Jak naliczać wynagrodzenia cudzoziemcom zatrudnionym w Polsce

W zakresie zawierania umowy z cudzoziemcem ustawodawca nie wprowadził żadnych ograniczeń dotyczących języka, w jakim ma być sporządzona, co oznacza możliwość jej opracowania zarówno w języku polskim, jak i w obcym. Sporządzając umowę w języku obcym należy pamiętać, że może wiązać się to z koniecznością przygotowania wszelkiej korespondencji i dokumentów w tym języku.

Podleganie ubezpieczeniom społecznym

W celu rozstrzygnięcia obowiązku ubezpieczeń społecznych cudzoziemców podstawowym kryterium, jakie należy brać pod uwagę, jest miejsce wykonywania przez nich pracy oraz to, czy istnieje tytuł do objęcia ubezpieczeniami.

Jeśli cudzoziemiec wykonuje pracę w Polsce, wówczas w Polsce będą odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne. Wyłączenie stosowania tej zasady będzie miało zastosowanie jedynie w ściśle określonych przypadkach, o których stanowią umowy międzynarodowe i prawo wspólnotowe.

Obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej są osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; dalej ustawa o sus).

Od powyższej zasady istnieje wyjątek dotyczący uczniów i studentów do 26. roku życia, którzy nie podlegają ani obowiązkowo, ani dobrowolnie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Może mieć to jedynie zastosowanie w przypadku rozstrzygania obowiązku ubezpieczeń przy zawieraniu kontraktu menedżerskiego. Jest to przepis na tyle ogólny, że można z niego wnioskować, że wszystkie osoby fizyczne – czyli zarówno Polacy, jak i cudzoziemcy – podlegają ubezpieczeniom społecznym, jeżeli wykonują pracę na terenie Polski i na rzecz polskiego podmiotu.

WAŻNE

Jeżeli cudzoziemiec zawarł na terenie Polski z polskim podmiotem np. kontrakt menedżerski, będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym w Polsce.

PRZYKŁAD

W firmie ABC mającej siedzibę w Polsce zatrudniono obywatela Węgier na podstawie kontraktu menedżerskiego. W związku z powierzeniem tej osobie od 2009 r. funkcji zarządzającego firmą, co roku dostarcza ona certyfikat rezydencji wystawiony przez węgierski urząd podatkowy. Z tego tytułu osoba ta będzie podlegać obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a do ubezpieczenia chorobowego menedżer będzie mógł przystąpić dobrowolnie.

Należy pamiętać, że cudzoziemcy zatrudnieni przez polskie podmioty w ramach umowy zlecenia nie będą podlegać ubezpieczeniom społecznym, jeśli tak będzie stanowiła umowa międzynarodowa, której stroną jest Polska, lub przepisy prawa wspólnotowego.

Nie podlegają ubezpieczeniom społecznym także obywatele państw obcych, których pobyt na obszarze Polski nie ma charakteru stałego i którzy są zatrudnieni w obcych przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, misjach, misjach specjalnych lub instytucjach międzynarodowych, chyba że umowy międzynarodowe stanowią inaczej (art. 5 ust. 2 ustawy o sus).

Prawo wspólnotowe a obowiązek ubezpieczeń społecznych

W związku z częstym przemieszczaniem się osób w obszarze państw członkowskich Unii Europejskiej, należących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Konfederacji Szwajcarskiej powstają wątpliwości, jak w prawidłowy sposób zatrudniać takie osoby w Polsce. Do osób tych mają zastosowanie przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.UE L 166 str. 1 z 30 kwietnia 2004 r.).

Zgodnie z art. 11 ust. 3 lit. a powołanego rozporządzenia, osoba, która wykonuje w państwie członkowskim pracę najemną lub na własny rachunek, podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego, w którym wykonuje pracę. Nie ma znaczenia miejsce zamieszkania takiej osoby, a także miejsce siedziby pracodawcy lub zarejestrowania działalności gospodarczej.

PRZYKŁAD

Obywatel Hiszpanii jest zatrudniony na podstawie kontraktu menedżerskiego i wykonuje pracę w polskiej firmie w Krakowie. Osoba ta, mimo że ma stałe miejsce zamieszkania w Hiszpanii, podlega polskim przepisom dotyczącym ubezpieczeń społecznych, gdyż wykonuje pracę w Polsce.

Podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu

Obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlega osoba, która spełnia warunki do objęcia ubezpieczeniami społecznymi, tj. m.in.:

• wykonuje pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosujemy przepisy dotyczące zlecenia, np. na podstawie kontraktu menedżerskiego,
•  jest członkiem rady nadzorczej posiadającym miejsce zamieszkania na terytorium RP (art. 66 ustawy o świadczeniach zdrowotnych finansowanych ze środków publicznych, dalej ustawa zdrowotna).

Zatem osoby wykonujące pracę w charakterze członka zarządu nie będą podlegać zarówno ubezpieczeniom społecznym, jak i zdrowotnemu.

W przypadku gdy cudzoziemiec będzie miał tytuł do objęcia go ubezpieczeniami społecznymi, wówczas będzie podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeżeli:

• posiada obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) i zamieszkuje na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA),
• nie posiada obywatelstwa państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej, a przebywa na terytorium Polski na podstawie wizy pobytowej w celu wykonywania pracy, zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony (poza zezwoleniem na zamieszkanie na czas oznaczony cudzoziemca, który przebywa w Polsce nielegalnie i spełni warunki określone w art. 53a ust. 2 ustawy z 13 czerwca o cudzoziemcach do uzyskania takiego zezwolenia), zezwolenia na osiedlenie się, zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Wspólnot Europejskich, posiada zgodę na pobyt tolerowany lub status uchodźcy nadany w Polsce albo korzysta z ochrony czasowej na terytorium Polski,
• w pozostałych przypadkach określonych w art. 3 ustawy zdrowotnej.

---

Zasady opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne są takie same zarówno dla cudzoziemców, jak i osób krajowych. W niektórych przypadkach będzie możliwe zastosowanie wobec cudzoziemców zasady obniżenia składki zdrowotnej do wysokości zaliczki na podatek. Zasada ta nie znajdzie jednak zastosowania, jeżeli dochody cudzoziemca będą zwolnione z opodatkowania w Polsce na podstawie umowy międzynarodowej, której Polska jest stroną (art. 83 ust. 3 pkt 4 ustawy zdrowotnej).

WAŻNE

Zasada obniżenia składki zdrowotnej do wysokości zaliczki na podatek nie będzie miała zastosowania, jeżeli dochody cudzoziemca będą zwolnione z opodatkowania w Polsce na podstawie umowy międzynarodowej, której Polska jest stroną.

Opodatkowanie dochodów

Przy rozstrzyganiu obowiązku podatkowego cudzoziemca istotne znaczenie będzie miało miejsce jego zamieszkania, miejsce wykonywania pracy i źródło, z jakiego uzyskuje dochody.

Jeżeli cudzoziemiec zamieszkuje w Polsce, wówczas jego dochody są w całości opodatkowane w Polsce bez względu na źródło przychodów, co oznacza, że taka osoba podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu i posiada status tzw. rezydenta podatkowego.

Jeżeli miejsce zamieszkania cudzoziemca znajduje się poza granicami Polski, wówczas będzie musiał rozliczyć się z polskim urzędem skarbowym z dochodów osiągniętych na terytorium Polski. Wówczas taka osoba podlega ograniczonemu obowiązkowi podatkowego i posiada status tzw. nierezydenta podatkowego.

Miejsce zamieszkania a obowiązek podatkowy

Za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce należy uważać osobę fizyczną mającą centrum interesów osobistych lub gospodarczych, czyli tzw. ośrodek interesów życiowych w Polsce lub przebywającą w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym (art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof). Cudzoziemiec posiadający miejsce zamieszkania w Polsce jest uznawany za rezydenta podatkowego. Należy pamiętać, że ustalenie rezydencji podatkowej powinno następować zgodnie z art. 4a updof, czyli z uwzględnieniem postanowień umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska.

O miejscu zamieszkania stanowią bowiem przepisy prawa wewnętrznego umawiających się państw. Jeśli na podstawie tych przepisów każde z państw uzna, że osoba fizyczna posiada u każdego z nich miejsce zamieszkania, wówczas dochodzi do kolizji przepisów w odniesieniu do rezydencji podatkowej. W takiej sytuacji rezydencję podatkową należy ustalać na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Zgodnie z ich postanowieniami, w razie posiadania przez osobę fizyczną miejsca zamieszkania w obu umawiających się państwach rezydencję podatkową należy ustalać według następujących zasad:

• w razie posiadania dwóch miejsc zamieszkania w różnych państwach osoba fizyczna ma miejsce zamieszkania tam, gdzie ma ściślejsze powiązania osobiste i gospodarcze, czyli gdzie ma swój ośrodek interesów życiowych;
• jeżeli powyższe ustalenie jest niemożliwe, a także wtedy, gdy osoba ta nie ma stałego miejsca zamieszkania w żadnym z tych państw – wówczas uznaje się że miejscem zamieszkania jest miejsce, gdzie zwykle przebywa;
• jeśli przebywa jednocześnie w obu państwach lub w żadnym z nich – wówczas priorytetowe znaczenie ma państwo, którego jest obywatelem;
• jeżeli jest obywatelem obu państw lub żadnego z nich – wówczas co do miejsca zamieszkania będą rozstrzygać właściwe organy umawiających się państw w drodze porozumienia.

Ustalenie w prawidłowy sposób miejsca zamieszkania osoby fizycznej będącej cudzoziemcem ma istotne znaczenie ze względu na fakt, że w momencie wypłaty wynagrodzenia płatnik musi wiedzieć, jakie przepisy stosować i jak naliczyć podatek dochodowy.

Sposób obliczania podatku dochodowego

Jeśli zgodnie z postanowieniami danej umowy międzynarodowej, której Polska jest stroną, dochody osoby zagranicznej niemającej miejsca zamieszkania w Polsce należy opodatkować w tym kraju, wówczas należy zrobić to na zasadach ogólnych według skali podatkowej. Jedynie w wyjątkowych sytuacjach należy pobierać podatek ryczałtowy (art. 29 ust. 1 updof).

Sposób opodatkowania dochodów z działalności wykonywanej osobiście zależy zatem od miejsca zamieszkania osoby, która uzyskuje przychody oraz tego, czy dostarczyła polskiemu podmiotowi certyfikat rezydencji.

Przez dochody cudzoziemców pracujących w Polsce z tytułu działalności wykonywanej osobiście należy rozumieć m.in. przychody:

• otrzymywane przez osoby (niezależnie od sposobu ich powoływania) należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych (art. 13 pkt 7 updof);
• uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze (art. 13 pkt 9 updof).

Jeżeli osoby uzyskujące dochody z wyżej wymienionych tytułów mają miejsce zamieszkania na terytorium Polski rozumiane jako ośrodek interesów życiowych lub przebywają w Polsce powyżej 183 dni w roku podatkowym, wówczas dochody te są opodatkowane na zasadach ogólnych (art. 41 updof).

Jeśli cudzoziemiec nie posiadałby w Polsce miejsca zamieszkania w rozumieniu art. 3 ust. 2a updof, wówczas przychody z działalności wykonywanej osobiście nie są opodatkowane na zasadach ogólnych. W takiej sytuacji przychód będzie opodatkowany w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu (art. 29 ust. 1 pkt 1 updof). Sposób poboru zryczałtowanego podatku został określony w art. 41 ust. 4 updof. Powyższe zasady należy stosować uwzględniając umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska.

WAŻNE

Rozstrzygając sposób opodatkowania dochodów cudzoziemców należy stosować zapisy umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska.

Zastosowanie stawki podatku wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobieranie podatku zgodnie z jej postanowieniami możliwe jest po udokumentowaniu przez cudzoziemca miejsca zamieszkania wydanym przez właściwe organy podatkowe certyfikatem rezydencji.

Znaczenie umów międzynarodowych

Zgodnie z zawartymi umowami międzynarodowymi, dochody z działalności wykonywanej osobiście mogą być kwalifikowane do dochodów z wykonywania wolnych zawodów lub innej działalności o samodzielnym charakterze lub pełnienia funkcji członków organów spółek. Tak rozumiane dochody na podstawie zawartych umów międzynarodowych podlegają opodatkowaniu tylko w tym państwie, w którym osoba fizyczna ma miejsce zamieszkania. Jeśli jednak podmiot dysponuje certyfikatem rezydencji, wówczas nie ma obowiązku pobrania podatku od takiego przychodu. Zgodnie natomiast z art. 41 ust. 9 updof, płatnik pobiera zryczałtowany 20% podatek na zasadach określonych w art. 29 updof bez względu na to, czy podatnik ma miejsce zamieszkania w Polsce, jeśli uzyska od tego podatnika certyfikat rezydencji. W przypadku wynagrodzeń wypłacanych członkom organów spółek – umowy międzynarodowe dopuszczają opodatkowanie takiego dochodu w państwie, w którym dana spółka ma siedzibę. Jeżeli zatem spółka posiada certyfikat rezydencji osoby fizycznej, z którą zawarła umowę, wówczas zobowiązana jest do pobrania 20% podatku zryczałtowanego od jej przychodów.

Jeżeli osoba zagraniczna została uznana w myśl art. 3 ust. 1a updof za mającą miejsce zamieszkania w Polsce i dostarczyła certyfikat rezydencji, wówczas płatnik nie ustala rezydencji i zobowiązany jest zgodnie z art. 41 ust. 9 updof do pobrania zryczałtowanego podatku dochodowego.

PRZYKŁAD

Obywatel Włoch na podstawie kontraktu menedżerskiego pełni funkcję prezesa zarządu w polskiej spółce. Prezes przebywa w Polsce od 2009 r. i corocznie dostarcza certyfikat rezydencji wystawiony przez włoski urząd podatkowy. Zgodnie z zawartym kontraktem, osoba ta otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 36 000 zł. Menedżer obowiązkowo podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz zdrowotnemu, ale nie przystąpił do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Zgodnie z art. 16 umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej 21 czerwca 1985 r. z Włochami (Rządem Republiki Włoskiej), dochody osiągnięte z tego tytułu podlegają opodatkowaniu w Polsce. Ponieważ płatnik jest w posiadaniu włoskiego certyfikatu rezydencji menedżera, nie ustala rezydencji podatkowej tej osoby i zgodnie z art. 41 ust. 9 updof zobowiązany jest do pobrania 20% podatku ryczałtowego.

Jeżeli menedżer nie dostarczyłby certyfikatu rezydencji, wówczas jego dochód zostałby opodatkowany na zasadach ogólnych zgodnie z art. 41 updof.

Menedżer ma możliwość opodatkowania dochodu w zeznaniu rocznym według skali (art. 27 ust. 1 updof), jeżeli istnieje podstawa prawna wynikająca z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub wynikająca z innych ratyfikowanych umów międzynarodowych, których stroną jest Polska do uzyskania przez organ podatkowy informacji podatkowych od organu podatkowego państwa, w którym osoba fizyczna ma miejsce zamieszkania do celów podatkowych. Wówczas jeżeli podatnik ma miejsce zamieszkania do celów podatkowych w innym państwie UE lub należącym do EOG albo Konfederacji Szwajcarskiej i złożył certyfikat rezydencji, będzie mógł rozliczyć się na zasadach ogólnych, a pobrany zryczałtowany podatek dochodowy traktuje się wtedy na równi z pobraną przez płatnika zaliczką na podatek dochodowy (art. 29 ust. 4 i ust. 5 updof).

PRZYKŁAD

Członkiem zarządu polskiej spółki jest obcokrajowiec – obywatel Japonii, który dostarczył certyfikat rezydencji. Funkcję tę pełni od stycznia 2008 r. i otrzymuje wynagrodzenie miesięczne w wysokości 18 000 zł.

Osoba ta nie będzie podlegała ubezpieczeniom społecznym ani zdrowotnemu, gdyż pełnienie funkcji członka zarządu nie stanowi tytułu do objęcia tymi ubezpieczeniami.

Natomiast przychody osiągane w związku z pełnieniem powierzonej funkcji, zgodnie z art. 16 umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania podpisanej z Japonią 20 lutego 1980 roku oraz z art. 3 ust. 2b updof, podlegają opodatkowaniu w Polsce. Na podstawie art. 29 ust. 1 pkt 1 updof płatnik zobowiązany jest do pobrania 20% podatku ryczałtowego. Wyliczenia powinny wyglądać następująco:

PRZYKŁAD

Krajowa Spółka wypłaciła w czerwcu 2012 r. członkowi rady nadzorczej wynagrodzenie za udział w posiedzeniach rady w wysokości 12 000 zł. Osoba ta ma miejsce zamieszkania w Niemczech. Członek rady nadzorczej według prawa krajowego nie podlega ubezpieczeniom społecznym, jednak od uzyskanego wynagrodzenia płatnik zobowiązany jest pobrać składkę zdrowotną. W opisanym przypadku cudzoziemiec nie będzie podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu, gdyż posiada miejsce zamieszkania poza terytorium Polski.

Od dochodów osiąganych na terytorium Polski przez osoby, które podlegają ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu m.in. z działalności, o której mowa w art. 13 pkt 7 updof (członek rady nadzorczej), podatek pobiera się w ryczałtowej wysokości 20%, pamiętając o postanowieniach umów międzynarodowych, których stroną jest Polska. Zgodnie z powyższym dokonujemy wyliczenia:

WAŻNE

Zastosowanie stawki podatku wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub zaniechanie jej poboru jest możliwe, gdy miejsce zamieszkania podatnika zostanie udokumentowane certyfikatem rezydencji.

Podstawa prawna

• art. 5, art. 6 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.)
• art. 3, art. 66, art. 83 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 ze zm.)
• art. 53a ustawy z 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach (Dz.U. z 2011 r. Nr 264, poz. 1573 ze zm.)
• art. 3 ust. 1, art. 4a, art. 12, art. 13 pkt 7 i pkt 9, art. 27, art. 29, art. 41 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)
• art. 11 ust. 3a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz.U. UE L Nr 166, poz. 1)
• art. 16 umowy między Polską Rzeczposolitą Ludową a Japonią o unikaniu podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu (Dz.U. z 1983 r. Nr 12, poz. 60)
• art. 16 umowy między Rządem Rzeczypospolitej Ludowej a Rządem Republiki Włoskiej w sprawie unikania podwójnego opodatkowania w zakresie podatków od dochodu i zapobiegania uchylania się od opodatkowania z 21 czerwca 1985 r. (Dz.U. z 1989 r. Nr 62, poz. 384)