Przepisy zobowiązują zleceniodawcę do zwrócenia zleceniobiorcy wydatków, które poniósł w celu wykonania zlecenia. Umowa może w tym zakresie przewidywać inną regulację, także całkowicie wyłączać prawo do domagania się zwrotu kosztów. Jednak w przypadku, gdy w umowie nie ma zapisów w tym zakresie, zlecający ma obowiązek zwrotu niezbędnych wydatków poczynionych w celu należytego wykonania zlecenia.
UZASADNIENIE
Dający zlecenie powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poniósł w celu należytego wykonania zlecenia, wraz z ustawowymi odsetkami liczonymi od kwoty wydatków (art. 742 Kodeksu cywilnego). Powinien również zwolnić przyjmującego zlecenie od zobowiązań, które zleceniobiorca zaciągnął w powyższym celu we własnym imieniu (art. 742 Kodeksu cywilnego). Mówimy tu o wydatkach, które spełniają łącznie dwie cechy:
- były niezbędne, tzn. bez których realizacja prac ustalonych w umowie nie byłaby możliwa,
- zostały poniesione w celu należytego wykonania zlecenia.
PRZYKŁAD
Zleceniobiorca ma w ramach umowy przeprowadzić rozmowy handlowe w siedzibie kontrahenta zleceniodawcy. Niezbędnym wydatkiem są w tym przypadku koszty podróży do siedziby kontrahenta.
Wydatki muszą mieć ścisły związek z treścią zobowiązania zleceniobiorcy wynikającego z umowy zlecenia. Im jest dokładniejsze określenie zobowiązania i sposobu jego realizacji, tym mniej problemów z zakwalifikowaniem danego wydatku jako wydatku ściśle powiązanego z wykonywaniem zlecenia.
Strony często zapominają o regulacji umownej obowiązku rozliczania kosztów wykonywania zlecenia. Jest to w wielu przypadkach duży błąd, gdyż w razie braku odpowiednich zapisów umownych należy stosować zapisy wynikające z Kodeksu cywilnego, tj. zobowiązanie zleceniodawcy do zwrotu kosztów. Warto pamiętać, by tę kwestię uregulować w umowie, gdyż realizacja praktycznie każdego zobowiązania polegającego na świadczeniu usług może powodować powstanie po stronie zleceniodawcy związanych z tym wydatków.
Przepis Kodeksu cywilnego wprowadzający obowiązek rozliczenia poniesionych kosztów (art. 742 Kodeksu cywilnego) nie jest przepisem bezwzględnie obowiązującym. Sąd Najwyższy w wyroku z 21 sierpnia 2008 r. (IV CSK 168/08, niepubl.) podkreślił, że przepisy dotyczące umowy zlecenia mają charakter względnie obowiązujący i strony, zgodnie z zasadą swobody umów, mogą dobrowolnie określić swe prawa i obowiązki.
Strony w treści umowy mogą zatem uregulować kwestię zwrotu poniesionych wydatków przez zleceniobiorcę inaczej niż Kodeks cywilny, a nawet całkowicie wyłączyć taki obowiązek. Strony zawierające umowę mogą bowiem ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego (art. 3531 Kodeksu cywilnego).
PRZYKŁAD
Zleceniodawca i zleceniobiorca za obopólną zgodą zawarli w umowie dodatkowy zapis: „Kwota obliczona zgodnie z § 4 niniejszej umowy stanowi całość przysługującego zleceniobiorcy wynagrodzenia oraz obejmuje zwrot wszelkich ewentualnych wydatków poniesionych przez zleceniobiorcę w celu wykonania zlecenia”. Zleceniodawca nie ma w tym przypadku obowiązku zwrotu niezbędnych wydatków poniesionych w celu należytego wykonania zlecenia.
Strony mogą również ograniczyć zakres zwrotu kosztów lub uregulować procedurę dokonywania wydatków w taki sposób, by zleceniodawca musiał każdorazowo wyrazić na określony koszt zgodę.
PRZYKŁAD
Strony w umowie zawarły zapis: „Zleceniobiorca może domagać się zwrotu wydatków poniesionych w celu wykonania zlecenia tylko wówczas, gdy wydatki te zostały uprzednio uzgodnione ze zleceniodawcą”.
„Zleceniobiorca może dokonywać wydatków na zakup niezbędnych do wykonania zlecenia materiałów w kwocie nie większej niż 50 zł w każdym tygodniu realizacji zlecenia. Zleceniodawca jest zobowiązany do zwrotu Zleceniobiorcy tych wydatków w terminie 7 dni od dnia przedłożenia dokumentu potwierdzającego wydatek”.
Jeżeli wykonanie zlecenia wymaga wydatków, dający zlecenie powinien na żądanie przyjmującego udzielić mu odpowiedniej zaliczki (art. 743 Kodeksu cywilnego).
Podstawa prawna
- art. 3531, art. 742, art. 743 Kodeksu cywilnego.