Jak prawidłowo zawrzeć umowę zlecenia

Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie (art. 734 Kodeksu cywilnego). Zwykle jednak mówimy o zleceniu w szerokim znaczeniu. Przy takim ujęciu pojęcie to obejmuje także umowy o świadczenie innych usług niż usługi prawne (np. roznoszenie ulotek, sprzątanie).

Umowa zlecenia jest umową starannego działania, co oznacza, że przez jej zawarcie zleceniobiorca nie zobowiązuje się do osiągnięcia określonego w umowie rezultatu, ale do dołożenia należytej staranności w wykonywaniu czynności uzgodnionych w treści umowy. Wynik pracy nie jest zatem w tym przypadku wyznacznikiem prawidłowości wykonania zobowiązania przez tę osobę.

Umowa zlecenia, która tworzy warunki właściwe dla zatrudnienia pracowniczego, jest umową o pracę. Jeśli bowiem spełnione są warunki stosunku pracy, mamy do czynienia z takim kwalifikowaniem umowy, bez względu na nazwę użytą przez strony. Według definicji stosunku pracy wskazanej w art. 22 Kodeksu pracy, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Jak orzekł SN w wyroku z 26 marca 2008 r., sygn. akt I UK 282/07: (...) o rodzaju zawartej umowy decyduje nie tylko i nie tyle jej nazwa, ile cel i zgodny zamiar stron. O wyborze podstawy zatrudnienia decyduje bowiem przede wszystkim zgodna, autonomiczna wola stron. Kwalifikacja umowy o świadczenie usług jako umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej budzi w praktyce istotne trudności i należy jej dokonywać metodą typologiczną, tj. przez rozpoznanie i wskazanie jej cech przeważających (dominujących) (...).

Rekomendowany produkt: Rewolucja w umowach zlecenie

Stosunek pracy a stosunek cywilnoprawny

Przy zawieraniu umowy cywilnoprawnej warto przyjrzeć się elementom składowym definicji stosunku pracy i zastanowić się, jaka konstrukcja umowy może wskazywać, że w rzeczywistości mamy do czynienia z zatrudnieniem pracowniczym.

Powstanie stosunku pracy uzasadnia:

• zobowiązanie pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę oraz
• zobowiązanie pracodawcy do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Z powyższego wynika przede wszystkim, że:

• praca ma być wykonywana osobiście przez pracownika,
• pracownik w trakcie pracy podporządkowany jest kierownictwu pracodawcy,
• pracownik wykonuje pracę w miejscu i w czasie jednostronnie wyznaczonym przez pracodawcę.
• praca jest wykonywana za wynagrodzeniem,
• ryzyko wykonywania pracy obciąża pracodawcę a nie pracownika.

W przypadku gdy umowa wykazuje wspólne cechy dla umowy o pracę i umowy cywilnoprawnej z jednakowym ich nasileniem, o typie (rodzaju) umowy decyduje zgodny zamiar stron i cel umowy, który może być wyrażony także w nazwie umowy (wyrok Sądu Najwyższego z 18 czerwca 1998 r., sygn. akt I PKN 191/98, OSNP 1999/14/449).

PRZYKŁAD

Przed zatrudnieniem osoba wystąpiła do pracodawcy na piśmie z prośbą o nawiązanie współpracy na podstawie umowy zlecenia. Zatrudnienie tej osoby spełnia jednak wszystkie warunki właściwe dla umowy o pracę. W tej sytuacji pracodawca nie zgodził się na zawarcie umowy cywilnoprawnej. Jego postępowanie jest prawidłowe. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 9 lipca 2008 r., sygn. akt I PK 315/07, (...) zamiar zawarcia umowy zlecenia, a także świadome podpisanie przez strony takiej umowy nie mogą nadać cywilnoprawnego charakteru zatrudnieniu zainicjowanemu taką umową, jeśli wykazuje ono w przeważającym stopniu cechy stosunku pracy (...).

Forma umowy

Umowa zlecenia może zostać zawarta w dowolnej formie, chyba że zlecenie będzie łączyć się z pełnomocnictwem do dokonania czynności, do wykonania których wymagana jest forma szczególna. Zatem, co do zasady, zawierając umowę zlecenia można ograniczyć się do formy ustnej, ale do celów dowodowych zalecana jest forma pisemna. Łatwiej wtedy udowodnić, jakie zobowiązania ciążą na zleceniobiorcy czy na jaką kwotę wynagrodzenia strony się umawiały, pomijając udowadnianie samego faktu zawarcia umowy. Jest to zatem odrębność od nawiązywania umów o pracę, które powinno zostać potwierdzone na piśmie. Forma pisemna umowy zlecenia może wynikać z zasad przyjętych w organizacji lub np. z projektu współfinansowanego ze środków unijnych, w ramach którego zatrudniani są zleceniobiorcy.

RADA

Do celów dowodowych umowę zlecenia najlepiej zawrzeć na piśmie.

Miejsce i czas wykonywania zlecenia

Często zleceniodawcy mają obawy, czy odnosić się w umowie w jakikolwiek sposób do miejsca i czasu jej wykonywania, sądząc, że takie zapisy doprowadzą do zakwalifikowania zlecenia jako umowy o pracę. Tymczasem definicja stosunku pracy wskazuje na wyznaczenie (czyli jednostronne narzucenie) pracownikowi czasu i miejsce wykonywania pracy. Czym innym jest natomiast zapis umowny, zgodnie z którym strony uzgodniły, że umowa zlecenia wykonywana będzie w określonym miejscu i czasie.

W tym kontekście istotny jest np. wyrok Sądu Najwyższego z 6 października 1998 r. sygn. akt I PKN 389/98, OSNP 1999/22/718, w którym wskazano, że (...) określenie w umowie czynności z zastrzeżeniem ich osobistego wykonywania w określonych dniach i godzinach nie przesądza o nawiązaniu stosunku pracy, ponieważ takie elementy występują też w stosunkach cywilnoprawnych. Wyznaczanie dni i godzin czynności nie może być wystarczające do uznania kierownictwa pracodawcy w rozumieniu art. 22 k.p. (...).

Umowa o pracę powinna określać m.in. miejsce pracy i wymiar czasu pracy. Te ustalenia są jednak ustaleniami umownymi, wynikającymi z negocjacji stron umowy o pracę jako umowy zawieranej dobrowolnie. Czym innym jest uprawnienie władcze pracodawcy wynikające z zawartej umowy. Pracodawca uprawniony jest w konsekwencji zawarcia umowy o pracę do polecenia pracownikowi wykonywania pracy w innym miejscu niż jego stałe miejsce pracy (np. wysłanie w podróż służbową), do ustalenia systemów, rozkładów i okresów rozliczeniowych czasu pracy, a pracownik musi się tym poleceniom podporządkować.

W niektórych sytuacjach nie ma żadnego znaczenia miejsce i czas wykonywania zlecenia (np. przy wielu pracach informatycznych). Często jednak warunki wykonywania zlecenia są niezmiernie istotne. Może się to wiązać np. z koniecznością współpracy z innymi osobami, miejscem usytuowania określonych maszyn i urządzeń, godzinami pracy kontrahentów firmy, przyjętymi godzinami funkcjonowania placówki handlowej. W takich przypadkach nic nie stoi na przeszkodzie, aby w umowie wskazać, w jakich dniach i godzinach oraz w jakim miejscu umowa ta ma być wykonywana. Należy jednak rozróżnić ustalenie umowne – Strony ustalają, że zlecenie wykonywane będzie... od zapisu dającego zlecającemu prawo decydowania o miejscu i czasie wykonywania czynności przez zleceniobiorcę – Zlecający uprawniony jest do wyznaczenia miejsca i czasu wykonywania czynności wchodzących w zakres umowy. Ten drugi zapis kreuje podporządkowanie zleceniobiorcy zleceniodawcy w toku pracy, a zatem wskazuje na to, że mamy do czynienia w rzeczywistości ze stosunkiem pracy. Podobnie będzie, gdy dający zlecenie będzie miał w umowie zagwarantowane jednostronne uprawnienie do zmiany tych elementów umowy. Natomiast zmiana dokonana aneksem/porozumieniem, będąca wyrazem zgodnej woli stron, nie może zostać uznana za niezgodną z istotą stosunku cywilnoprawnego.

Pojawienie się w umowie zlecenia zapisów wskazujących na miejsce i czas wykonywania czynności objętych umową wcale nie prowadzi do uznania, że mamy do czynienia z umową o pracę. Odnoszenie się jednak w umowie cywilnoprawnej do przepisów Kodeksu pracy dotyczących czasu pracy nie będzie dobrym rozwiązaniem.

RADA

W umowie zlecenia można wskazać miejsce i czas wykonywania czynności objętych tą umową, ale bez odnoszenia się w jej treści do przepisów Kodeksu pracy dotyczących czasu pracy.

Tylko przy stosunku pracy strona (pracodawca) może zlecać jednostronnie dodatkową pracę (ponad normy czasu pracy lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy), a pracownik zobowiązany jest ją wykonać. Przy zleceniu nie tylko nie może występować podporządkowanie pracownicze, ale rozliczeniu nie podlega czas pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy. W jednym z wyroków Sąd Najwyższy orzekł, że wypłacenie dodatkowego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych osobie wykonującej pracę na podstawie „umowy zlecenia” przemawia za tym, że strony w rzeczywistości łączy stosunek pracy (wyrok z 4 grudnia 1998 r., sygn. akt I PKN 484/98, OSNP 2000/2/62).

PRZYKŁAD

W umowie zlecenia wskazano, że zleceniodawca ma prawo polecić zleceniobiorcy wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych. Taki zapis jest charakterystyczny dla umów o pracę i świadczy o ukrytym zamiarze zatrudnienia pracowniczego.

Konstruując w treści umowy zlecenia zapisy dotyczące wynagrodzenia można odnieść się do czasu wykonywania usług bądź szczególnej pory ich wykonywania.

PRZYKŁAD

W umowie z osobą, która ma serwisować maszyny sprzedawane przez firmę zleceniodawcy, wskazano, że:

1. Za każdorazową wizytę serwisową u Klienta, w lokalizacji wskazanej w § 1 niniejszej umowy, Zleceniobiorca otrzyma 50 zł.

2. Jeśli usługa serwisowa wykonywana będzie w godz. od 20.00 do 6.00 wynagrodzenie określone w pkt 1 wzrasta o 50%.

Takie zapisy są prawidłowe.

Podporządkowanie w zleceniu

Za najbardziej podstawową cechę stosunku pracy należy uznać podporządkowanie pracownika pracodawcy w toku pracy. Przez kierownictwo pracodawcy należy rozumieć możliwość wydawania wiążących poleceń w zakresie wykonywania pracy, przede wszystkim sposobu jej wykonywania. Wynika z niego obowiązek podporządkowania się pracowników przełożonym, i pewnego rodzaju hierarchiczność występująca w związku z istnieniem stosunku pracy.

Jeżeli występuje taki element w danym stosunku prawnym, zawsze mamy do czynienia z umową o pracę (poza wyjątkami odnoszącymi się do sytuacji szczególnych, np. umowy absolwenckiej wykonywanej na podstawie ustawy o praktykach absolwenckich, gdzie widoczny jest element podporządkowania). Jest to bowiem właściwość stosunku pracy, element, który nie może wystąpić w zatrudnieniu na podstawie umów cywilnoprawnych.

Wzajemne zobowiązania stron umowy zlecenia oraz sposób realizacji zleconych prac powinny być jasno określone w treści umowy łączącej strony.

W tym zakresie warto zwrócić uwagę na konstrukcję zobowiązania zleceniobiorcy. Jeśli jest ono bardzo ogólne, zostało sformułowane w taki sposób, że nie wynikają z niego konkretne czynności, jakie przyjmujący zlecenie ma wykonywać, to powstaje domniemanie, że zleceniobiorca realizuje w praktyce polecenia zleceniodawcy. Przy w miarę możliwości wyczerpujących zapisach praca zleceniobiorcy polega na wykonywaniu tych elementów składowych zobowiązania, na które umówił się ze zlecającym podpisując umowę. Sąd Najwyższy w wyroku z 15 października 1999 r., sygn. akt I PKN 307/99, OSNP 2001/7/214 orzekł, że (...) wykonywanie pracy w barze z istoty takiego zatrudnienia następuje z reguły na podstawie umowy o pracę. Cechą charakterystyczną tej umowy jest bowiem pozostawanie w dyspozycji pracodawcy i wykonywanie poleceń co do pracy, która ma być wykonywana. Umowa zlecenia z reguły określa rodzaj wykonywanych czynności i w zasadzie nie może polegać na pozostawaniu w dyspozycji zlecającego i wykonywaniu, stosownie do jego potrzeb, czynności zlecanych na bieżąco. W sposobie wykonywania zatrudnienia przez powódkę charakterystyczne było, że zgłaszała się do pracy, bez z góry określonych czynności, które miała wykonywać i dopiero pozostając w dyspozycji strony pozwanej wykonywała polecenia. W tym zakresie podporządkowanie nie miało zwykłych cech koordynacji wykonania z góry określonych czynności, lecz było typowym podporządkowaniem pracowniczym, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy i wykonuje wydane mu polecenia (...).

Zleceniobiorca może wydawać wskazówki co do sposobu wykonywania zlecenia (np. jakiego rodzaju płynu dana osoba ma używać do czyszczenia określonej maszyny). Nie może to jednak nigdy przekroczyć granicy prowadzącej do możliwości nakazywania drugiej stronie wykonywania pewnych prac.

RADA

Ogólna kontrola osoby zatrudnionej na podstawie umowy zlecenia, dokonywana przez zleceniodawcę z punktu widzenia rezultatów działalności nie świadczy o podporządkowaniu pracowniczym (wyrok Sądu Najwyższego z 28 czerwca 2011 r., sygn. akt II PK 9/11).

Inne postanowienia w umowie

Przy długotrwałych zleceniach strony mogą postanowić o uregulowaniu kwestii dni wolnych dla zleceniobiorcy. Jest to możliwe, przy czym nie należy wskazywać, że zleceniobiorcy przysługuje urlop wypoczynkowy. W szczególności odsyłając przy tym do przepisów Kodeksu pracy.

Według Sądu Najwyższego, przeciwko możliwości uznania umowy zlecenia za umowę o pracę przemawiać może m.in. okoliczność, że stosunek prawny zawiera elementy obce stosunkowi pracy, jak na przykład konieczność „odpracowania” urlopu (wyrok Sądu Najwyższego z 12 stycznia 1999 r., sygn. akt I PKN 535/98, OSNP 2000/5/175).

W odniesieniu do wielu prac niezbędne jest dysponowanie określonym sprzętem czy narzędziami. W wyroku z 24 listopada 2011 r., sygn. akt I PK 62/11 Sąd Najwyższy odniósł się do tej kwestii wskazując, że o tym, czy strony łączy umowa o pracę czy cywilnoprawna, decyduje wola osób podpisujących takie kontrakty. Korzystanie ze służbowego sprzętu nie oznacza, że doszło do zawarcia stosunku pracy.

Konsekwencje zawarcia umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę

Z powództwem przeciwko zleceniodawcy o uznanie istnienia stosunku pracy w razie poważnych wątpliwości co do kwalifikowania umowy zlecenia może wystąpić zarówno osoba wykonująca zlecenie, jak i inspekcja pracy. W sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy inspektorzy pracy mogą bowiem wytaczać powództwa na rzecz obywateli, a także wstępować, za zgodą powoda, do postępowania w tych sprawach w każdym jego stadium (art. 63¹ Kodeksu postępowania cywilnego).

PRZYKŁAD

Tomasz C. od roku jest zatrudniony na podstawie umowy zlecenia w firmie X. Niedawno uzyskał wyrok sądu wskazujący, że umowa ta jest umową o pracę. Pracodawca Tomasza C. nie tylko podlega odpowiedzialności za popełnione wykroczenie związanej z zawarciem umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę (art. 281 pkt 1 Kodeksu pracy). Tomasz C. może również m.in. dochodzić rozliczenia niewykorzystanego urlopu czy wyrównania wynagrodzenia za okres zatrudnienia do kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Umowa nie przekształciła się bowiem w umowę o pracę z dniem uprawomocnienia się wyroku sądu. Była nią od chwili zawarcia. Pracodawca poniesie zatem także dodatkowe koszty związane z koniecznością opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z zasadami dotyczącymi zatrudnienia pracowniczego, w tym także koszty wyrównania zaliczek i składek za cały okres trwania umowy wraz z odsetkami.

Zawarcie umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej powoduje:

• zwiększenie kosztów bezpośrednich – ryzyko pracy ponosi pracodawca, który powinien m.in. zapewnić pracownikowi techniczne możliwości wykonywania pracy,
• powstanie mocniejszej więzi łączącej strony umowy (np. przepisy ograniczające możliwość jednostronnego rozwiązania umowy z pewnymi grupami pracowników),
• objęcie pracownika przepisami ochronnymi prawa pracy,
• znacznie szerszy niż w przypadku umowy zlecenia obowiązek zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Podstawa prawna:

• art. 22, art. 281 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.)
• art. 734, art. 750 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93 ze zm.)
• art. 63¹ ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. Nr 43, poz. 296 ze zm.)