Obecnie dzięki rozwojowi nowoczesnych technologii teleinformatycznych można pracować, nie wychodząc z domu. Faktycznie telepraca stwarza nowe szanse pracodawcom – nie tylko pozwala obniżyć koszty, lecz także zwiększyć wydajność i satysfakcję zatrudnionych.
Telepracą określa się każdy rodzaj pracy wykonywanej poza tradycyjnym miejscem zatrudnienia, której wyniki dostarczane są za pomocą nowoczesnej technologii teleinformatycznej (ICT). Nie jest istotny rodzaj obowiązków, lecz sposób ich realizacji. Praca zdalna wykonywana jest indywidualnie, czemu towarzyszy duża swoboda w jej organizacji. Wymaga podejścia zadaniowego, ścisłego wykonywania i gotowości do bieżącego raportowania wyników. To praca zorientowana na rezultaty.
Na wdrożenie telepracy decydują się najczęściej firmy z branży usług finansowych, grafiki komputerowej oraz księgowości. Popularna jest również wśród architektów, prawników, programistów, webmasterów czy tłumaczy. Pomimo niewątpliwych zalet, nie wszystkie stanowiska kwalifikują się do telepracy. Archiwista, laborant czy pracownik recepcji to przykłady profesji, w przypadku których niemożliwe byłoby zabranie pracy do domu.
Według raportu sporządzonego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości za rok 2010, na całym świecie zatrudnionych jest około 60 milionów telepracowników.
W rankingu przodują Finlandia i Holandia, gdzie w ten sposób zatrudniony jest co drugi pracownik, w Polsce natomiast jedynie 5 proc.
Z korzyścią dla stron
Za wdrożeniem tej nowej formy organizacji pracy przemawiają m.in. korzyści finansowe. Pracodawcy, zatrudniając w ten sposób, oszczędzają przede wszystkim na wynajmie powierzchni biurowej, kosztach związanych z organizacją stanowisk pracy, nieobecnością pracowników czy z nadgodzinami. Telepraca jest również sposobem na dopasowanie struktury zatrudnienia do bieżących potrzeb firmy. Dzięki tej formie pracy można pozyskać osoby mniej mobilne, np. niepełnosprawne, matki wychowujące dzieci, studentów czy osoby, które mieszkają poza miejscem siedziby zakładu pracy.
Oporne stereotypy
Niestety, wielu pracodawców i menedżerów nadal jest przekonanych, że pracownicy są najbardziej efektywni, jeśli spędzają długie godziny na swoich stanowiskach pracy i pod stałą kontrolą przełożonych. Ze względu na to, że praca zdalna opiera się na podejściu zadaniowym, a zatrudnieni rozliczani są z wykonanej pracy, a nie liczby godzin, które na nią poświęcą, ich szefowie muszą stosować inne metody delegowania odpowiedzialności, ustalania norm efektywności oraz komunikacji.
Decydując się na wdrożenie pracy zdalnej w firmie, po stronie pracodawcy leży zapewnienie pracownikowi środków technicznych, które pozwolą mu wykonywać obowiązki. Jest to oczywiście koszt, który musi ponieść już na samym początku, ale niezbędny na tym etapie inwestycji. Ze względu na specyficzny charakter tej formy zatrudnienia koniecznością jest również zatroszczenie się o bezpieczeństwo wykonywania pracy oraz poufność informacji przekazywanych drogą elektroniczną.
Trudności dotyczą także samych pracowników. Osoby, które mają problemy z opanowaniem komunikacji elektronicznej, lub te, które nie wyobrażają sobie braku bezpośrednich kontaktów w miejscu pracy, miewają problem z samodzielną organizacją pracy i ustalaniem priorytetów czy też oddzieleniem życia zawodowego od prywatnego. Mogą również gorzej funkcjonować poza środowiskiem pracy. Dlatego telepracę zaleca się osobom z określonym stażem w tradycyjnym systemie pracy.
Pożądane kompetencje
Pracę w domu poleca się zwłaszcza osobom, które na płaszczyźnie zawodowej cenią sobie samodzielność i niezależność. Pracownik sam organizuje i zarządza swoim czasem pracy, dzięki czemu może pogodzić obowiązki służbowe z życiem rodzinnym czy nauką. To również propozycja dla tych, których męczy atmosfera w siedzibie firmy, zwłaszcza szum biurowy czy wewnętrzne konflikty. Osoby, które np. wychowują dzieci lub uczą się, mogą w ten sposób nie tylko zyskać więcej czasu, lecz także oszczędzić na wydatkach związanych z kosztami dojazdu do pracy. Ze względu na sposób wykonywania obowiązków będzie atrakcyjna dla osób, które cenią możliwości, jakie niosą technologie teleinformatyczne. Idealni kandydaci na telepracowników powinni umiejętnie zarządzać własnym czasem oraz być nastawieni na osiąganie wyników. Ze względu na brak bezpośrednich kontaktów z podwładnymi wymagana jest automotywacja, samodzielność oraz samodyscyplina. Niezbędne są również umiejętności komunikacyjne.
Zatrudniając telepracowników, nie można zapominać, że powinni mieć także stały fizyczny kontakt z firmą. Dzięki temu zapobiegniemy poczuciu alienacji, które niekiedy może się u nich pojawiać, co spowodowane jest deficytem codziennych kontaktów z ludźmi.
W świetle prawa
Praca zdalna została w Polsce uregulowana prawnie stosunkowo niedawno, bo w 2007 roku, kiedy weszły w życie przepisy Kodeksu pracy dotyczące zatrudnienia w formie telepracy. Według prawa telepracownik to osoba wykonująca regularnie pracę poza zakładem pracy (wyłącznie lub tylko w niektóre dni tygodnia), w miejscu ustalonym z pracodawcą oraz przekazująca jej wyniki za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Telepracownik posiada takie same prawa i obowiązki, jak pozostali pracownicy w firmie, co ważne – forma telepracy może być stosowana jedynie w umowach o pracę. Zgodnie z prawem pracodawca, który zatrudnia w tym systemie, musi umożliwić pracownikowi przebywanie na terenie firmy i dostarczyć sprzęt, na którym będzie on pracował, jak również ponosić koszty jego eksploatacji i ewentualnych napraw. Ponadto domowe stanowisko pracy musi spełniać podobne wymogi ergonomii i BHP, jak to w siedzibie firmy – nasze oczy czy kręgosłup męczą się tak samo, niezależnie od lokalizacji pracy.
Szef kontra telepracownik
System pracy zdalnej wymusza na przełożonych, którzy zarządzają telepracownikami, zweryfikowanie swoich umiejętności związanych z delegowaniem uprawnień, zadań czy koordynacją pracy. Techniki kierowania wykorzystywane w tradycyjnym modelu pracy z podwładnymi, szczególnie jeśli chodzi o zarządzanie związane z silnymi osobowościami, mogą okazać się w tej sytuacji nieefektywne.
W wielu przypadkach niezbędna może okazać się zmiana podejścia menedżerów, ponieważ w przeciwieństwie do tradycyjnego modelu motywowanie czy ocena pracowników są w tej sytuacji utrudnione. Brak bezpośrednich kontaktów z podwładnymi może wiązać się np. z problemami w koordynacji i kontroli delegowanych zadań.
Przełożeni muszą nauczyć się, że nie będą mogli już kontrolować czasu pracy, ponieważ praca zdalna powinna być monitorowana poprzez wyniki, a nie procesy. To menedżer ustala termin i poziom, czyli jakość wykonania zadania, a telepracownik ten styl akceptuje. Niezbędne jest również wcześniejsze ustalanie norm efektywności. Konieczne jest, aby zarówno przełożony, jak i telepracownik dokładnie rozumieli swoje uzgodnienia. To jest już oczywiście kwestią poprawnej komunikacji, która w przypadku telepracy nabiera specjalnego znaczenia. Główny nacisk powinien być położony na definiowanie zadań i określanie oczekiwanej efektywności.
System telepracy jest naturalną reakcją na rozwój technologii teleinformatycznych, ale przede wszystkim odpowiedzią na zapotrzebowanie rynku pracy. Choć korzyści płynących z pracy zdalnej jest wiele, to niestety, w Polsce nadal należy ona do marginalnych form zatrudnienia.