Jak prowadzić ewidencję okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych - wzór

W ewidencji tej należy wskazać wszystkie okresy pracy tymczasowej danej osoby, bez względu na to, z jakiej agencji pracy tymczasowej osoba ta do niego trafiła. Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy osoba ta pracowała na podstawie umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej. Obowiązuje jednocześnie stosunkowo długi okres przechowywania ewidencji pracowników tymczasowych, który łącznie może obejmować nawet 6 lat.

Przepisy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych zawierają górną granicę łącznego czasu, przez jaki jedna osoba może być kierowana do tego samego pracodawcy użytkownika (czyli podmiotu, na którego rzecz wykonuje pracę). Agencja pracy tymczasowej może skierować danego pracownika tymczasowego do wykonywania pracy tymczasowej na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Pracodawca użytkownik może zaś korzystać z pracy tego samego pracownika tymczasowego przez okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy (art. 20 ust. 1 i 3 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Nie tylko ogranicza to pracę na rzecz tego samego pracodawcy użytkownika na podstawie skierowania z jednej agencji, ale również ogranicza możliwość pracy jednego pracownika tymczasowego na rzecz tego samego pracodawcy użytkownika, niezależnie od tego, ile agencji w poszczególnych okresach czasu kierowało go do tej pracy. Ograniczenie łącznego czasu świadczenia pracy na rzecz jednego pracodawcy użytkownika dotyczy zarówno pracowników tymczasowych, jak i osób skierowanych do pracy na podstawie umów cywilnoprawnych.

Na maksymalnie 18-miesięczny limit pracy tymczasowej wykonywanej na rzecz tego samego pracodawcy użytkownika składa się praca na podstawie zarówno umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych.

Tomasz P. był skierowany do pracy tymczasowej do firmy X na okres 5 miesięcy na podstawie umowy o pracę. Po miesięcznej przerwie będzie wykonywał pracę tymczasową na rzecz tej firmy na podstawie umowy zlecenia. Okres pracy na podstawie zlecenia zostanie doliczony do okresu wcześniejszego, 5-miesięcznego zatrudnienia na umowę o pracę w celu ustalenia maksymalnego limitu pracy.

Jeżeli pracownik tymczasowy wykonuje w sposób ciągły na rzecz danego pracodawcy użytkownika pracę tymczasową obejmującą zadania, których wykonanie należy do obowiązków nieobecnego pracownika zatrudnionego przez tego pracodawcę użytkownika, okres wykonywania pracy tymczasowej nie może przekroczyć 36 miesięcy (art. 20 ust. 5 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Wzory dokumentów i wyjaśnienia

Limit długości zatrudnienia obliczamy, sumując pełne nieprzerwane miesiące zatrudnienia (przy liczeniu terminów z zakresu prawa pracy miesiąc upływa w dniu poprzedzającym dzień, który datą odpowiada początkowemu okresowi terminu) oraz dni zatrudnienia wykraczające poza pełne miesiące przyjmując, że na jeden miesiąc przypada łącznie 30 takich dni.

Obowiązek prowadzenia ewidencji zatrudnienia pracowników tymczasowych

Nałożony na pracodawcę użytkownika od 1 czerwca 2017 r. obowiązek prowadzenia ewidencji okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych ma służyć umożliwieniu realizacji ograniczenia dotyczącego limitów w zatrudnianiu pracowników tymczasowych, jak też ułatwieniu przeprowadzania kontroli. Pracodawca użytkownik ma obowiązek prowadzić ewidencję okresów pracy osób wykonujących pracę tymczasową na podstawie umowy o pracę oraz umowy prawa cywilnego (art. 14a ust. 1 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Powinna ona zawierać informacje o dacie rozpoczęcia i dacie zakończenia wykonywania takiej pracy w okresie obejmującym 36 kolejnych miesięcy. Taką ewidencję należy przechowywać przez okres jej prowadzenia i przypadający bezpośrednio po nim okres 36 miesięcy. Ewidencję tę prowadzi się i przechowuje w postaci papierowej lub elektronicznej, odrębnie dla każdej osoby.

Treść ewidencji zatrudnienia pracowników tymczasowych

Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych wskazuje, że ewidencja okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych powinna zawierać:

• datę rozpoczęcia i
• datę zakończenia każdorazowego wykonywania pracy na rzecz pracodawcy użytkownika.

Pracodawca użytkownik nie musi podawać w ewidencji jakichkolwiek innych danych, takich jak np. rodzaj wykonywanych prac, wymiar czasu pracy (w przypadku umowy o pracę). Nie mają one bowiem znaczenia w zakresie celu, dla jakiego jest tworzona ewidencja. Nie jest również wymagane, by w ewidencji była dookreślana podstawa zatrudnienia - umowa o pracę lub umowa prawa cywilnego.

Na użytek samego pracodawcy użytkownika - dla ułatwienia bieżącej analizy długości okresów przepracowanych - ewidencja powinna zawierać rubrykę, w której będzie wskazane w odniesieniu do każdej z umów, ile miesięcy i dni trwało zatrudnienie.

Przykładowy wzór ewidencji okresów zatrudnienia pracowników tymczasowych

Ewidencja ma być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika tymczasowego. Błędem byłoby prowadzenie jej w sposób zbiorczy, nawet w przypadku przyjęcia jednorazowo, na taki sam okres grupy pracowników tymczasowych.

Należy zwrócić uwagę, że niekiedy błędnie traktuje się ewidencję zatrudnienia pracowników tymczasowych jako ewidencję czasu pracy. Pracodawca użytkownik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika tymczasowego w zakresie i na zasadach obowiązujących w stosunku do pracowników (art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Karta ewidencji czasu pracy obejmuje informacje o pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy. W stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego. Do ewidencji czasu pracy dołącza się wnioski pracowników o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny. Za nieprowadzenie tej ewidencji może zostać nałożona na pracodawcę użytkownika grzywna od 1000 zł do 30 000 zł (art. 27b ust. 2 pkt 3 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Natomiast ewidencja zatrudnienia pracowników tymczasowych to jedynie ewidencja okresów pracy. Jej brak sam w sobie nie jest zagrożony odpowiedzialnością za wykroczenie przeciwko przepisom ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Wskazaną powyżej grzywnę można otrzymać za naruszenie limitów dotyczących maksymalnych długości zatrudnienia pracowników tymczasowych. Nie można jednak rozszerzać odpowiedzialności wykroczeniowej na obowiązki co prawda wskazane w ustawie, ale do których nie przypisano jej poprzez wyraźną informację w przepisie.

Przechowywanie ewidencji okresów pracy pracowników tymczasowych

Ewidencję pracowników wykonujących pracę tymczasową przechowuje się przez okres jej prowadzenia oraz przypadający bezpośrednio po nim okres 36 miesięcy (art. 14a ust. 1 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Okres 36 miesięcy przechowywania ewidencji powinien być liczony od dnia następującego po wyczerpaniu limitu 18 miesięcy zatrudnienia lub od dnia przypadającego po definitywnym zakończeniu zatrudnienia pracownika tymczasowego.

Ewidencja pracowników tymczasowych ma być przechowywana u pracodawcy użytkownika. Nie jest to element akt osobowych pracownika tymczasowego.

Ustawa o pracownikach tymczasowych nie wskazuje nic na temat możliwości wglądu pracownika tymczasowego do ewidencji. Taki dostęp powinien być jednak umożliwiony pracownikowi tymczasowemu w razie wystąpienia przez niego z wnioskiem w tym zakresie. Dostęp do ewidencji ma także PIP w związku z przysługującymi uprawnieniami kontrolnymi.

Niezależnie od tego, czy ewidencję zatrudnienia pracowników tymczasowych prowadzi się w formie papierowej czy elektronicznej, należy dbać o jej bezpieczne przechowywanie przez czas jej prowadzenia oraz następujący po nim okres 36 miesięcy. Pracodawca użytkownik powinien mieć tę ewidencję przez okres:

• 36 miesięcy liczonych od początku pierwszej z umów z pracownikiem tymczasowym oraz
• kolejnych 36 miesięcy liczonych od zakończenia ostatniej z umów (po wyczerpaniu limitu 18-miesięcznego zatrudnienia) lub po upływie całego 36-miesięcznego "pierwszego" okresu.

Przedłużenie umowy do dnia porodu z pracownicą tymczasową

W przypadku pracownicy tymczasowej, której umowa o pracę zawarta na czas określony uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, należy przedłużyć tę umowę do dnia porodu. Warunkiem jest jednak, aby pracownica tymczasowa posiadała łącznie co najmniej 2-miesięczny okres skierowania do wykonywania pracy tymczasowej przez daną agencję pracy tymczasowej na podstawie umowy o pracę. Datą zakończenia zatrudnienia będzie w tym przypadku data porodu.

Łączny co najmniej 2-miesięczny okres skierowania obejmuje:

• okres lub okresy skierowania do wykonywania pracy tymczasowej przypadające w czasie obejmującym 36 kolejnych miesięcy, poprzedzającym zawarcie umowy o pracę, która miałaby ulec przedłużeniu do dnia porodu, lub
• okres przypadający od dnia zawarcia umowy o pracę, o której mowa w pkt 1, do dnia, w którym pracownica tymczasowa osiągnęła łączny co najmniej 2-miesięczny okres skierowania do wykonywania pracy tymczasowej.

Co bardzo istotne, limity długości zatrudnienia pracownika tymczasowego nie obowiązują w razie przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu.

W ewidencji pracowników tymczasowych pracodawca użytkownik powinien wskazać faktyczny okres trwania zatrudnienia przedłużonego do dnia porodu oraz zaznaczyć, że nastąpiło wydłużenie umowy do dnia porodu w związku z ciążą. Jest to o tyle istotne, że dokumentacja pracownicza pracownicy tymczasowej (akta osobowe) nie będzie znajdowała się u pracodawcy użytkownika, ale w agencji pracy tymczasowej.

W związku z tym, że faktycznym dniem kończącym zatrudnienie będzie dzień porodu, okres przechowywania ewidencji (36 miesięcy) należy liczyć od tego dnia.

W ustawie o zatrudnianiu pracowników tymczasowych wskazuje się, że przepisów dotyczących maksymalnych okresów zatrudnienia tymczasowego "nie stosuje się w przypadku przedłużenia umowy o pracę do dnia porodu, zgodnie z art. 177 § 3 Kodeksu pracy". Zapis ten należy odczytywać tylko w odniesieniu do okresu wydłużenia.

Pracownica tymczasowa wykonuje pracę tymczasową na podstawie umowy zawartej na okres 13 miesięcy. W związku z ciążą umowa ulegnie przedłużeniu - najprawdopodobniej o około 6 miesięcy. Niezależnie od dokładnej długości okresu przedłużenia umowy te 6 miesięcy nie ma znaczenia w zakresie limitów maksymalnego zatrudnienia i nie skutkuje odpowiedzialnością za przekroczenie okresu 18-miesięcznego zatrudnienia tej pracownicy w ramach pracy tymczasowej. Okres ten nie jest wliczany do limitu maksymalnego zatrudnienia pracownika tymczasowego teraz i w przyszłości. Jeżeli pracownica podejmie np. za rok pracę tymczasową na rzecz tego samego pracodawcy użytkownika, to z 18-miesięcznego limitu będzie już miała wykorzystane 13 miesięcy. Okresu 6 miesięcy, o które przedłużono do dnia porodu umowę, nie należy brać pod uwagę. Nie można jednak pominąć okresu trwania zatrudnienia sprzed przedłużenia, czyli czasu, na jaki umowę zawarto. Przedłużenie oznacza bowiem wydłużenie umowy nie od dnia przedstawienia zaświadczenia o ciąży, ale ponad dzień oznaczony jako data końcowa zatrudnienia.

Podstawa prawna:

art. 13 ust. 3 i ust. 3a, art. 14a, art. 20, art. 27b ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych - j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 360; ost.zm. Dz.U. z 2017 r. poz. 962