Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca wraz ze świadectwem pracy przekaże pracownikowi dodatkowe informacje dotyczące przechowywania akt pracowniczych.
Każdy pracodawca, który rozwiązuje stosunek pracy z pracownikiem, ma obowiązek wydać mu świadectwo pracy - nawet w sytuacji, gdy zatrudniony nie rozliczył się jeszcze z firmą. Świadectwo powinno zostać wydane bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli dana osoba jest nieobecna w dniu zatrudnienia (i nie ma osoby pełnomocnej do odebrania dokumentu), świadectwo powinno zostać przesłane w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy. Ważna jest przy próba doręczenia świadectwa, a więc na przykład wysłanie na podany przez zatrudnionego adres listu poleconego ze świadectwem, który w razie nieodebrania pracodawca składa w aktach osobowych. Takie działanie jest skuteczne także wtedy, gdy pracownik nie chce odebrać świadectwa z powodu konfliktu z pracodawcą lub zmienił adres do korespondencji, nie informując o tym pracodawcy.
Z obowiązku wystawiania świadectwa jest zwolniony tylko pracodawca, który zamierza podpisać umowę o pracę z tą samą osobą w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.
Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania
Co powinno znaleźć się na świadectwie?
W świadectwie pracy powinny znaleźć się miedzy innymi informacje dotyczące wymiaru czasu pracy osoby zatrudnionej, sposobu rozwiązania stosunku pracy, dane o wykorzystanych dniach wolnych (chodzi zarówno urlopy, jak i opiekę nad dzieckiem) i okresach pobierania zasiłku chorobowego. Od 2017 roku na świadectwie pracy musi się znaleźć także informacja, czy zatrudniony korzystał z ochrony stosunku pracy przysługującej w związku z urlopem wychowawczym.
Nowe zmiany zajdą w świadectwie pracy od 1 stycznie 2019 roku, kiedy wchodzą w życie przepisy o skróceniu przechowywania akt pracowniczych. Do tej pory pracodawca miał obowiązek przechowywania dokumentów pracowniczych przez 50 lat, natomiast od nowego roku okres ten ma ulec skróceniu do 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
Ponadto, zgodnie z zmienionymi zapisami Kodeksu pracy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy będzie musiał wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym okresie.
Wystawienie świadectwa pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Jeśli pracodawca nie dopełni swojego obowiązku, naraża się na karę grzywny, a sam pracownik może domagać się od firmy odszkodowania, gdy poniósł szkodę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.