Przy rozliczaniu miesięcznych wypłat pracownika pracodawca musi zdecydować, czy od dochodu ma pobrać zaliczkę na podatek, jeśli tak, to w jakiej wysokości. Przy jej ustalaniu ważna jest wysokość kosztów uzyskania przychodów.
Koszty pracownicze
Przepisy o kosztach pracowniczych obowiązujących w 2013 r. nie zostały zmienione.
Wysokość kosztów uzyskania przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej w 2013 r.
| Przychody podatnika | Wartość pracowniczych |
| Podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. | Wynoszą 111, 25 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł. |
| Podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. | Nie mogą przekroczyć łącznie 2002, 05 zł za rok podatkowy. |
| Miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. | 139, 06 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668, 72 zł. |
| Podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. | Nie mogą przekroczyć łącznie 2502, 56 zł za rok podatkowy. |
Jeżeli wymienione w tabeli roczne koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.
Miesięczne pracownicze koszty uzyskania przychodów pracodawca (płatnik) jest zobowiązany uwzględniać przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika. Problemy z rozliczaniem kosztów mogą się pojawiać przy zawarciu przez pracownika kilku umów o pracę. W takiej sytuacji zryczałtowane koszty przysługują pracownikowi w każdym miesiącu, w którym uzyskał przychód z umowy o pracę, odrębnie do przychodu z każdej umowy. Gdy pracownik zawarł kilka umów z jednym pracodawcą, również z każdej z nich należy rozliczać odrębnie koszty zryczałtowane. Do każdej z umów o pracę powinny być stosowane koszty uzyskania przychodów w pełnej wysokości, bez względu na wielkość etatu (interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 9 listopada 2011 r., sygn. ILPB1/415–988/11–2/AG). Przy rozliczaniu zaliczek od wynagrodzenia pracownika, który przez cały rok pracował na podstawie dwóch umów o pracę u danego pracodawcy, nastąpi przekroczenie ustawowego rocznego limitu zryczałtowanych kosztów (2002,05 zł albo 2502,56 zł za rok podatkowy). Pracownik będzie mógł skorygować to dopiero w zeznaniu rocznym.
Koszty autorskie
Koszty uzyskania niektórych przychodów, tzw. autorskie zostały określone w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z tym że oblicza się je od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwana dalej pdof, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.
W 2013 r. ustawodawca wprowadził limit dla autorskich kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, który w 2013 r. z tytułu praw autorskich osiągnie przychód przekraczający 85 528 zł, w zeznaniu rocznym (składanym do końca kwietnia 2014 r.) będzie mógł wykazać zryczałtowane koszty uzyskania przychodów ograniczone do kwoty 42 764 zł. Zasada, że autorskie koszty oblicza się przy wykorzystaniu stawki 50% bez potrzeby udokumentowania wydatków, obowiązuje zatem tylko do kwoty przychodów wynoszącej 85 528 zł, określonej zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 1–3 updof. Płatnik, rozliczając wynagrodzenia pracowników, uwzględnia potrącone w danym miesiącu składki (emerytalne, rentowe i chorobowe), których podstawę wymiaru stanowi ten przychód. Dopiero po potrąceniu tych kwot należy stosować 50% koszty uzyskania przychodów limitowane kwotą 42 764 zł.
Podatnik może skorzystać z wyższych (poniesionych faktycznie) autorskich kosztów, jeżeli udowodni, że w 2013 r. wydatki te przekraczają koszty obliczone według normy 50%.
Koszty przy działalności wykonywanej osobiście
Nie uległy zmianie w 2013 r. zasady rozliczania zleceniobiorców i członków organów spółek kapitałowych. W przypadku przychodów z działalności wykonywanej osobiście do części z nich stosujemy 20% koszty uzyskania przychodów, a do części koszty w wysokości stosowanej przez pracowników (zryczałtowane koszty pracownicze). W pierwszym przypadku wynoszą one 20% uzyskanego przychodu, z tym że oblicza się je od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki (emerytalne, rentowe i chorobowe), których podstawę wymiaru stanowi ten przychód. Powyższe zasady dotyczą przychodów wskazanych w art. 22 ust. 9 pkt 4 ustawy. Jeżeli podatnik udowodni, że wskazane koszty były wyższe niż wynikające z zastosowania 20% normy procentowej, przyjmuje się je w wysokości kosztów faktycznie poniesionych. Na podstawie art. 22 ust. 9 pkt 5 updof zastosowanie do przychodów z działalności wykonywanej osobiście mają zasady ustalania „pracowniczych” kosztów uzyskania przychodów.
Koszty z tytułu przychodów z innych źródeł
W 2013 r. ustawodawca nie zmienił też zasad obliczania kosztów od przychodów z innych źródeł. Do takich przychodów uzyskanych na podstawie umowy, do której stosuje się przepisy prawa cywilnego dotyczące umowy-zlecenia lub o dzieło można zastosować koszty uzyskania przychodów w wysokości 20% uzyskanego przychodu. Koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika lub opłacone przez podatnika w danym miesiącu składki (emerytalne, rentowe, chorobowe), których podstawę wymiaru stanowi ten przychód. Jeżeli podatnik udowodni, że koszty uzyskania przychodów były wyższe niż wynikające z zastosowania 20% normy procentowej, przyjmuje się je w wysokości faktycznie poniesionych wydatków.
Podstawa prawna:
- art. 12, 13, 18, art. 22 ust. 9, art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b) ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. DzU z 2012 r. poz. 361, ost. zm. DzU z 2013 r. poz. 21).