Od września chcemy zawrzeć umowę zlecenia z osobą, która 18 lat ukończy w listopadzie br. Czy jest taka możliwość? Jeśli tak, to jakich formalności musimy dopełnić i jak wygląda rozliczenie podatkowo-składkowe wynagrodzenia z umowy z małoletnim?
Zawarcie umowy zlecenia z osobą niepełnoletnią jest dopuszczalne. W takim przypadku, dla ważności umowy, konieczna jest zgoda przedstawiciela ustawowego tej osoby, a zatem rodzica lub opiekuna prawnego. Zgoda nie musi zostać wyrażona w formie pisemnej, wystarczy że będzie wyrażona przez jakiekolwiek zachowanie przedstawiciela w sposób dostatecznie ją uzasadniający. Do celów dowodowych zalecana jest pisemna forma zgody. Jeżeli osoba, którą chcą Państwo zatrudnić w charakterze zleceniobiorcy, jest uczniem (np. szkoły ponadgimnazjalnej), to z tytułu umowy zlecenia nie będzie podlegać ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu. Jeżeli natomiast osoba ta nie posiada statusu ucznia, to z tytułu umowy zlecenia będzie podlegać obowiązkowo ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu, a dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu. Od przychodów uzyskanych przez tę osobę powinni Państwo naliczyć zaliczkę na podatek dochodowy lub odpowiednio pobrać podatek ryczałtowy.
Redakcja poleca produkt: Rewolucja w umowach zlecenie
Zgodnie z treścią art. 11 Kodeksu cywilnego (dalej k.c.), pełną zdolność do czynności prawnych nabywa się z chwilą uzyskania pełnoletności. Natomiast małoletni, który ukończył 13 lat, jest osobą ograniczoną w zdolności do czynności prawnych (art. 15 k.c.). W przepisie tym chodzi o osoby małoletnie aż do uzyskania przez nie pełnoletności, czyli – co do zasady – do momentu osiągnięcia przez nie 18. roku życia. Wyjątek stanowią osoby, które z ważnych powodów, za zgodą sądu opiekuńczego, wstąpiły w związek małżeński przed ukończeniem 18 lat i w ten sposób uzyskały pełną zdolność do czynności prawnych. Oznacza to, że przez zawarcie małżeństwa małoletni uzyskuje pełnoletność. Nie traci jej także w razie unieważnienia małżeństwa (art. 10 § 2 k.c.).
Z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, dla ważności czynności prawnej, przez którą osoba ograniczona w zdolności do czynności prawnych, a więc, co do zasady, osoba która ukończyła 13 lat, a nie ukończyła 18 lat, zaciąga zobowiązanie lub rozporządza swoim prawem, potrzebna jest zgoda jej przedstawiciela ustawowego (art. 17 k.c.). Zawarcie umowy zlecenia z osobą, o której mowa w pytaniu, jest zatem dopuszczalne, lecz dla ważności umowy niezbędna jest zgoda jej przedstawiciela ustawowego, czyli rodzica lub opiekuna prawnego. Regulacja ta ma na celu ochronę osoby, która ze względu na wiek nie jest w stanie w pełni ocenić skutków zawieranych przez siebie umów. Najczęściej przedstawicielami ustawowymi osoby małoletniej są rodzice sprawujący władzę rodzicielską, przy czym, jeżeli dziecko pozostaje pod władzą rodzicielską obojga rodziców, wówczas każde z nich może działać samodzielnie. O sprawach istotnych dotyczących dziecka rozstrzygają wspólnie oboje rodzice, jednak obowiązku tego nie można rozszerzać na zawarcie przez małoletniego umowy zlecenia. Do zawarcia umowy zlecenia z małoletnim wystarczy zatem zgoda jednego z rodziców. Należy dodać, że osoba ograniczona w zdolności do czynności prawnych bez zgody przedstawiciela ustawowego może zawierać umowy należące do umów powszechnie zawieranych w drobnych, bieżących sprawach życia codziennego (np. dokonywania codziennych zakupów).
Do zawarcia umowy zlecenia z małoletnim wystarczy zgoda jednego z rodziców.
Zarówno umowa zlecenia, jak i inne umowy cywilnoprawne nie są umowami zawieranymi w odniesieniu do drobnych, bieżących spraw życia codziennego, lecz dotyczą wykonywania określonych czynności prawnych. Istotną kwestią, wymagającą wyjaśnienia, jest forma zgody przedstawiciela ustawowego na zawarcie umowy zlecenia przez osobę małoletnią, jak również czas, w którym ta zgoda powinna być wyrażona. Kwestie te ustawodawca uregulował w art. 63 k.c. Przepis ten stanowi, że jeżeli do ważności czynności prawnej wymagana jest forma szczególna, oświadczenie obejmujące zgodę osoby trzeciej powinno być złożone w tej samej formie. Ponieważ w przypadku umowy zlecenia przepisy k.c. nie narzucają jakiejkolwiek formy (umowa ta nie musi być zawarta w formie pisemnej), zgoda przedstawiciela ustawowego może zostać wyrażona również w dowolnej formie – np. ustnie. Dowolna forma wyrażenia zgody przez przedstawiciela ustawowego ma zastosowanie nawet wówczas, gdy umowa zlecenia z małoletnim została zawarta w formie pisemnej. Do celów dowodowych rekomendowana jest jednak pisemna forma zgody. Zgoda może zostać wyrażona zarówno przed, jak i po zawarciu umowy zlecenia. Jak bowiem stanowi art. 63 § 1 k.c., jeżeli do dokonania czynności prawnej potrzebna jest zgoda osoby trzeciej, osoba ta może wyrazić zgodę także przed złożeniem oświadczenia przez osoby dokonywające czynności albo po jego złożeniu. Zgoda wyrażona po złożeniu oświadczenia ma moc wsteczną od jego daty. Oznacza to, że jeżeli w chwili zawarcia umowy zlecenia małoletni nie posiadał zgody rodzica, umowa ta zachowuje ważność, gdy zgodę taką uzyskał w terminie późniejszym.
Gdy umowa zlecenia zostaje zawarta z osobą poniżej 16. roku życia
Przepis art. 3045 Kodeksu pracy określa szczególne warunki dotyczące wykonywania pracy lub innych zajęć zarobkowych przez dzieci, tj. przez osoby w wieku do 16 lat zarówno w ramach stosunku pracy, jak i w ramach umów cywilnoprawnych. Z pracy dzieci mogą korzystać tylko podmioty zajmujące się którąś z działalności wskazanych w tym przepisie, tj.:
- kulturalną,
- artystyczną,
- sportową,
- reklamową.
Podjęcie pracy lub innego zajęcia zarobkowego przez dziecko (zawarcie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej) musi być każdorazowo poprzedzone wydaniem przez właściwego inspektora pracy stosownego zezwolenia dla podmiotu, który ma zamiar zatrudnić dziecko. Z wnioskiem o wydanie tego zezwolenia występuje podmiot prowadzący działalność kulturalną, artystyczną, sportową lub reklamową. Pojęcie „dziecko” dotyczy osób poniżej 16. roku życia, a zatem te szczególne ograniczenia nie znajdują zastosowania w odniesieniu do sytuacji opisanej w pytaniu.
Składki ZUS od wynagrodzenia
Umowa zlecenia co do zasady stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych i wypadkowego oraz do ubezpieczenia zdrowotnego. Na zasadzie dobrowolności zleceniobiorca może natomiast przystąpić do ubezpieczenia chorobowego. Osoba małoletnia wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia najczęściej jest jednocześnie uczniem. W zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym oraz zdrowotnemu uczniowie gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych i szkół ponadpodstawowych oraz studenci – do ukończenia 26. roku życia, wykonujący pracę na podstawie umowy zlecenia, nie podlegają z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym – ani obowiązkowo, ani dobrowolnie. Nie podlegają również ubezpieczeniu zdrowotnemu (art. 6 ust. 4 ustawy o sus i art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e) ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych). Do celów ubezpieczeń w ZUS uznaje się, że uczniem – do 31 sierpnia każdego roku – jest osoba, która:
- kontynuuje naukę w tej samej szkole,
- ukończyła szkołę i rozpoczyna naukę w szkole, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września,
- ukończyła szkołę i nie kontynuuje nauki.
Osobę, która przedstawi zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe, uznaje się za ucznia do 30 września. Zatem, jeżeli osoba, o której mowa w pytaniu, posiada status ucznia, to z tytułu zawartej umowy zlecenia zleceniodawca nie powinien zgłaszać jej do ubezpieczeń społecznych ani do zdrowotnego, jak również nie powinien naliczać tych składek.
Podatek od wynagrodzenia
Podatkowe rozliczenie przychodów uzyskanych przez osobę małoletnią z umowy zlecenia następuje na takich samych zasadach jak rozliczenie podatkowe przychodów uzyskanych przez osobę pełnoletnią. Jak stanowi art. 7 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof), dochody małoletnich dzieci własnych i przysposobionych, z wyjątkiem dochodów z ich pracy, stypendiów oraz dochodów z przedmiotów oddanych im do swobodnego użytku, podlegające opodatkowaniu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, dolicza się do dochodów rodziców, chyba że rodzicom nie przysługuje prawo pobierania pożytków ze źródeł przychodów dzieci. Zatem rodzic jest zobowiązany doliczyć do swoich dochodów dochody małoletniego dziecka, z wyjątkiem dochodów z pracy, stypendiów oraz dochodów z przedmiotów oddanych dziecku do swobodnego użytku.
W efekcie dochody z pracy, czyli dochody uzyskane m.in. na podstawie stosunku pracy, umów cywilnoprawnych czy praktyk uczniowskich, nie podlegają doliczeniu do dochodów rodzica. Rodzic wykazuje te dochody w zeznaniu PIT-37 złożonym na dane małoletniego dziecka, a podpisanym przez siebie. W sytuacji opisanej w pytaniu PIT-37 powinien zostać podpisany przez osobę, której zeznanie roczne będzie dotyczyć, bowiem w momencie jego składania (w roku 2013), osoba ta będzie pełnoletnia (18 lat ukończy w listopadzie 2012 r.).
Przychód uzyskany przez osobę małoletnią z tytułu umowy zlecenia jest przychodem z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 8 updof.
Przychód uzyskany przez osobę małoletnią z tytułu umowy zlecenia jest przychodem z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 8 updof.
Płatnik dokonujący wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia ma zatem obowiązek pobrać zaliczkę na podatek w wysokości 18% podstawy opodatkowania. Podstawę tę stanowi przychód pomniejszony o miesięczne koszty uzyskania w wysokości 20% uzyskanego przychodu, z tym że co do zasady koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne, których podstawę wymiaru stanowił ten przychód (art. 22 ust. 9 updof). Obliczony podatek należy zmniejszyć o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, pobranej ze środków podatnika w wysokości 7,75% podstawy jej wymiaru. Jeżeli od przychodów uzyskiwanych przez osobę małoletnią zleceniodawca będzie pobierał zaliczki na podatek dochodowy, to po zakończeniu roku, w terminie do końca lutego roku następnego, będzie zobowiązany przekazać tej osobie oraz właściwemu urzędowi skarbowemu informację PIT-11. Warto dodać, że w przypadku kiedy suma należności określona w umowie zlecenia zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza kwoty 200 zł, należy pobrać zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 18% przychodu (art. 30 ust. 1 pkt 5a updof). Przychodu opodatkowanego ryczałtem nie należy wykazywać w informacji PIT-11 ani w żadnej innej informacji podatkowej.
Podstawa prawna:
- art. 10 § 2, art. 11, art. 15, art. 17, art. 63 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. Nr 16, poz. 93)
- art. 7, art. 13 pkt 8 ust. 1, art. 30 ust. 1 pkt 5a, art. 41 ust. 1 i ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. Nr 361, ze zm.)
- art. 3045 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.)
- art. 6 ust. 4 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.)
- art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e) ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.)