Urlop na żądanie to uprawnienie polegające na możności wykorzystania 4 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku kalendarzowego bez wcześniejszego uzgodnienia z przełożonym. Nie jest to oddzielny rodzaj urlopu, lecz jedynie odstępstwo od ogólnej reguły w zakresie wykorzystywania urlopów wypoczynkowych, nakazującej ich wcześniejsze uzgadnianie z pracodawcą. Dlatego też członek korpusu służby cywilnej może skorzystać z urlopu na żądanie jedynie wtedy, kiedy ma jeszcze w danym roku do wykorzystania urlop wypoczynkowy. Urząd nie może odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jeśli pracownik lub urzędnik dysponuje jeszcze w danym roku prawem do urlopu, nie wykorzystał w danym roku kalendarzowym całej puli 4 dni urlopu na żądanie i składa wniosek najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Przyjmuje się, że wniosek należy złożyć przed rozpoczęciem dnia pracy (przed godziną, od której urzędnik lub pracownik powinien pracować według obowiązującego go rozkładu czasu pracy). Nie jest jednak wykluczone, że sposób udzielania urlopów na żądanie zostanie ustalony w danym urzędzie w drodze zwyczaju stosowanego faktycznie w jednakowym stopniu w odniesieniu do wszystkich zatrudnionych.
Przepisy nie wprowadzają żadnych wymogów co do formy zgłoszenia potrzeby urlopu na żądanie. Może być ona dowolna, choć w praktyce dzieje się to najczęściej telefonicznie. Nie ma też żadnych przeszkód, żeby poinformować urząd np. drogą mailową. W takiej sytuacji warto jednak zadbać o potwierdzenie wysłania informacji – np. wydrukować maila, żeby po zgłoszeniu pozostał ślad na piśmie.
Przykład
Urzędnik służby cywilnej Anna W. postanowiła 27 lipca 2012 r. wziąć jeden dzień urlopu na żądanie. Zgodnie z przepisami może złożyć stosowny wniosek przed rozpoczęciem dnia pracy. Powszechnym i długotrwałym zwyczajem w urzędzie jest jednak telefoniczne informowanie dyrektora o urlopie na żądanie i wypełnianie wniosku po powrocie do pracy. Zwyczaj taki jest źródłem praw i obowiązków i Annie W. nie można z tego tytułu zarzucić ewentualnego naruszenia przepisów.
Nadużycie prawa i sposób udzielania
Prawo do wykorzystania urlopu na żądanie nie jest jednak bezwzględne. Może być ono ocenione w kontekście nadużycia prawa. Nikt nie może bowiem czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony (art. 8 k.p.). Urlop wykorzystany niezgodnie z prawem – np. w celu oporu wobec pracodawcy – może być podstawą wyciągnięcia wobec urzędnika konsekwencji służbowych. Pracodawca może nawet zwolnić takiego pracownika dyscyplinarnie, choć taka sytuacja może mieć tylko wyjątkowe zastosowanie. Urlop musiałby być bowiem potraktowany jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, co w praktyce dzieje się zupełnie wyjątkowo.
Urlop na żądanie jest udzielany w dniach. Pracownikowi lub urzędnikowi przysługują cztery dni takiego urlopu w roku kalendarzowym, niezależnie od liczby godzin, które w tych dniach powinien przepracować zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. O tę liczbę godzin ulega zmniejszeniu pozostała część urlopu przysługująca mu w danym roku.
Dopuszczalne jest dzielenie urlopu na żądanie i wykorzystywanie go po jednym dniu – jego łączny wymiar nie może jednak przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni. Dlatego w świadectwie pracy powinna znaleźć się informacja o liczbie dni i godzin wykorzystanego urlopu na żądanie. Do urlopu na żądanie nie ma zastosowania zasada proporcjonalności, która polega na odpowiednim zmniejszaniu urlopu w proporcji do wymiaru czasu pracy lub okresu przepracowanego w urzędzie w danym roku. Może się okazać, że pracownik lub urzędnik ma tylko i wyłącznie uprawnienie do urlopu na żądanie i może w całości wykorzystać cały przysługujący mu urlop wypoczynkowy.
Przykład
W przypadku osób podejmujących po raz pierwszy pracę w służbie cywilnej umowę o pracę zawiera się na czas określony 12 miesięcy. Jeśli nowo przyjęty pracownik pracował dwa miesiące, a miał uprawnienie do 20 dni urlopu, to po zaokrągleniu ma prawo do 4 dni urlopu i cały ten czas może wykorzystać na żądanie.
Czas pracy a urlop na żądanie
W wielu urzędach zdarza się, że nagle należy wykonać określoną pracę, np. dokończyć pisanie sprawozdania, przygotować stanowisko na posiedzenie komitetu czy też przeprowadzić kontrolę. W takiej sytuacji członek korpusu służby cywilnej może otrzymać od przełożonego polecenie wykonania zadania poza normalnymi godzinami pracy. W braku ustawowego zakazu należy przyjąć, że jest możliwe wykorzystanie w tym dniu urlopu na żądanie, co jednak może być ocenione jako nadużycie prawa (wyjaśnialiśmy ten problem powyżej).
Za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w nadgodzinach pracownikowi przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze. Na wniosek pracownika wolne może być udzielone w okresie bezpośrednio poprzedzającym urlop wypoczynkowy lub po jego zakończeniu. Udzielony na zasadach wskazanych w poprzednich zdaniach czas wolny nie wpływa na wymiar urlopu na żądanie.
Urzędnikowi za pracę w nadgodzinach wykonywaną w porze nocnej przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze, za pracę w niedzielę – dzień wolny od pracy w najbliższym tygodniu, a za pracę w święto – inny dzień wolny.
Czas pracy członków korpusu służby cywilnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 8 tygodni. W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy i jej organizacją mogą być stosowane rozkłady czasu pracy, w których jest dopuszczalne przedłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę. W rozkładach tych czas pracy nie może jednak przekraczać średnio 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż 12 tygodni. Możliwości tej nie stosuje się do kobiet w ciąży oraz – bez ich zgody – do członków korpusu służby cywilnej sprawujących pieczę nad osobami wymagającymi stałej opieki lub opiekujących się dziećmi w wieku do lat 8. Rozkład czasu pracy w tygodniu oraz jego wymiar w poszczególnych dniach tygodnia ustala dyrektor generalny urzędu (kierownik urzędu).
Podstawa prawna:
- art. 8, art. 1672, art. 1673 Kodeksu pracy,
- art. 97 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (DzU nr 227, poz. 1505 ze zm.),
- rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 25 kwietnia 2007 r. w sprawie czasu pracy pracowników urzędów administracji rządowej (DzU nr 76, poz. 505 ze zm.).