Jak zapewnić zastępstwa za pracowników na urlopach wypoczynkowych

Sposobów zastąpienia pracowników przebywających na urlopach wypoczynkowych jest wiele. Najważniejsze z nich to:

• powierzenie zastępstwa nieobecnych pracowników innym pracownikom tego samego zakładu pracy,
• zatrudnienie pracownika z zewnątrz na podstawie umowy o pracę na zastępstwo, na czas określony, na czas wykonania określonej pracy,
• zatrudnienie osoby z zewnątrz na podstawie umowy cywilnoprawnej, np. zlecenia, o dzieło,
• skorzystanie z pracy pracowników agencji pracy tymczasowej.

Każde z tych rozwiązań powoduje określone obowiązki po stronie pracodawcy. Różne są również koszty poszczególnych rozwiązań, ale i różne korzyści wynikające z wyboru określonego sposobu zastąpienia nieobecnych pracowników.

Wzajemne zastępowanie się pracowników

Najprostszym sposobem zastąpienia nieobecnego pracownika jest powierzenie jego obowiązków innemu pracownikowi tego samego zakładu pracy. Takie polecenie pracodawcy jest dla pracownika wiążące i nie może on odmówić jego wykonania, jeżeli nie jest sprzeczne z przepisami prawa lub z umową o pracę pracownika (art. 100 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca nie może polecić pracownikowi wykonywania czynności, które nie mają związku z rodzajem pracy określonym w jego umowie o pracę i wykraczają poza zakres tej umowy.

Główna księgowa przebywa na 3-tygodniowym urlopie wypoczynkowym. Pracodawca może powierzyć zastępstwo tej pracownicy innej osobie zatrudnionej w dziale księgowości w zakładzie pracy. Nieuzasadnione byłoby natomiast polecenie wykonywania obowiązków głównej księgowej pracownikowi działu kadr, który zgodnie z umową o pracę byłby zatrudniony na stanowisku np. kadrowego, specjalisty ds. kadr, naczelnika kadr itp. Zakres czynności głównego księgowego wykracza najczęściej poza zakres umowy zawartej z pracownikiem kadr, który choćby z powodu nieznajomości przepisów i procedur księgowych nie miałby obiektywnej możliwości prawidłowego wykonywania tych zadań.

Pracodawca może zmienić zakres czynności (obowiązków) określonego pracownika w trakcie zatrudnienia i powierzyć mu dodatkowo, na czas zastępstwa nieobecnego pracownika, jego obowiązki. Takie działanie pracodawcy jest dopuszczalne przy zachowaniu 2 warunków:

• po pierwsze – rodzaj powierzonych obowiązków nie może być sprzeczny z rodzajem umówionej pracy, którą na podstawie zawartej umowy jest zobowiązany wykonywać pracownik,
• po drugie – zakres powierzonych czynności musi umożliwiać pracownikowi wykonanie ich w normalnym czasie pracy niebędącym przekroczeniem dobowej i przeciętnie tygodniowej normy czasu pracy.

Jeżeli wykonywanie przez pracownika połączonych obowiązków wiązałoby się z koniecznością wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, to takie powierzenie dodatkowych czynności byłoby niezgodne z prawem. W takiej sytuacji doszłoby bowiem do planowania pracy w godzinach nadliczbowych, co jest niedopuszczalne.

Zakres czynności (obowiązków) pracownika nie musi być sporządzony w formie pisemnej. Jeżeli zatem w zakładzie pracy nie sporządza się zakresów czynności w formie pisemnej, to wystarczy, że pracodawca ustnie poinformuje pracownika o konieczności przejęcia przez niego obowiązków innego pracownika, do czasu jego powrotu z urlopu wypoczynkowego. Również w przypadku, gdy w zakładzie pracy zakres czynności jest określony w formie pisemnej, pracodawca może w drodze ustnego polecenia powierzyć pracownikowi dodatkowe obowiązki pracownika przebywającego na urlopie. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy z przepisów wewnątrzzakładowych (układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy) wynikałaby konieczność zmiany w takiej sytuacji zakresu czynności pracownika w drodze pisemnej.

Zmiana zakresu czynności (obowiązków) pracownika nie jest zmianą warunków zawartej umowy o pracę i nie wymaga wypowiedzenia zmieniającego.

Przy powierzeniu pracownikowi dodatkowych obowiązków innego pracownika przebywającego na urlopie wypoczynkowym nie jest wymagana jego zgoda, jeśli obowiązki te są zgodne z charakterem zajmowanego stanowiska pracy. Pracownik nie może w takim przypadku odmówić przyjęcia wykonywania dodatkowych czynności.

Gdyby pracownik odmówił przyjęcia nowych obowiązków lub ich nie wykonywał, pracodawca może rozwiązać z nim stosunek pracy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia z powodu niewykonania polecenia służbowego pracodawcy.

Przedstawiona forma zastąpienia nieobecnego pracownika jest dla pracodawcy najprostsza i najtańsza. To, czy w zamian za dodatkową pracę (w ramach obowiązującego czasu pracy) pracownik otrzyma jakąś dodatkową gratyfikację, zależy wyłącznie od uznania pracodawcy. Pracownik nie ma z tego tytułu żadnego roszczenia w stosunku do pracodawcy. Również maksymalny okres przejęcia obowiązków nieobecnego pracownika nie został uregulowany. Dlatego decyzja w tym zakresie będzie należała do pracodawcy.

Dodatkowo pracodawca powinien poinformować pracownika, że został wyznaczony jako osoba zastępująca urlopowanego pracownika.

Zastępstwo przez innych pracowników spoza zakładu pracy na podstawie umów o pracę

Innym sposobem zapewnienia w zakładzie pracy wykonywania obowiązków nieobecnego pracownika jest zatrudnienie na jego miejsce nowej osoby na podstawie umowy o pracę. Umowa ta powinna mieć charakter terminowy i obejmować okres nieobecności pracownika przebywającego na urlopie wypoczynkowym.

Pracodawca ma zatem do wyboru przewidziane przez ustawodawcę umowy terminowe, takie jak: umowa na zastępstwo, umowa na czas określony, umowa na czas wykonania określonej pracy (art. 25 § 1 Kodeksu pracy). Wszystkie te umowy mogą obejmować bardzo krótkie okresy, np. kilku czy kilkunastu dni.

Natomiast ze względu na to, że okres nieobecności pracownika z powodu urlopu obejmuje z reguły najwyżej kilka tygodni, w praktyce często będzie można skorzystać z umowy na okres próbny w celu zastępstwa urlopowanego pracownika. Umowa na okres próbny służy bowiem sprawdzeniu, czy pracownik poradzi sobie w nowej pracy. Taka umowa powinna poprzedzać umowy o pracę innego rodzaju. Nie można zatem zawrzeć umowy na okres próbny na cały okres urlopu nieobecnego pracownika, ponieważ zakłada się, że po zakończeniu tej umowy stosunek pracy z reguły powinien być kontynuowany.

Pracownica skorzystała z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 15 dni roboczych. Nie będzie jej w pracy przez 3 tygodnie. Pracodawca może więc zatrudnić w celu jej zastępstwa innego pracownika na okres próbny 1 tygodnia, a później na umowę na zastępstwo w wymiarze 2 tygodni. Nie można natomiast zatrudnić pracownika od razu na okres próbny 3 tygodni wyłącznie w celu zastępstwa urlopowanej pracownicy. Umowa na okres próbny ma bowiem sprawdzić przydatność pracownika do pracy, a nie tylko służyć zastępowaniu innych osób.

WAŻNE!

Nie ma minimalnego okresu, na jaki można zawrzeć terminową umowę o pracę.

Umowa na zastępstwo

Umowa na zastępstwo jest rodzajem umowy na czas określony. W umowie tej nie należy wskazywać konkretnej daty jej rozwiązania, lecz pewne zdarzenie, którego zaistnienie spowoduje jej rozwiązanie, np. powrót pracownika X z urlopu wypoczynkowego.

Pracownik X zaplanował miesięczny urlop wypoczynkowy na cały lipiec 2012 r. Pracodawca zawarł zatem z pracownikiem Y umowę o pracę na zastępstwo od 2 lipca br., określając jako termin zakończenia tej umowy „dzień powrotu pracownika X z urlopu wypoczynkowego”. Szczególne okoliczności, jakie wystąpiły w pracy, sprawiły, że pracodawca odwołał z urlopu wypoczynkowego pracownika X. Pracownik stawił się do pracy 16 lipca br. Tym samym umowa na czas zastępstwa zawarta z pracownikiem Y również uległa rozwiązaniu 16 lipca br. z mocy prawa, a zatem w dniu powrotu pracownika X z urlopu wypoczynkowego.

Zawarcie umowy na zastępstwo następuje w taki sam sposób, jak zawarcie każdej innej umowy o pracę.

W umowie o pracę na zastępstwo nie powinno się wskazywać daty końcowej trwania umowy, gdyż wówczas taka umowa może zostać potraktowana jak zwykła umowa na czas określony ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Umowę na zastępstwo można rozwiązać w każdej chwili za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem oraz bez wypowiedzenia. Okres jej wypowiedzenia to 3 dni robocze, niezależnie od długości okresu, na jaki została zawarta (art. 33¹ Kodeksu pracy). W wypowiedzeniu umowy nie jest konieczne wskazywanie przyczyny wypowiedzenia.

Pracodawca może zawrzeć z tym samym pracownikiem dowolną liczbę umów o pracę na zastępstwo (art. 25¹ § 3 pkt 1 Kodeksu pracy).

Umowa o pracę na czas określony

Zawierając z pracownikiem umowę na czas określony pracodawca uzgadnia z nim początkową i końcową datę trwania takiej umowy. Okres, na jaki może być zawarta umowa, nie został w obowiązujących przepisach ustalony i zależy od decyzji stron umowy. W przypadku woli zawarcia przez pracodawcę takiej umowy w celu zastąpienia w pracy nieobecnego pracownika pracodawca powinien dokładnie znać okres, w którym zastępowany pracownik nie będzie wykonywał obowiązków służbowych.

Wcześniejszy powrót pracownika, którego zastąpiono innym zawierając umowę na czas określony, nie będzie miał automatycznego wpływu na trwałość tej umowy, tak jak to ma miejsce w przypadku umowy na zastępstwo. Pracodawca będzie musiał pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy na czas określony wypowiedzieć tę umowę z zachowaniem 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia. Będzie to jednak możliwe w przypadku, gdy umowa została zawarta na okres powyżej 6 miesięcy oraz gdy pracodawca i pracownik przewidzieli w zawieranej umowie klauzulę o możliwości jej wcześniejszego rozwiązania za 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia (art. 33 Kodeksu pracy). Brak takiego postanowienia w umowie oznacza, że żadna ze stron, tj. ani pracodawca, ani pracownik nie może wypowiedzieć takiej umowy, chociażby była ona zawarta na długi okres.

Nie ma jednak przeszkód prawnych, aby nawet wtedy, gdy zastępowany pracownik korzysta z kilku tygodni urlopu, zatrudnić pracownika, który go zastępuje, na okres powyżej 6 miesięcy, tak aby było możliwe wypowiedzenie mu umowy.

WAŻNE!

Zapis o możliwości rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas określony za 2-tygodniowym okresem wypowiedzenia można wprowadzić jedynie do umów zawieranych na okres dłuższy niż 6 miesięcy.

Umowę na czas określony można także rozwiązać w każdym czasie za porozumieniem stron lub bez wypowiedzenia, jeżeli wystąpiły okoliczności uzasadniające rozwiązanie umowy w tym trybie.

Od 1 stycznia 2012 r. nie obowiązuje ustawa antykryzysowa. Oznacza to, że od tej daty ponownie można zawrzeć z pracownikiem maksymalnie 2 umowy na czas określony na następujące po sobie okresy zatrudnienia, jeżeli okres między zakończeniem poprzedniej z tych umów a rozpoczęciem kolejnej umowy nie przekroczył 1 miesiąca (art. 25¹ § 1 Kodeksu pracy).

W wypowiedzeniu umowy na czas określony nie ma konieczności wskazania przez pracodawcę przyczyny jej wypowiedzenia.

Umowa na czas wykonania określonej pracy

Umowa ta jest również rodzajem umowy o pracę na czas określony. Zakończenie takiej umowy nie jest jednak wyznaczone konkretną datą kalendarzową, lecz zakończeniem pracy, do której wykonania umowa została zawarta. Z chwilą ukończenia pracy umowa rozwiązuje się bez konieczności jej wypowiadania. Najczęściej tego typu umowy wykorzystuje się przy pracach sezonowych, dla których trudno jest przewidzieć termin ich zakończenia. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by taką umowę zawrzeć w celu wykonania określonych czynności lub prac, które normalnie wykonuje pracownik przebywający w tym czasie na urlopie wypoczynkowym. W takim jednak przypadku rozwiązanie tej umowy w chwili zakończenia prac, dla których umowa została zawarta, nie będzie się najczęściej zbiegało z powrotem z urlopu danego pracownika.

Obowiązki pracodawcy

Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę, na czas nieobecności innego pracownika przebywającego na urlopie wypoczynkowym powoduje po stronie pracodawcy wszystkie związane z takim zatrudnieniem obowiązki. Pracodawca musi zatem, bez względu na okres, na jaki jest zawierana umowa (chociażby na okres 1 tygodnia), poddać pracownika przed dopuszczeniem go do pracy wstępnym profilaktycznym badaniom lekarskim, wstępnym szkoleniom z zakresu bhp (instruktaż ogólny, instruktaż stanowiskowy), wydać pracownikowi odzież i obuwie robocze, a także środki ochrony indywidualnej, jeżeli ich stosowanie jest przewidziane na danym stanowisku pracy, a ponadto zapoznać z obowiązującymi w zakładzie aktami prawa wewnętrznego (np. regulaminem pracy), oceną ryzyka zawodowego itp. Ponadto pracodawca musi dopełnić wszelkich obowiązków ubezpieczeniowych, podatkowych, urlopowych, związanych z wypłatą wynagrodzenia itp., które są niezbędne w związku z zatrudnieniem pracownika na podstawie umowy o pracę.

Najkorzystniejszą spośród ww. umów o pracę, jaką może zawrzeć pracodawca w celu zastąpienia pracownika przebywającego na urlopie wypoczynkowym, jest umowa na zastępstwo. Wynika to z przewidzianego w polskim prawie automatyzmu jej rozwiązania w przypadku powrotu zastępowanego pracownika, a w razie potrzeby krótkiego 3-dniowego okresu jej wypowiedzenia.

Zastępstwo przez inne osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych

Zastąpienie pracownika przebywającego na urlopie wypoczynkowym inną osobą zatrudnioną na podstawie umowy cywilnoprawnej, np. zlecenia, nie jest łatwe. Zawierając umowę cywilnoprawną na wykonywanie określonych czynności należy pamiętać, że praca w ramach tej umowy nie może być świadczona w warunkach, w których zgodnie z przepisami Kodeksu pracy powinna być zawarta umowa o pracę (art. 22 § 1¹ Kodeksu pracy). W takim bowiem przypadku zawarcie nawet odpłatnej umowy zlecenia byłoby niezgodne z przepisami i stanowiłoby wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 pkt 1 Kodeksu pracy).

WAŻNE!

Przedsiębiorca, który zawiera umowę cywilnoprawną (np. umowę zlecenia) na warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, podlega karze grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia może być uznane za obejście prawa pracy w sytuacji, gdy praca, którą wykonywał zleceniobiorca, spełniała warunki umowy o pracę, tj. gdy była to praca określonego rodzaju wykonywana na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę. Dlatego nie jest dopuszczalne zawarcie umowy cywilnoprawnej z osobą, która wykonywałaby czynności za nieobecnego pracownika na takich samych warunkach, jak ten pracownik (art. 22 § 1² Kodeksu pracy). Zawarcie takiej umowy jest jednak możliwe na wykonanie określonych czynności, które leżały w zakresie obowiązków pracownika przebywającego na urlopie.

Pracownik zatrudniony w zakładzie na stanowisku konserwatora przebywa na 2-tygodniowym urlopie wypoczynkowym. W tym czasie zaszła potrzeba wykonania czynności, którymi normalnie zajmuje się zatrudniony na podstawie umowy o pracę konserwator, tj. pomalowania jednego z pomieszczeń pracy, konserwacji instalacji elektrycznej w zakładzie itp. W takiej sytuacji nie ma przeszkód prawnych, aby pracodawca zawarł umowę zlecenia lub o dzieło z inną osobą lub grupą osób, którym zleci wykonanie tych czynności. W umowie powinna być wskazana konkretna czynność, do jakiej zobowiązuje się zleceniobiorca, np. pomalowanie ścian wewnętrznych parteru i I piętra budynku.

Taka sama zasada oraz sposób zastąpienia nieobecnego pracownika, jest również możliwa dla innych stanowisk pracy, jakie zajmują nieobecni pracownicy i może polegać np. na:

• uporządkowaniu akt osobowych pracowników zatrudnionych w zakładzie (za nieobecną kadrową),
• sporządzeniu dokumentacji płacowej i dokonaniu niezbędnych formalności księgowych związanych z wypłatą wynagrodzenia za pracę pracownikom firmy (za nieobecną księgową) itd.

Ważne jest jedynie, by w zawieranej umowie cywilnoprawnej wskazywać konkretne czynności do wykonania. Poza tym nie należy wskazywać osób przełożonych, które będą nadzorowały tę pracę, jak również ustalać godzin tej pracy. Strona umowy cywilnoprawnej ma bowiem prawo wykonywać obowiązki z umowy w dowolnym czasie i przez dowolną liczbę godzin.

Praca na zastępstwo w takiej formie ma dla pracodawcy korzyści polegające m.in. na braku obowiązku udzielenia urlopu tej osobie oraz na możliwości szybszego wykonania przez nią zadania w związku z dowolnymi godzinami pracy. Wadą takiego zatrudnienia jest brak podporządkowania takiej osoby przełożonym w związku z równością stron stosunku cywilnoprawnego. Ponadto również osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych trzeba zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Oznacza to przede wszystkim następujące obowiązki:

• organizowanie pracy w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
• zapewnienie przestrzegania w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bhp,
• przeprowadzenie profilaktycznych badań wstępnych i szkolenia wstępnego w odniesieniu do osób, które mają wykonywać prace niebezpieczne dla życia i zdrowia.

Wypożyczenie pracowników agencji pracy tymczasowej

Sposobem zastąpienia pracowników przebywających na urlopach wypoczynkowych może być również nawiązanie współpracy z agencją pracy tymczasowej. W takim przypadku można „wypożyczać” pracowników tymczasowych do wykonywania pracy za nieobecnych pracowników. Przy takim zatrudnieniu na pracodawcy użytkowniku ciążą jedynie nieliczne obowiązki pracodawcy, ponieważ większość z nich przejmuje agencja.

Jednak koszt zatrudnienia takiego pracownika może okazać się zbyt wysoki. Wynika to z faktu, że pracodawca użytkownik jest zobowiązany do poinformowania agencji pracy tymczasowej o poziomie wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na takich samych lub podobnych stanowiskach, na których ma być zatrudniony pracownik tymczasowy (art. 9 ust. 2 pkt 1 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych). Ma to służyć zapobieganiu zatrudniania pracowników tymczasowych na warunkach mniej korzystnych (dyskryminowanie w zakresie wynagrodzenia) od pracowników użytkownika zatrudnionych na takim samym bądź podobnym stanowisku pracy.

Przyjmując zatem, że agencja pracy tymczasowej musi płacić pracownikowi tymczasowemu wynagrodzenie zbliżone do innych pracowników pracodawcy użytkownika, a ponadto pobrać od pracodawcy użytkownika określone wynagrodzenie za świadczone usługi, można się spodziewać, że koszt zatrudnienia takiego pracownika będzie dość wysoki. Nie zmienia to jednak faktu, że zastąpienie pracownika przebywającego na urlopie wypoczynkowym pracownikiem tymczasowym jest dla pracodawcy wygodnym rozwiązaniem, gdyż nie interesuje go np. kwestia rekrutacji zatrudnionego pracownika.

Pracownik tymczasowy może pracować u tego samego pracodawcy użytkownika maksymalnie przez 18 miesięcy w okresie kolejnych 36 miesięcy. Natomiast u tego samego pracodawcy użytkownika pracownik tymczasowy może wykonywać pracę na zastępstwo za nieobecnego pracownika maksymalnie przez 36 miesięcy (art. 20 ust. 2 ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych).

Wnioski

Każde z wyżej opisanych rozwiązań zastąpienia pracownika korzystającego z urlopu wypoczynkowego ma swoje wady i zalety, poza przypadkiem powierzenia innym zatrudnionym pracownikom w zakładzie czynności nieobecnego pracownika. Takie rozwiązanie jest dla pracodawcy zdecydowanie najwygodniejsze i najtańsze. Jeżeli jednak w danym przypadku nie ma takiej możliwości i pracodawca decyduje się na zatrudnienie pracownika z zewnątrz, to najlepszym rozwiązaniem jest umowa na zastępstwo. Równie korzystne jest zatrudnienie osób zastępujących urlopowanych pracowników na umowy cywilnoprawne ze względu na brak wobec nich obowiązków wynikających z prawa pracy.

Zatrudnienie pracownika tymczasowego z powodu kosztów takiego zatrudnienia oraz możliwości zatrudnienia najczęściej jedynie mało wykwalifikowanych pracowników powodują, że taka forma zastępstwa pracowników przebywających na urlopach jest nieopłacalna.

Podstawa prawna:

• art. 22 § 1–1², art. 25 § 1, art. 25¹, art. 29 § 1, art. 33–33¹, art. 94 pkt 1, art. 97 § 1 i § 1¹, art. 100 § 1, art. 177 § 3¹, art. 229 § 1 pkt 1, art. 237³ § 1 i § 2, art. 281 pkt 1 Kodeksu pracy,
• art. 9 ust. 2 pkt 1, art. 15 ust. 1, art. 20 ust. 1 i ust. 2 ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. Nr 166, poz. 1608 ze zm.).