zasadnicze,
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
• różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto
• świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również
• wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Pracodawca – płatnik zaliczek na podatek musi więc doliczyć wypłacony w danym miesiącu ekwiwalent do pozostałych składników wynagrodzenia i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy na zasadach przewidzianych w ustawie podatkowej (art. 31 i art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Wolne od podatku dochodowego są m.in. (art. 21 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych):

• świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy (m.in. Kodeksu pracy i rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów, DzU nr 60, poz. 279), jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (pkt 11),
• świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, wynikające z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym ze względu na szczególne warunki i charakter pełnionej służby, przysługujące osobom pozostającym w stosunku służbowym, przyznane na podstawie odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (pkt 11a),
• wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych (pkt 11b),
• wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór (pkt 10),
• ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność, np. własny sprzęt komputerowy używany przez telepracownika (pkt 13),

a także inne ekwiwalenty, np.:

• świadczenia rzeczowe lub ekwiwalenty pieniężne w zamian tych świadczeń otrzymywane przez emerytów i rencistów w związku z łączącym ich poprzednio z zakładami pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy oraz od związków zawodowych – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł (pkt 38),
• świadczenia rzeczowe (w naturze) lub ekwiwalenty pieniężne w zamian tych świadczeń, przysługujące na podstawie odrębnych przepisów członkom rodzin zmarłych pracowników oraz zmarłych emerytów i rencistów – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2280 zł (pkt 92).

Precyzując, wśród świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy należy wymienić przede wszystkim: środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy, odzież i obuwie robocze, dostarczane w przypadku, gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Powyższe zwolnienia, wskazane w art. 21 ust. 1 pkt 11, 11a i 11b ustawy podatkowej, mają też zastosowanie względem pracowników tymczasowych, którzy otrzymują takie świadczenia od pracodawcy–użytkownika.

Natomiast od 1 stycznia 2005 r. nie są wymienione wprost wśród świadczeń wolnych od podatku ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, za używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego. Ponieważ jednak te ekwiwalenty mają charakter ekwiwalentów za świadczenia rzeczowe, które powinien zapewnić pracodawca, przyjmuje się, że korzystają ze zwolnienia podatkowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11.

W podobnym tonie wypowiedziało się Ministerstwo Finansów w piśmie z 6 maja 2005 r. (PB5/AŁ–033–42–627/05, Biul. Skarb. 2005/4/20), w którym czytamy, że zwolnieniu z opodatkowania na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podlega ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej, który został przyznany pracownikowi na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

WAŻNE!
Ekwiwalent pieniężny z tego tytułu powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniających nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty (energii, wody, środków piorących itp.; wyrok NSA z 8 kwietnia 1998 r., I SA/Lu 392/97, niepubl.).

W przeciwnym wypadku pracodawca może narazić się na zarzut omijania przepisów podatkowych w zakresie wypłacania pracownikom wynagrodzenia.

Do uzyskania przedmiotowego zwolnienia podatkowego nie wystarczy samo nazwanie konkretnego dochodu ekwiwalentem, lecz należy wykazać, że istniały podstawy do wypłaty takiego świadczenia i w rzeczywistości ma ono taki właśnie charakter. Ciężar udowodnienia, że kwota podlega przedmiotowo zwolnieniu od podatku dochodowego spoczywa na podatniku, jeżeli pragnie zachować prawo do zwolnienia od podatku (wyrok NSA z 14 listopada 1997 r., SA/Sz 1140/97).

Ekwiwalenty a składki ubezpieczeniowe

Zasady ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia pracowników określone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.), wydanym na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.). Choć zawarty w rozporządzeniu katalog przychodów, które są przychodami ze stosunku pracy przewiduje wiele zwolnień ze składek, to jednak nie wymienia wśród nich akurat ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest więc traktowany jako przychód pracownika, należy od niego także odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne.

Podstawy wymiaru składek nie stanowią natomiast m.in. następujące przychody:

• wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia, a także
• ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych,
• ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika,
• wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór,
• wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł,
• dodatkowe świadczenia niemające charakteru deputatu przyznawane na podstawie przepisów szczególnych – kart branżowych lub układów zbiorowych pracy, tj. ekwiwalent pieniężny z tytułu zwrotu kosztów przejazdów urlopowych, świadczenia na pomoce naukowe dla dzieci, świadczenia przyznawane z tytułu uroczystych dni, jak tradycyjne „barbórkowe”, z wyjątkiem nagród pieniężnych wypłacanych z tytułu uroczystych dni.

Składki od kwoty ekwiwalentu rozlicza się za miesiąc, w którym został on wypłacony.

Świadczenia liczone jak ekwiwalent za urlop

Omówienie tytułowego zagadnienia, obok wyjaśnienia wielu budzących wątpliwości kwestii, ma jeszcze jedno praktyczne znaczenie. Otóż zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy stosuje się także w celu obliczenia innych świadczeń. Ich katalog zawiera przede wszystkim rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.).

Także kwotę wynagrodzenia do celów ustalenia wysokości odszkodowania za szkodę wyrządzoną pracodawcy przez pracownika (art. 119 k.p.) oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop, bez uwzględnienia zmian w warunkach wynagradzania lub wysokości składników wynagrodzenia wprowadzonych po dniu wyrządzenia szkody.

Regulacja rozporządzenia urlopowego znajdzie ponadto zastosowanie przy obliczaniu wysokości odprawy wypłaconej pracownikowi w razie rozwiązania przez pracodawcę za wypowiedzeniem umowy o pracę z przyczyn dotyczących zakładu pracy (art. 8 ust. 3 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników).