Plan urlopów jest sporządzany w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy przez cały rok, dlatego powinien uwzględniać wszystkie rodzaje urlopów wypoczynkowych, a więc urlop bieżący, zaległy i uzupełniający.
Plan urlopów nie może natomiast uwzględniać terminu wykorzystania urlopu na żądanie, gdyż z zasady o jego terminie decyduje jednostronnie pracownik. W planie należy natomiast uwzględnić co najmniej 14 dni kalendarzowych nieprzerwanego wypoczynku.
WAŻNE!
Przepisy nie nakazują pracodawcy sporządzania jednego planu na cały rok.
Plany urlopowe mogą obejmować okresy np. półroczne czy kwartalne, dodatkowo pracodawca może przygotowywać plany dla poszczególnych części swojego przedsiębiorstwa.
Plan urlopów powinien być sporządzony zawsze przed rozpoczęciem okresu, który obejmuje. W przypadku planów urlopowych obejmujących cały rok kalendarzowy plan powinien być ustalony najpóźniej do 31 grudnia poprzedniego roku.
Po sporządzeniu planu urlopów pracodawca jest zobowiązany podać go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w jego firmie. Może to zrobić np. przez wywieszenie dokumentu na tablicy ogłoszeń czy rozesłanie pocztą internetową. Plan urlopów jest wiążący dla pracowników i pracodawcy od momentu jego ogłoszenia.
Procedurę tworzenia planu urlopów najlepiej jest opisać w regulaminie pracy, powinna ona zawierać regulacje dotyczące terminów przedkładania wniosków urlopowych oraz sposób podawania do wiadomości pracowników ustalonego planu.
Jeżeli pracodawca nie ustala planu urlopów, mimo że jest do tego zobowiązany, to naraża się na to, że związki zawodowe mogą wystąpić przeciwko niemu na drogę sporu zbiorowego z żądaniem ustalenia planu urlopów.
Z kolei pracownicy powinni pamiętać o tym, że nieprzestrzeganie terminu urlopu określonego w planie może zostać uznane za naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i być przyczyną rozwiązania umowy o pracę (uzasadnienie wyroku SN z 19 maja 1997 r., I PKN 172/97).
Urlop zaległy w planie urlopów
Pracodawca ma prawo w pierwszej kolejności zaliczyć spełnione świadczenie urlopowe na poczet urlopu wypoczynkowego najdawniej wymagalnego. Jeśli więc w poprzednich latach pracownik nie wykorzystał w całości urlopu wypoczynkowego, pracodawca powinien zakwalifikować najbliższy urlop na poczet najdawniej wymagalnego.
Przykład
Pracownik nie wykorzystał 10 dni urlopu wypoczynkowego za 2010 r. W 2011 r. także nie był na urlopie i do wykorzystania ma pełne 26 dni urlopu. W planie urlopów na 2012 r. w pierwszej kolejności należy ująć zaległy urlop z 2010 r. jako najdawniej wymagalny, następnie urlop za 2011 r. i na końcu za 2012 r.
Pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległego urlopu z 2011 r. do końca września 2012 r. Należy jednak pamiętać, że planowany termin wykorzystania zaległego urlopu wymaga akceptacji zarówno pracodawcy, jak i pracownika.
WAŻNE!
W gestii pracodawcy pozostawia się rozstrzygnięcie, czy w planie urlopów należy ująć urlop przedawniony. Decyzja pozytywna będzie jednak oznaczać zrzeczenie się zarzutu przedawnienia.
Zmiana planu urlopów
Z uwagi na trudne lub czasami niemożliwe do zaplanowania zapotrzebowanie na pracę u danego pracodawcy bardzo ścisłe przestrzeganie planu urlopów może być niemożliwe.
Konieczne może okazać się korygowanie już sporządzonego planu urlopów.
Zmiana terminu urlopu może nastąpić m.in.:
- na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami,
- z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy,
- z powodu odwołania z urlopu dokonanego przez pracodawcę, gdy obecności pracownika w firmie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
WAŻNE!
Zmiany w planie urlopów powinny być podane do wiadomości wszystkich pracowników w ten sam sposób, w jaki poinformowano pracowników o ustaleniu planu urlopów.
Rozpoczęcie korzystania z urlopu w terminie określonym w planie urlopów
Wśród specjalistów prawa pracy istnieją rozbieżności co do tego, czy ustalenie planu urlopów zwalnia pracownika z obowiązku składania każdorazowo odrębnego wniosku urlopowego o udzielenie urlopu zgodnie z planem. Są w tej sprawie również rozbieżne orzeczenia Sądu Najwyższego.
Zgodnie z poglądem Sądu wyrażonym w uchwale z 6 marca 1980 r. (V PZP 7/79), „prawidłowo sporządzony plan urlopów stanowi wystarczającą podstawę do tego, aby pracownik w dniu uwzględnionym w planie urlopów nie stawił się do pracy. Oddzielne zawiadomienie pracownika o terminie urlopu wypoczynkowego nie jest w takim wypadku konieczne”.
Natomiast w wyroku z 5 września 1979 r. (I PRN 82/79) Sąd Najwyższy uznał, że: „istnienie u pracodawcy planu urlopów nie daje pracownikowi uprawnienia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym terminie. Konieczne jest jeszcze oświadczenie przez zakład wobec pracownika woli (wyrażenie zgody), by ten w konkretnym okresie (z reguły jest to okres przewidziany w planie) urlop wykorzystał”.
W praktyce w większości przypadków pracownik, który chce skorzystać z urlopu wypoczynkowego zgodnie z planem urlopów, jest zobowiązany złożyć wniosek urlopowy. Zwolennicy pierwszego z ww. poglądów twierdzą, że wnioski urlopowe składane u pracodawców, u których funkcjonuje plan urlopów, mają wyłącznie charakter porządkowy. Zwolennicy drugiego poglądu z kolei uważają, że urlop może zostać udzielony wyłącznie po złożeniu przez pracownika stosownego wniosku niezależnie od istnienia planu urlopów.
Nie można jednoznacznie rozstrzygnąć, który z prezentowanych poglądów jest prawidłowy. Pracodawca, decydując się na stosowanie jednego z możliwych rozwiązań, powinien tę kwestię rozstrzygnąć jednoznacznie, np. w regulaminie pracy, tj. powinien wyraźnie zaznaczyć, czy po ustaleniu planu urlopów pracownicy są zobowiązani składać odrębne wnioski urlopowe.
WAŻNE!
Pracodawca powinien ustalić w regulaminie pracy, czy pracownik musi dodatkowo składać wniosek urlopowy, jeżeli chce skorzystać z urlopu ustalonego w planie urlopów.
Podstawa prawna:
- art. 161–1673, art. 168 Kodeksu pracy.
Orzecznictwo:
- uchwała SN z 6 marca 1980 r. (V PZP 7/79, OSNC 1980/7–8/132),
- wyrok SN z 5 września 1979 r. (I PRN 82/79, niepubl.),
- wyrok SN z 19 maja 1997 r. (I PKN 172/97, OSNP 1998/8/22).