Nie, składki na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzenia należnego za wykonanie zlecenia powinni Państwo rozliczyć na zasadach obowiązujących zleceniobiorców. Umowa zlecenia podpisana z pracownikiem, który przebywa na urlopie bezpłatnym, nie jest pod względem ubezpieczeniowym traktowana jak umowa podpisana z własnym pracownikiem.
Jeśli pracodawca zawiera dodatkową umowę zlecenia z własnym pracownikiem, pod względem ubezpieczeniowym zleceniobiorca ten traktowany jest jak pracownik. Nie należy odrębnie zgłaszać go do ubezpieczeń, a przychód z umowy zlecenia należy traktować tak, jakby został osiągnięty z tytułu stosunku pracy. Pracownik, z którym zawarto umowę cywilnoprawną, podlega ubezpieczeniom na zasadach obowiązujących osoby zatrudnione w ramach stosunku pracy – wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne i na ubezpieczenie zdrowotne są dla niego obowiązkowe, bez względu na ewentualne, inne tytuły do ubezpieczeń (art. 8 ust. 2 ustawy systemowej).
Nie zawsze jednak należy stosować powyższą regułę. Nie obowiązuje ona m.in. wtedy, gdy pracodawca podpisze umowę cywilnoprawną (np. umowę zlecenia lub o dzieło) z własnym pracownikiem przebywającym na urlopie bezpłatnym. Wówczas pracownik do celów ubezpieczeniowych powinien być traktowany jak zleceniobiorca niezatrudniony w firmie. Urlop bezpłatny jest bowiem okresem, w którym pracownik pozostaje w zatrudnieniu, ale stosunek pracy ulega zawieszeniu (pracownik nie wykonuje pracy, a pracodawca nie wypłaca mu wynagrodzenia).
WAŻNE!
Przychody z tytułu umowy zlecenia zawartej z własnym pracodawcą w trakcie urlopu bezpłatnego podlegają oskładkowaniu jak przychody zleceniobiorcy, a nie pracownika.
Zleceniobiorca będący pracownikiem zleceniodawcy, przebywający na urlopie bezpłatnym, zasadniczo podlega z umowy zlecenia obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu oraz obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu. Dobrowolne jest natomiast ubezpieczenie chorobowe.
Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne osób wykonujących umowę zlecenia jest przychód, w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez zleceniobiorcę, jeśli odpłatność za wykonanie zlecenia określono kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie. Jeżeli jednak odpłatność za wykonywanie umowy określono w inny sposób, podstawę wymiaru stanowi zadeklarowana kwota nie niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę (ten sposób oskładkowania umowy zlecenia występuje w praktyce niezwykle rzadko).
Gdy umowa zlecenia pracownika przypada na czas urlopu bezpłatnego, pracodawca powinien:
- dokonać zgłoszenia zatrudnionego do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx od dnia oznaczonego w umowie zlecenia jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania,
- rozliczyć należne składki w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem 04 11 xx,
- nadal wykazywać pracownika w raporcie imiennym ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx oraz kodem świadczenia/przerwy 111 (urlop bezpłatny),
- wyrejestrować z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 xx od dnia następującego po rozwiązaniu umowy zlecenia.
Przychód uzyskany przez osobę korzystającą z urlopu bezpłatnego z tytułu zawartej w czasie trwania tego urlopu umowy zlecenia jest przychodem z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 8 updof). Podlega on opodatkowaniu według zasad ogólnych. A zatem:
- podstawę naliczenia zaliczki podatkowej stanowi przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe potrącone ze środków podatnika w danym miesiącu oraz o miesięczne koszty w wysokości 20% (lub 50% przy prawach autorskich) uzyskanego przychodu,
- koszty uzyskania przychodu oblicza się od przychodu po odjęciu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia społeczne, których podstawę wymiaru stanowił przychód podlegający opodatkowaniu,
- pracodawca od wypłat wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia musi pobierać zaliczkę na podatek w wysokości 18% podstawy opodatkowania, którą to zaliczkę zmniejsza następnie o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobranej ze środków podatnika w wysokości 7,75% podstawy wymiaru tej składki.
PRZYKŁAD
Pracownik zatrudniony wyłącznie w jednym zakładzie na pełny etat (zgłoszony do ubezpieczeń z kodem 01 11 00) od 1 do 30 listopada przebywał na urlopie bezpłatnym. Zawarł ze swoim pracodawcą umowę zlecenia na okres od 12 do 16 listopada. Wynagrodzenie za wykonanie zlecenia zostało mu wypłacone 30 listopada. W tej sytuacji zakład pracy powinien go zgłosić do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA od 12 listopada (z kodem 04 11 00) i wyrejestrować na formularzu ZUS ZWUA, wpisując jako datę wyrejestrowania 17 listopada. Ponadto w dokumentacji rozliczeniowej za listopad 2012 r. płatnik powinien wykazać pracownika:
- w imiennym raporcie ZUS RCA z kodem 04 11 00 z naliczonymi składkami od umowy zlecenia,
- w imiennym raporcie ZUS RSA z kodem 01 11 00 i kodem świadczenia/przerwy 111.
Nawiązanie stosunku cywilnoprawnego z własnym pracodawcą w trakcie urlopu bezpłatnego nie w każdej sytuacji będzie się wiązać z koniecznością regulowania należności ZUS. Ze składek na ubezpieczenia społeczne będzie np. zwolniona osoba, która posiada inny tytuł do ubezpieczeń (np. umowę o pracę zawartą z innym pracodawcą, z wynagrodzeniem nie mniejszym niż minimalne wynagrodzenie za pracę). Umowa zlecenia nie jest też tytułem do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego dla uczniów i studentów do ukończenia 26. roku życia.
PRZYKŁAD
Firma consultingowa zatrudnia studenta (25 lat) na stanowisku handlowca. Oprócz umowy o pracę firma zawarła z tym pracownikiem umowę zlecenia. Przychody uzyskane przez tę osobę z tytułu umowy zlecenia są uwzględniane w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu umowy o pracę. Student wystąpił do pracodawcy o udzielenie mu urlopu bezpłatnego na okres sesji egzaminacyjnej, od 1 stycznia do 28 lutego 2013 r. W okresie urlopu bezpłatnego stosunek pracy między firmą a pracownikiem ulega zawieszeniu i umowa zlecenia staje się samoistnym tytułem do ubezpieczeń. Gdyby urlopowany pracownik nie był studentem do 26. roku życia, płatnik miałby obowiązek zgłosić go do ZUS z tytułu umowy zlecenia. W tym konkretnym przypadku jednak płatnik nie może tego zrobić, gdyż samoistna umowa zlecenia zawarta ze studentem do 26. roku życia nie stanowi tytułu do ubezpieczeń ani obowiązkowo, ani dobrowolnie. Student pozostaje zatem zgłoszony do ZUS jako pracownik. Pracodawca w okresie urlopu bezpłatnego składa za niego raporty ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 111 (urlop bezpłatny), a z tytułu kontynuowanej umowy zlecenia nie zgłasza urlopowanego pracownika-studenta do ZUS.
Podstawa prawna:
- art. 6 ust. 1 pkt 1, pkt 4 i pkt 19, art. 8 ust. 2a, art. 9 ust. 6, art. 11 ust. 2, art. 12 ust. 1, art. 18 ust. 1a, ust. 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
- art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.),
- art. 13 pkt 8, art. 22 ust. 9, art. 41 ust. 1 i ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
- § 2 ust. 6 rozporządzenia z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. Nr 78, poz. 465 ze zm.),
- załącznik nr 18 rozporządzenie z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (Dz.U. Nr 186, poz. 1444).